返品承認は、受注オーダー番号の有無にかかわらず、以前に納入された品目を返品するという顧客の依頼を入力して承認するために使用される機能です。返品承認機能を使用すると、関連する借方請求書の有無にかかわらず、顧客の貸方に記載することもできます。顧客からの返品は、破損、出荷ミス、サンプルなどさまざまな理由で発生します。返品承認処理を使用すると、在庫受入と顧客貸方処理を制御しながら、顧客の期待に応えることができます。また、返品通知書を生成することもできます。返品通知書は、返品契約の確認書として顧客に送信され、倉庫担当者が顧客からの返品内容を把握するために使用できます。
返品承認は、品目の返品に関するすべてのイベントを追跡するためにも使用されます。返品された品目の当初の借方金額、またはその他の合意された金額のほかに、返品に関連する料金を貸方に記載することも可能です。これらの料金は、返品承認明細または任意のオーダー経費明細に接続できます。
資材が外部仕入先から直接納入された場合、RMA を使用して外部仕入先への直接返品を登録できます。両方のサイトが同じデータベースに登録されている場合、資材が以前に別のサイトから直接納入されたことがある場合、RMA を使用すると、別のサイトへの直接返品を容易にすることができます。
この説明では、返品承認は RMA という略語で表されます。承認者または認可者という用語は、この説明ではコーディネーターとも呼ばれます。したがって、コーディネーターは、割り当てられた顧客返品を承認または許可する役割を果たします。
RMA の処理は、すべての会社における顧客関係管理をサポートする処理です。IFS/受注オーダーに入力された RMA は、すべての顧客返品を追跡するのに役立ちます。
サービス レベルは、どの業界のどの会社でも重要な役割を果たしますが、RMA 処理では、現在のサービス レベルを分析し、さらに改善する方法を検討することができます。
返品承認を使用する前に、いくつかの基本情報を入力する必要があります。
顧客返品の認可者または承認者として行動することを許可されている人は、最初にコーディネーターとして入力されている必要があります。入力された顧客返品ごとにコーディネーターが割り当てられます。したがって、顧客の返品リクエストを承認、拒否、またはキャンセルするのはコーディネーターの責任となります。
コーディネーターの例
| コーディネータID | 名前 | 電話番号 | コーディネータグループ |
| DaCo | David Coulthard | 2647851 | 供給 |
| JeAl | Jean Alesi | 5478363 | 供給 |
| NiMa | Nigel Mansell | 5347512 | 製造業 |
コーディネーターに加えて、資材返品理由も入力する必要があります。返品理由は、独自に定義したコードの形式で入力できます。このコードは、後で任意の RMA エントリに接続できます。
返品商品の理由の例
| 返品理由 | 理由説明 | 検査情報 |
| 10 | 輸送中に破損した梱包 | 製品の損傷がないかどうかを確認します。ない場合は、再梱包、再発送します。 |
| 20 | サンプルの返品 | サンプルが再販可能かどうかを確認します。可能な場合は、再在庫します。 |
| 30 | 間違った品目の納入 | 品目番号を検証します。間違っている場合は、再梱包、再発送します。 |
返品受領時点で破損等の理由により返品品目を廃棄する必要がある場合には、事前に廃棄原因も把握しておく必要があります。
廃棄理由の例
| 廃棄原因 ID | 廃棄理由説明 |
| 10 | 輸送中の破損 |
| 15 | 外観上の欠陥 |
| 20 | 倉庫内での破損 |
顧客から以前に納入された品目の返品依頼を受けた場合、その依頼は RMA エントリの形式で登録する必要があります。RMA は、RMA ヘッダーと 1 つまたは複数の RMA 明細という 2 つの階層で構成されています。新しいエントリの最初のステップは、RMA ヘッダーを入力することです。ヘッダーに有効なデータが入力され保存されると、ステータスは計画済みになります。新しいエントリの 2 番目のステップは、明細を入力することです。RMA 明細が入力されると、その明細も計画済ステータスになります。この時点では、RMA ヘッダーのステータスは変化せず、引き続き計画済のままとなります。ステータスには常に RMA 明細の現在のステータスが表示されます。ステータスの可能な値は次のとおりです。計画済み、リリース済み、部分的に受入済み、入庫済数:、完了、取消、不合格。したがって、RMA 処理サイクルによりステータスが変更されます。
