転記予定を使用した仕入先請求書の転記の入力と転記予定を使用して、請求書の転記と、転記の承認を処理できます。プロセスは高度なオートメーションに設定できます。これには、請求書と関連する購買オーダの自動照合、転記明細の自動承認、および転記予定の最終転記が含まれます。必要に応じて、転記明細を手動で変更し、承認を行うこともできます。
プロセスは、会社が請求書を受け取ったときに始まります。請求書は適切な方法でシステムに入力されます。例えば、紙の請求書は外部アプリケーションによってスキャンされ、解釈され、システムに入力されます。請求書が作成されると、転記予定も作成されます。請求書をスキャンしたり、手動で入力する場合は、請求書のスキャン画像を含めることができます。この画像は、ワークフロー内およびアプリケーション内の他のウィンドウから表示できます。
転記予定には、購買オーダから取得した請求書の転記を含めることができます。転記予定が購買オーダと自動的に照合された後に調整が取れている場合は、予定内の転記を変更する必要はありません。差異がある場合は、指定された限度額に対して許容範囲のラインを自動的に作成するように会社を設定するか、請求書の調整ために手動で転記明細を入力することができます。転記予定が仕入先請求書と調整が取れている場合は、調整済ステータスが付加されます。
転記予定には、外注契約支払証明書と照合される請求書の転記も含めることができます。外注契約支払証明書の照合後、転記予定明細で明細ごとに検収明細を照合コマンド オプションを選択すると、転記が予定に手動で追加されます。差異がある場合は、予定の調整ために転記明細を手動で入力する必要があります。予定が調整済ステータスになると、仕入先請求書の最終転記を行えます。
転記の承認を [除外] または [必須] に設定できます。
会社に指定された承認者割り当てルールと手順ルールに従って、承認者は自動的に転記予定に接続されます。請求書の転記予定が存在する場合 (マニュアル入力または購買オーダに基づいて) 、優先順位、金額、仕入先、会計管理コードなどの転記予定の情報に基づいて、承認者割り当てルールが予定に適用されます。承認者割り当てルールに接続された承認手順ルールを使用すると、承認者がロール別で識別され、承認プロセスが容易になります。
承認は自動的に実行されるように設定できるため、承認を完了するために手動で設定する必要はありません。承認者を手動で接続し、請求書を手動で承認することもできます。IFS/購買リードタイムで承認が行われる場合、同じ承認者を請求書の転記明細の承認者として使用できます。請求書の承認者は、IFS/購買リードタイムで使用される承認者とは別に設定することもできます。承認者は、 [承認者] または [確認者] のロールを持つことができます。承認者は請求書を承認し、確認者は請求書を確認します。転記予定の承認が行われると、予定は最終転記できる状態になります。承認を除外するように設定した場合、転記予定の調整ができた時点で最終転記の準備が整います。転記予定は、最終転記されるまで変更できます。
転記予定の最終転記は、別のステップとして実行されます。仕入先請求書の支払承認は、最終転記の実行前でも、実行後でも行うことができます。
情報の入力を開始する前に、転記承認を使用する場合は、必要な基本データ (BDR) が「転記予定承認の BDR」の手順に従って設定されていることを確認してください。