受注オーダーを開始するには、主に 3 つの方法があります。
通常のオーダーでは、受注オーダーを手動で入力します。他の 2 つの方法では、オーダーまたはオーダー明細はシステムにより自動的に生成されます。特定のコンポーネントでは、複雑な計画と重複するコールオフを処理し、継続的に更新する必要があります。
この販売処理の説明では、最初の選択肢、つまり電話、ファックス、郵便、または同様の手段による定期的なオーダーに焦点を当てています。これを行うには、オプションで次の 3 つの方法があります:
顧客から販売見積依頼を受けた場合、販売見積を入力して顧客に送信できます。後で顧客が販売見積を承認した場合は、それを簡単に受注オーダーに変換できます。これは標準的なオーダー フローに従って行われます。顧客が販売見積を承認しない場合は、見積をクローズし、失注として記録できます。
まず、顧客 ID や納入希望日などの情報を含む販売見積ヘッダを入力します。次に見積明細に進み、要求された品目と数量を入力します。数量を入力せずに、代わりに価格区分、つまり数量ごとに異なる価格を使用することもできます。補足品目、競合他社、経費、税金、メモ、ドキュメント テキストに関する詳細情報も入力できます。ただし、この段階では、受注オーダーに最終的に必要となる可能性のあるすべての情報を指定する必要はなく、またそれを望まない場合もあります。たとえば、見込客に販売見積を入力する場合、顧客の基本情報のみを入力することもできます。この見込客は、販売見積またはその明細のいずれかが承認され、受注オーダーに変換された場合、後で既存顧客として入力されます。販売見積がリリースされると、見積を印刷して顧客に送信できます。
受注設定 (CTO) 環境で作業している場合、販売見積の入力は上記で説明したのとほぼ同じ方法で行われますが、この処理ではコンフィギュレーションと仮オーダーを作成して処理することもできます。
顧客が販売見積を承認した場合、コマンドによって簡単に受注オーダーに変換できます。オーダーを受注した理由と希望するオーダー タイプを入力する必要があります。見込客の場合は、追加の顧客情報を入力する必要があります。その後、販売見積はリリースされた受注オーダーに変換され、オーダー フローに従う準備が整います。顧客の与信限度額を超えたために顧客の貸方アカウントが停止されている場合、販売見積を受注オーダーに変換する際には特別な注意が必要です。
顧客が販売見積を承認しなかった場合は、コマンドを使用して簡単に見積をクローズできます。販売見積が承認されなかった理由を入力する必要があり、オプションでどの競合他社と契約されたかを入力できます。
受注オーダーを入力する際に、転記指定、補完品目、請求、税金、マイルストーン、ステージ請求に関する詳細情報を指定します。メモやドキュメント テキストも入力します。
CTO 環境で作業している場合、受注オーダーの入力は上記で説明したのとほぼ同じ方法で行われますが、この処理ではコンフィギュレーションと仮オーダーを作成して処理することもできます。
オーダーがリリースされると、IFS/製造管理と IFS/購買管理の両方で需要が作成されます。
必要に応じて、輸送積荷を作成し、プロフォーマ請求書を印刷できます。ステージ請求やマイルストーンを使用して継続的に処理することもできます。販売見積をオーダーに変換し、必要に応じて貸方ブロックを削除したら、オーダー確認を電子的に送信するか、郵送するかを選択できます。
優先オーダーの場合、品目を引当てる必要はありません。販売見積がオーダーに変換された時点ですでに引当が行われています。
優先オーダーでない場合は、オーダーされた品目の引当を行う必要があります。手動またはバッチで引当できます。バッチ方式を使用していて欠品が発生した場合、すべてのオーダー明細の引当が行われるわけではありません。代わりに、欠品ページに表示されます。同じページで、最適な納入時間を計算し、納入日が延長された場合や部分納入が行われた場合の結果のシミュレーションを行うことができ、運送業者に予約の提案を行うこともできます。
受注オーダーをファックス、メール、電話、または同様の手段で受け取った場合は、受注オーダーを直接入力し、リリースしてオーダー フローを続行できます。オーダー品目が在庫品目の場合、手動で、またはバッチで引当してから、次の処理ステップで払出を行って納入する必要があります。また、在庫品目、非在庫品目、セット商品を使用することもできます。これらは、通常、PC パッケージなどの 1 つの商品に複数の異なる在庫商品または非在庫商品を含めるために使用されます。
品目の取得方法に応じて、受注オーダーのリリースにより、購買要求、購買オーダー、製造オーダー購買要求、または DOP ヘッダが作成されます。