注釈:受注オーダー ページからセット商品の RMA を作成する場合
受注オーダーの顧客ヘッダーまたは明細から RMA を作成する場合、梱包明細に納品済みの数量がないか、あるいは梱包明細の納品済み数量に残数がない場合は、受注オーダー ページから RMA を作成することはできません。その場合は、手動で RMA を作成し、すでに納品済みの構成品目の明細を追加する必要があります。
手動 RMA へのオーダ接続は、RMA ヘッダから作成できます。
例:
構成品目 1 の RMA 明細は手動で作成する必要があります。
RMA 明細では、在庫品目、非在庫品目、梱包品目などの該当する部品と、顧客が返品を希望する品目の数量を指定できます。梱包品目の返品を処理するには、梱包品目自体を選択する方法と、構成品目を個別に RMA 明細として直接追加する方法のいずれかを使用します。梱包品目を選択した場合、すべての構成品目が納品済み数量／アセンブリのとおり返品されることが想定されます。一方、構成品目を個別に追加した場合、返品する数量を構成品目ごとに個別に指定する必要があります。この時点で、返品の理由、返品に関連する受注オーダー番号、および借方請求書を指定することもできます。梱包品目を返品する場合は、必ず受注オーダーを指定する必要があります。これにより、該当する受注オーダ明細の梱包品目構成を RMA の梱包品目構成に反映させることができます。借方請求書は必須情報ではありません。RMA 明細に借方請求書番号が指定されており、返却数量が手動で指定されていない場合は、返品予定数量 フィールドに設定される数量は、その請求書で取得された数量になります。ただし、この数量は必要に応じて手動で変更することが可能ですが、最大でも受注オーダ明細の合計数量までとします。また、オーダー番号と借方請求書を関連付けると、RMA の価格取得に次のような影響が出ることにも注意してください。
注釈:RMA 明細がオーダーに接続されていて、何らかの理由で借方請求書に変更を加えた場合、この価格調整は失われ、オーダーの元の価格が適用されます。その結果、貸方請求書には借方請求書と同じ金額が表示されません。
価格設定の場合と同様に、RMA の税コードの取得は、オーダーと借方請求書の接続に応じて異なり、次のようになります。
注釈:仮借方請求書または RMA 明細で価格が変更された場合、税金は価格の割合に応じて変更されます。また、借方請求書の税情報に変更が加えられ、RMA がオーダーに関連付けられている場合、RMA 明細を貸方に記載するとこれらの変更は失われることにも注意してください。
また、返品承認/貸方経費%タブで顧客の貸方に記載する料金を入力したり、返品承認/返品処理住所タブで貸方請求書を送信するために別の顧客を指定したりすることもできます。ここで指定する顧客は元の顧客と異なる必要があります。例えば、返品された品目が元々の請求書とは異なる請求先顧客に販売された場合などです。
請求書通貨および/または請求書通貨レート タイプが RMA ヘッダーに入力されている場合、同じ請求書通貨および/または請求書通貨レート タイプを持つ受注オーダーと借方請求書を RMA 明細と料金の貸方記載に指定できます。オーダーで請求書通貨が使用されているオーダー番号と借方請求書を関連付けると、価格と料金は常にオーダー通貨で表示され、価格と税の取得には上記と同じ効果があります。
RMAの入力時には、2 種類の用途でメモおよびドキュメントテキストを入力できます。メモは情報共有や社内向けの個人的なメモやコメントのために使用できますが、ドキュメントテキストは顧客への貸方請求書に記載する必要がある場合のみ入力します。
入力された RMA にコーディネーターとして関連付けられている場合は、計画済ステータスの返品依頼をリリース、却下、またはキャンセルする権限が与えられます。後者を選択した場合、RMA 処理は続行されず、クローズまたは最終とみなされます。
ただし、RMA をリリースすることを選択した場合は、顧客の品目の返品依頼を受け入れることを確認します。RMA をリリースすると、返品通知書を印刷し、返品を受入れ、貸方請求書も作成できます。すべての RMA 明細をリリースすることも、特定の明細のみをリリースすることも可能です。ただし、すべての明細ではなく特定の明細のみがリリースされた場合でも、RMA ヘッダーのステータスはリリース ステータスに変更されます。
RMA がリリースされると、必要に応じて返品通知書を印刷したり、顧客の貸方を承認したりすることができます。顧客に対して返金を承認した場合は、返品された品目の実際の受入時に返金用の貸方請求書を作成し、貸方を顧客に送付する必要があります。
