トレーニング イベントに参加者を登録する
説明
このアクティビティは、従業員をトレーニング イベントの参加者として登録するために使用されます。トレーニング イベント/参加者で登録を行います。従業員が登録されている場合は、トレーニング イベント/参加者で参加を確認できます。
参加者は、トレーニング イベントのステータスが公開済または確認済の場合に限り登録できます。
このアクティビティには次のオプションが含まれます。
- 確認 - 参加者のステータスを「登録済」から「確認済」に変更します。このオプションは、トレーニング イベントが確認された後にのみ有効になります。
- 通知 - このトレーニング イベントについて参加者に通知済みをを示す場合に、このオプションを使用します。
- 参加 - 参加者のステータスを「確認済」から「参加済」に変更します。
- 取消 - 予約を取り消します (トレーニング イベントから参加者の予約を削除します)。
- 完了したイベントに参加者を登録 - トレーニング イベントが「完了」に設定されている場合でも、参加者を挿入して保存することができます。
- トレーニング料金の計算 - このオプションを使用すると、トレーニング イベント/一般タブの設定に従ってトレーニング料金を再計算します。このオプションが機能するには、トレーニング イベントと参加者のステータスが「確認済」である必要があります。
- 修了書の印刷 - トレーニング イベントの修了書を印刷する場合は、このオプションを使用します。
- コース確認 - トレーニング イベントの確認書を印刷する場合は、このオプションを使用します。
- コース招待 - このトレーニング イベントへの招待状を印刷する場合は、このオプションを使用します。
- コースの取消 - このトレーニング イベントが取り消されたことを通知するレターを印刷する場合は、このオプションを使用します。
- 参加者リスト - トレーニング イベントの参加者リストを印刷する場合は、このオプションを使用します。
[待機リスト] セクションではもう一つオプションが利用できます。「登録」オプションです。個人を待機リストから参加者に移動する際に使用します (つまり、参加者として登録します)。さらに、 「登録済」オプションを使用すると、待機リストから参加者リストに移動できます。
注釈:
- 印刷用の外観は、レポート テンプレート一覧またはレポート テンプレート ウィンドウで調整できます。利用できる標準テンプレートは 4 つあります。外部参加者は、外部参加者一覧/一般タブの顧客に関連付ける必要があります。外部参加者には顧客のドキュメント アドレスが使用されます。
- 参加者ステータスのすべての変更は、従業員トレーニング計画のステータスに影響を及ぼす可能性があります。例:トレーニング イベント/参加者で参加者ステータスを取消に変更すると、従業員トレーニング計画のステータスが「スケジュール済」から「計画済」に変わります。
- トレーニング イベントの登録時に空席がない場合は、メッセージ ボックスが表示されます。「OK」ボタンをクリックすると、参加者を待機リストに加えることができます。
- 待機リストの参加者として登録されている参加者がいる場合 (参加者ステータスが待機リスト)、トレーニング イベントに空席があっても、次に登録された参加者は待機リストに追加されます。この場合、空席は待機リストに登録されている参加者によって埋められます。
- 参加者のステータスが「参加済」でトレーニング イベントのステータスが「完了」の場合、システムは [従業員/社内参加者] の「研修履歴」を自動的に更新します (従業員能力開発モジュールの従業員戦略ファイル/研修履歴)。トレーニング イベントが複数のコースから構成されている場合、システムは 提供コース タブに基づいてすべてのデータの履歴を作成します (同じトレーニング イベントで同じコースが複数回使用されている部分コースや分割コースは例外)。
- 次のような場合、通知 E メールが送信されます。
- システムは、イベントへの登録が確認されたことを参加者と監督者に E メールで通知します。これにより、ステータスが確認済に設定されます。
- システムは、以前に待機リストに載っていた参加者がイベントに登録されたため確認が求められていることを通知する E メールを送信します。参加者のステータスを登録済に設定する必要があります。
- システムは、参加者にイベントの待機リストに登録されたことを通知する E メールを送信します。
- トレーニング イベントのステータスが完了の場合、参加者リストや待機リストに新しい参加者を登録することはできません。
- 従業員がトレーニング イベントを修了すると、IFS は自動的に従業員の研修履歴 (従業員ファイル) を追加します。これが実行されるよう、参加者のステータスを参加済にし、トレーニング イベントのステータスを完了にする必要があります。イベントが複数のコースで構成されている場合、イベントのすべてのデータの履歴は、トレーニング イベントの提供コースで確認できます。
前提条件
従業員および外部参加者が登録済みになっている必要があります。
システム効果
システム上の影響はありません。