調達組織内で戦略的に業務を遂行するには、購買管理とサービスを分類し、そのカテゴリ内の支出パターンを理解して、調達組織の戦略と目標を設定する必要があります。
このトピックは、調達カテゴリのアソートメントを使用した分類を説明するセクションと、支出分析のセクションに分かれています。
調達カテゴリアソートメントを使用すると、さまざまなディメンションを使用して、類似した特性を持つ製品とサービスを共通カテゴリにグループ化できるカテゴリの階層を作成できます。これらのカテゴリは、調達における戦略計画の基礎として使用されます。
調達カテゴリ アソートメントは、通常の品目のアソートメント構造に基づいていますが、調達管理固有のディメンションもいくつか追加されています。調達カテゴリ アソートメントとしてフラグが付けられたアソートメントでは、通常のアソートメントで使用できるすべての機能も使用できます。構造には任意の数の階層を設定でき、分類ディメンションを構造内の任意の階層に接続できます。
どの会社がアソートメントを使用するか、またカテゴリのアソートメントが会社の既定であるかどうかを定義する必要があります。既定のアソートメントは、会社で作成された購買オーダー明細のカテゴリを見つけるために使用され、購買管理におけるアドホッククエリに使用されます。ただし、支出分析機能では、会社に設定されている任意のアソートメント構造を使用できます。購買オーダー明細の分類では、以下に説明する会計管理コードのディメンションは考慮されないことに注意してください。
カテゴリとその役割に対して一人以上の責任者 (販売担当者) を設定できます。販売担当者の一人を、そのカテゴリの主要代表者としてマークすることができます。
販売担当者は、カテゴリをグローバル (全会社) で担当することも、会社ごとにローカルで担当することもできます。ローカルに定義された販売担当者は、グローバルに定義された販売担当者よりも優先順位が高くなります。
構造内のノード (カテゴリ) に販売担当者を追加すると、その販売担当者は構造内のすべてのノード (サブカテゴリ) にも継承されます。これは構造内のどの階層でも上書きできます。
調達した製品やサービスを分類するには、カテゴリのアソートメント構造に関連付けられたさまざまなディメンションを利用できます。調達する製品またはサービスの発生元に応じて、異なるディメンションが適用されます。システムは支出トランザクションを分類する際に、以下の詳細に従って、事前に定義されたディメンションの連番に基づいてカテゴリを見つけようとします。
購買オーダー明細では、次のディメンションを使用できます (優先順位順)。
購買オーダー請求明細には、次のディメンションを使用できます (優先順位順)。
サブ契約の場合、次のディメンションを使用できます (優先順位順)。
マニュアルで転記された請求書 (外部にロードされたものを含む) の場合、次のディメンションが使用されます。
経費については、次のディメンションを使用できます (優先順位順)。
カテゴリ内の過去の支出を分析できることは、カテゴリ内の調達パターンを理解し、それに基づいて今後の調達組織の戦略と目標を設定するための前提条件です。何を購入するのか、どの仕入先から購入するのか、誰が購入するのか、どのくらいの頻度で購入するのかなどを理解する必要があります。これは支出分析と呼ばれ、戦略計画処理の中心的な部分です。
支出分析の処理は四つの異なるステップに分けられます。詳細については以下を参照してください。
分析 ID を作成し、分類の基準として使用する調達カテゴリ アソートメント、分析を実行する通貨、データを取得する日付、および分析に含める発生元を指定します。経費については、支出分析に含める経費のタイプを定義することもできます。
特定の分析に含める会社を特定し、その会社が会計通貨または並行通貨として分析通貨を持っていない場合は、値を分析通貨に変換するときに使用する通貨レート タイプも指定する必要があります。
支出分析データを生成するジョブを実行すると、システムはアプリケーション内のさまざまな発生元から支出トランザクションを払出、調達カテゴリのアソートメントで設定されたディメンションに基づいて各トランザクションを分類します。
分析 ID のジョブを実行すると、分析設定に基づいてデータが蓄積されます。システムは、前回ジョブを実行したときから作成されたすべての支出トランザクションを取得し、分析に新しい行を追加します。請求書を参照する発生元については、請求書が 期間内 に最終的に転記済た支出トランザクションのみが考慮され、経費については承認された経費のみが考慮されます。
ジョブは一度直接開始することも、定期的に(毎週または毎月)実行するようにスケジュールすることもできます。ジョブをバックグラウンドで実行するには、ジョブを開始するユーザーが支出分析に含まれるすべての会社とサイトにアクセスできる必要があることに注意してください。
データが生成されたら、実際の分析を行う前にデータをクリーンアップして再分類することができます。実行できるアクティビティは次のとおりです。
データ量が膨大になるため、情報発生元と表形式モデルをベースとする専用のビジネス インテリジェンス ツールを使用して分析を行うことをお勧めします。IFS Business Reporter からアクセスできる支出分析と呼ばれる情報発生元のほか、Power BI の表形式モデルとサンプルレポートもあります。