顧客から返品された品目を受領する場合、返品された品目を廃棄するか、または在庫に戻す必要があります。
返品を在庫場所に受け入れる前に、返品された品目を分類して、廃棄か、再利用のために在庫に戻すかを決定する必要があります。たとえば、再利用のために在庫に戻すことができない破損した返品が発生した場合、代わりに返品を廃棄することを選択できます。
梱包品目を返品する場合、梱包全体ではなく、梱包を構成する各構成品目単位で返品処理が行われる点に注意してください。RMA がオーダーまたは借方請求書に接続されているかどうかに関係なく、構成品目の価格は常にオーダーから取得されます。オーダー接続なしで RMA で構成品目を返品する場合、価格はデフォルトでゼロになるため、該当する価格を手動で入力する必要があります。つまり、完全な梱包の価格が構成品目の合計価格よりも高いか低い場合、RMA 明細の合計価格は梱包価格と一致しません。
欠陥のない返品品目が在庫ロケーションに入庫されると、RMA 明細のステータスは、すべての品目が受入された場合は返品完了、一部のみが受入された場合は部分的に受信済に自動的に設定されます。返品対象の品目に複数の保管場所が存在する場合、現在の品目を特定の保管場所に返却するか、複数の異なる保管場所に分割して返却するかを選択できます。
非在庫品目を含む返品承認明細のすべての品目が受入られると、明細は自動的に返品完了ステータスになります。つまり、非在庫品目は取り扱う必要がないということです。
注釈:返品の受入は入庫処理を使用して在庫に処理されます。つまり、返品承認明細には、受入処理ページを使用する必要があります。
在庫数が引当に必要な数量に満たない場合は、不足が発生します。不足している品目が RMA を通じて在庫に戻されると、その品目が必要であることを示すメッセージが表示されます。ただし、このメッセージは、次の条件が満たされている場合にのみ表示されます。
上記の設定により、新たに入荷した品目を在庫に入れ、これらの品目が不足している複数のオーダー間で配分することも、または配分しないこともできます。不足が適切に管理されると、オーダーはそれぞれのオーダータイプに規定された通常のフローで続行されます。
返品された品目を在庫に戻すことができず廃棄する場合は、廃棄原因を明記する必要があります。廃棄原因を使用すると、品目が廃棄された理由を分析できます。たとえば、輸送中に品目が破損したために重大な損失が発生したと判断する場合があります。これにより、そのような問題を修正し、さらなる経済的損失を回避することができます。廃棄品目の場合、関連する RMA に基づいて顧客への貸方請求書を生成することもできます。
梱包品目の構成品目は、梱包品目の RMA 明細からアクセスできる RMA 梱包構成品目から廃棄できます。
顧客が品目を自ら廃棄することに合意した場合は、RMA 明細の廃棄コマンドを使用できます。それ以外の場合は、受入処理を使用する必要があります。つまり、顧客の返品は受入処理ページを使用して受入れられます。在庫品目の廃棄は、受入ページ（または在庫）で検査を使用して実施できます。
RMA プロセスのサイクルを完了するには、入力、承認、入庫または廃棄の各ステージを経る必要があります。返品されたすべての品目が在庫に入庫されたか、あるいは品目の廃棄処分が決定されると、RMA は自動的に完了ステータスになります。
最後に、返品分を顧客に貸方記載することができます。入力した RMA が貸方の承認を示している場合は、顧客に対して関連する貸方請求書を生成できます。返品の入庫前でも貸方請求書を作成して印刷できます。業務フローを決めるのは各会社次第です。
RMA は割引を処理しません。つまり、割引があった場合は正味価格が取得されます。このような場合、借方請求書の割引アカウントと均衡させるための貸方請求書の割引に対する相殺アカウントは作成されません。顧客に記載された貸方を追跡するために転記コントロールを設定している会社の場合、割引のある貸方請求書に対して借方請求書が作成されると、より多くの割引があったように見えます。生成された貸方請求書については、顧客に転送できるように印刷する必要があります。
資材が外部の仕入先から直接納入された場合、サイトの RMA コーディネーターは顧客に資材を直接仕入先に返却するよう依頼することがあります。その場合、返品資材を受入れる仕入先を指定する必要があります。各 RMA 明細は、RMA ヘッダーで仕入先に返品として指定された仕入先から直接納品された受注オーダ明細に関連付ける必要があります。
返品が発生した場合は、仕入先に直接返品を登録できます。これにより、納入の登録時に作成されたそれぞれの購買オーダーに返品受入も作成されます。この購買オーダー返品は貸方用の返品とみなされます。
