IFS Dokumentenmanagement dient der Archivierung von Excel-basierten ausgeführten Berichten von IFS Business Analytics (BA). Diese Seite erläutert das Konzept und die in IFS Dokumentenmanagement definierbaren Einstellungen für das Archivierungsverhalten.
Um IFS Dokumentenmanagement als Archiv bzw. Speicher für diese Berichte nutzen zu können muss in IFS Dokumentenmanagement vor dem Ausführen des Berichts in Info-Services ein neuer Dokumententitel erstellt werden, unter dem die archivierten Berichtsdateien aufbewahrt werden.
Bei der Terminierung eines solchen Berichts in Info-Services können Sie die Dokumentnummer des zuvor erstellten Dokuments angeben. Daraufhin wird bei jeder Ausführung des Berichts eine neue Revision des Dokuments erstellt und automatisch eine neue Excel-Datei eingecheckt. Der Status der neuen Revision wird dann als Freigegeben festgelegt.
Nachdem der Bericht ausgeführt und archiviert wurde, können Sie sich die verknüpfte Excel-Datei wie jede andere Dokumentendatei in IFS Dokumentenmanagement anzeigen lassen. Personen mit entsprechendem Zugriff auf das Dokument und auf IFS Dokumentenmanagement können den Zugriff auf das Dokument ändern, um es in der gesamten Organisation verfügbar zu machen.
Der Umgang mit zuvor freigegebene Dokumenten lässt sich steuern, indem vor der Ausführung des Berichts bestimmte Einstellungen definiert werden. Beispielsweise können Sie festlegen, ob alte Revisionen als veraltet gekennzeichnet werden oder nicht, wenn neue Revisionen erstellt und freigegeben werden, oder ob alte Revisionen gelöscht werden oder nicht. Es gibt auch eine Einstellung, die das Löschen alter Revisionen beendet, wenn es seit der letzten Ausführung Änderungen an den Berichtparametern gegeben hat. Die Änderung dieser Einstellungen erfolgt mithilfe des Assistenten Bericht – Archivierungseinstellungen, der bei Verwendung des Unterbefehls Einstellungen Berichtsarchiv ändern auf der Seite Dokumentrevision angezeigt wird. Genauere Anweisungen und Informationen zu den Einstellungen finden Sie unter Archivierungseinstellungen für Dokumentenberichte definieren.