まず、受注オーダー ヘッダを入力します。これには、顧客データや希望納入日などの情報が含まれます。次に、受注オーダー明細に必要な品目と数量を入力します。必要に応じて、オーダー全体または各オーダー明細の納入情報を個別に追加 (または変更) します。この情報には、納入モードや顧客の既定住所以外の納入先住所が含まれる場合があります。また、希望日に品目を発送できるかどうか、また品目が時間通りに到着するように手動で引当する必要があるかどうかを判断することもできます。転記指定、添付品目、請求、税金、マイルストーン、ステージ請求に関する詳細情報を入力できます。メモやドキュメント テキストを入力することもできます。
受注設定 (CTO) 環境で作業している場合、受注オーダーの入力は上記で説明したのと同じ方法で行われますが、コンフィギュレーションと仮オーダーを作成して処理することもできます。
オーダーがリリースされると、IFS/Manufacturing および IFS/Purchasing の両方で需要が作成されます。顧客が与信限度額を超えた場合、またはその他の理由で与信停止された場合、受注オーダーはリリースされるとすぐに与信停止されます。
与信停止されていない受注オーダーをリリースする場合、オーダー確認を電子的に送信するか、郵送するかを選択できます。プロフォーマ請求書を発行することもできます。
必要に応じて、輸送積荷を作成し、プロフォーマ請求書を印刷できます。ステージ請求やマイルストーンを使用して継続的に処理することもできます。オーダー確認は顧客に電子的に送信するか、郵送するかを選択できます。
優先オーダーの場合、品目の優先順位を設定する必要はありません。受注オーダーがリリースされた時点で引当はすでに行われています。
優先オーダーでない場合は、オーダーされた品目の引当を行う必要があります。これは手動で行うことも、バッチ方式で行うこともできます。バッチ方式を使用していて欠品が発生した場合、すべてのオーダー明細の引当が行われるわけではありません。代わりに、欠品ページに表示されます。同じページで、最適な納入時間を計算し、納入日が延長された場合や部分納入が行われた場合の結果のシミュレーションを行うことができます。
最後に、運送業者に引当提案を発行できます。
ユーザーには 2 つのオプションがあります。IFS Sales Configurator (このプロセス) でコンフィギュレーションを行う受注オーダーまたは販売見積を作成するか、または上記のプロセス「受注オーダーを入力」から直接作成します。これは IFS Sales Configurator クライアント ツールのいわゆるバージョンをユーザー向けにメンテナンスし配布することによって行われます。
追加機能により、販売担当者などのエンドユーザーは、 IFS Cloudに接続することなく、オフライン モードで (たとえば、顧客サイトで顧客と一緒に) コンフィギュレーションが行われたオーダーと見積を作成できます。そうすることで、ユーザーは製品にあまり詳しくなくても、製品の複雑なコンフィギュレーション構造を構築できます。これにより、コンフィギュレーション構造の検証という面倒な作業が不要になるだけではありません。顧客とのコンフィギュレーション情報の交換にかかる時間が大幅に短縮されるとともに、コンフィギュレーション情報の精度も大幅に向上します。これにより、顧客と製造サイトの両方にメリットがもたらされます。
追加の利点として、システムに情報を再入力することなく、 IFS Cloud でコンフィギュレーションを自動的に作成するオプションがあります。その場合、受注オーダーまたは販売見積は XMLインタフェース経由で IFS Cloud バックオフィスおよび IFS/受注オーダーに転送され、そこでデータは通常の方法で処理されます。
バージョンを作成するプロセスは CTO の基本定義プロセスで説明していますが、バージョン自体は IFS Sales Configurator ワークショップ モジュールで生成されます。バージョンには、商品とその特性に加えて、バージョン作成時に IFS Cloud から取得された適用ルールと価格情報が含まれます。管理者は IFS Sales Configurator クライアントをスタンドアロン モードで実行できるように、画像、製品情報、およびその他の関連ドキュメントを組み込むこともできます。
受注オーダーを作成すると、IFS コネクティビティのメッセージ内ボックスから XML を使用して (IFS 接続経由で) IFS Incoming Customer Order に転送されます。ここで管理者は受注オーダーを直接作成するか、停止してから手動で確認してリリースできます。受注オーダー受信確認トレイから受注オーダーがリリースされ、システム チェックを通ると、受注オーダーは計画済ステータスになります (このしくみは、販売見積と受注オーダーの両方に適用されます)。オーダーや見積の間違いは通常はキャンセルして再送信する必要がありますが、実際に起きているエラーの種類によって異なる場合があります。残りのフローは標準の IFS CTO プロセスと変わりません。