ユーザーは、構成品目が供給コード直接購買オーダーに設定されている梱包品目について、返品承認（RMA）明細を作成できます。これらの構成品目は外部仕入先にのみ返品できます。このような場合、すべての構成品目の供給コードは直接購買オーダーである必要があります。ユーザーは、構成品目レベルで仕入先への直接返品を登録できます。
供給コードが直接購買オーダーの梱包品目については、受注オーダ明細にリンクした RMA 明細を作成することはできません。
資材が社内仕入先から直接納入された場合、需要サイトの RMA コーディネーターは、顧客に資材を社内仕入先 (つまり供給サイト) に直接返却するよう依頼することがあります。これは、IFS アプリケーションで 2 つの RMA を使用して実現されます。最初の RMA （元の RMA ）は需要サイトで作成する必要があります。需要サイトは、顧客が最初の納入のために連絡するサイトであり、外部顧客向けの請求書を作成するサイトです。したがって、コーディネーターは、外部顧客が資材を内部仕入先に直接返品するかどうかを需要サイトで決定する必要があります。資材を社内仕入先に直接返品する必要がある場合は、元の RMA で供給サイトを返品先サイトとして指定する必要があります。各 RMA 明細は、返品先サイトとして指定されたサイトから直接納入された受注オーダ明細に接続する必要があります。
需要サイトで RMA をリリースすると、受入 RMA とも呼ばれる 2 番目の RMA が供給サイトで自動的に作成されます。その後、資材は受入処理ページを介して供給サイトに送られます (元の RMA は返品資材を受入れることができないことに注意してください)。受入 RMA が返品された資材を受入れると、元の RMA も部分的入庫済、入庫済と返品完了のそれぞれのステータスを受信します。受入れた返品資材は、受入 RMA または受入ページを介して在庫に戻すか、廃棄することができます。返品された在庫数量と廃棄在庫数量は、需要サイトの受入 RMA 明細とそれぞれの元の RMA 明細で更新されます。これにより、納入の登録時に作成されたそれぞれの購買オーダーに返品受入も作成されます。この購買オーダー返品は貸方用の返品とみなされます。
ユーザーは、供給コードが内部直接購買と指定された構成品目を含む梱包品目について、返品承認（RMA）明細を作成できます。これらの構成品目は供給サイトに返品できます。このような場合、すべての構成品目の供給コードは内部直接購買である必要があります。入庫 RMA は、元の RMA と同じ梱包構成で作成されます。
供給コードが 内部直接購買 の会社間フローである梱包品目については、受注オーダ明細にリンクした RMA 明細を作成することはできません。
外部顧客向けの貸方/修正請求書は、元の RMA を使用して需要サイトで作成されます。2 つのサイトが異なる会社に属している場合、社内顧客に対する貸方／修正請求書は、受入 RMA を使用して供給サイトで作成されます。
請求/完了済の受注オーダーに関連付けられた梱包品目の RMA から修正請求書を作成する際、「一部のRMA明細が承認されていないか、参照請求書に接続されていません」という情報メッセージが表示されます。続行しますか?これは、関連付けられた借方請求書が梱包品目全体に対して作成され、個々の構成品目明細に対して作成されないためです。
当該サイトが資材の納入に関与していなくても、同じ会社内の別のサイトに資材を返品することは可能です。まず販売サイトで RMA を作成し、RMA ヘッダーで返品先サイトを指定する必要があります。返品サイトが RMA サイトと異なる場合は、すべての RMA 明細を受注オーダ明細に接続する必要があります。その RMA をリリースすると、受入 RMA とも呼ばれる 2 番目の RMA が返品サイトで自動的に作成されます。最初の RMA （元の RMA ）には受入 RMA の情報が含まれ、逆に受入 RMA にも元の RMA の情報が含まれます。元の RMA の RMA 明細には、それぞれの受入 RMA の RMA 明細番号が含まれます。その逆も同様です。ユーザーは、同一会社内の別のサイトに構成品目を返品する梱包品目について、返品承認（RMA）明細を作成できます。入庫 RMA は、元の RMA と同じ梱包構成で作成されます。
受入 RMA を介して資材が受入れられると、受入処理ページでは、元の RMA が受入 RMA と同じステータスになります。
IPD の会社間シナリオで納品された梱包品目を、別のサイトに返品することはサポートされていません。