仕入先との外注契約を管理する場合、契約の作成、入札依頼の提出、入札応答の受領、および契約の一般的な変更をレコードすることが重要です。この情報により、契約の全ライフサイクルを通して監視を行うことができるようになります。外注契約では、原価を管理し、作業の進行状況を記録し、入出金アプリケーションと現金入出金アクティビティを管理しながら契約ベースラインを修正できるようにする必要があります。
顧客は、潜在的な仕入先に入札の招待状を提出し、入札の制約内で入札または見積を追跡する必要があります。
外注契約管理機能には、次の主要な機能性が含まれます。
外注契約は通常、次のような段階を経由します。
契約を作成する際には、多くの情報が入力される可能性があります。必須の情報がある一方、多くがオプションになります。外注契約を作成するアクティビティでは、一般的な契約の作成についてのみ説明しています。契約に関するその他の詳細については、該当の各アクティビティで説明しています。
外注契約のライフサイクルは、計画ステータスで始まります。作成時、既定ではこれが外注契約のステータスになります。
必要な項目と数量を含む外注契約の準備が整ったら、外注契約のリビジョンを有効にする必要があります。リビジョンが有効ステータスに設定されると、外注契約をリリースできるようになります。外注契約のリリースで、契約の準備が完了し、潜在的な仕入先への入札依頼の提出を開始する準備ができたことを示します。
入札依頼を複数の仕入先に送信することができます。また、範囲が変更された場合は、同じ仕入先に複数のバージョン (リビジョン) を送信することもできます。入札依頼を提出すると、入札依頼の提出日が記録され、依頼書を仕入先または提出日に関連付けることができます。
優先仕入先との契約に達した場合、外注契約のステータスを落札に設定します。これ以降の入札依頼の送信はできなくなります。
外注契約が落札されると、契約範囲や契約条件の確認、修正、締結時の契約では適用されていなかった契約変更オーダー (変更オーダ) への対応などが行われるのが一般的です。これらの修正に対する新しい契約リビジョンを有効にする前に、関連する契約変更オーダーが承認され、有効になっている必要があります。契約の確認はオプションです。ビジネス プロセスに確認が含まれていない会社の場合は、この段階を省略して直接、有効の段階に進むことも可能です。
外注契約が落札されると (またはさらにレビュー中に進むと)、契約を有効にすることができます。外注契約の範囲と条件が仕入先と合意され、作業を進めることができることを示します。
契約に定められたとおりに作業が完了したら、外注契約を完了ステータスに設定する必要があります。
契約上のすべての金銭的なトランザクションが完了したら、外注契約をクローズのステータスに設定する必要があります。