受注オーダーまたは販売見積のいずれかが計画済ステータスを過ぎていない場合、IFS Sales Configurator クライアントで変更可能です。このステータスのままの受注オーダーまたは販売見積が変更され、IFS Cloud に送信された場合、メッセージは受信トレイに留まります。メッセージで受注オーダーを作成できるようにするには、IFS で最初の受注オーダーをキャンセルする必要があります。IFS Sales Configurator で受注オーダーを変更すると、実際に新しい受注オーダーを作成する前に最初の受注オーダーがキャンセルされます。そのため、この処理には ORDERS メッセージのみが使用されます。
顧客から販売見積依頼を受けた場合、販売見積を入力して顧客に送信できます。後で顧客が販売見積を承認した場合は、それを簡単に受注オーダーに変換できます。これは標準的なオーダー フローに従って行われます。顧客が販売見積を承認しない場合は、見積をクローズし、失注として記録できます。
オフラインの販売コンフィギュレーションおよび受注設定 (CTO) 環境で作業している場合、通常どおりコンフィギュレーションと仮オーダーを作成して処理することもできますが、IFS Sales Configurator から販売見積を受信することもできます。後者の場合、受信した販売見積をヘッダと明細レベルの両方で変更することができます。ただし、Sales Configurator への後方トレーサビリティがあるため、IFS Cloud で変更された内容には影響されないことに注意する必要があります。このような変更は発生元、つまり IFS Sales Configurator で行うことをお勧めします。ただし、この段階では、受注オーダーに最終的に必要となる可能性のあるすべての情報を指定する必要はなく、またそれを望まない場合もあります。たとえば、見込客 (Sales Configurator のダミー) で販売見積を受信する場合、顧客の基本情報のみを入力することもできます。この見込客は、販売見積またはその明細のいずれかが承認され、受注オーダーに変換された場合、後で既存顧客として入力されます。販売見積がリリースされると、見積を印刷して顧客に送信できます。
顧客が販売見積を承認した場合、コマンドによって簡単に受注オーダーに変換できます。オーダーを受注した理由と希望するオーダー タイプを入力する必要があります。見込客の場合は、追加の顧客情報を入力する必要があります。その後、販売見積はリリースされた受注オーダーに変換され、オーダー フローに従う準備が整います。顧客の与信限度額を超えたために顧客の貸方アカウントが停止されている場合、販売見積を受注オーダーに変換する際には特別な注意が必要です。
顧客が販売見積を拒否した場合は、コマンドを使用して簡単に見積をクローズできます。販売見積が承認されなかった理由を入力する必要があり、オプションでどの競合他社と契約されたかを入力できます。
オフラインの販売コンフィギュレーションおよび受注設定 (CTO) 環境で作業している場合、通常どおりコンフィギュレーションと仮オーダーを作成して処理することもできますが、IFS Sales Configurator から受注オーダーを受信することもできます。後者の場合、受信した受注オーダーをヘッダと明細レベルの両方で変更することができます。ただし、Sales Configurator への後方トレーサビリティがあるため、IFS Cloud で変更された内容には影響されないことに注意する必要があります。このような変更は発生元、つまり IFS Sales Configurator で行うことをお勧めします。受注オーダーが計画済ステータスにある間は、変更可能です。
オーダーがリリースされると、IFS/製造管理と IFS/購買管理の両方で需要が作成されます。
必要に応じて、輸送積荷を作成し、プロフォーマ請求書を印刷できます。ステージ請求やマイルストーンを使用して継続的に処理することもできます。販売見積をオーダーに変換し、必要に応じて貸方ブロックを削除したら、オーダー確認を電子的に送信するか、郵送するかを選択できます。
優先オーダーの場合、品目を引当てる必要はありません。販売見積がオーダーに変換された時点ですでに引当が行われています。
優先オーダーでない場合は、オーダーされた品目の引当を行う必要があります。手動またはバッチで引当できます。バッチ方式を使用していて欠品が発生した場合、すべてのオーダー明細の引当が行われるわけではありません。代わりに、欠品ページに表示されます。同じページで、最適な納入時間を計算し、納入日が延長された場合や部分納入が行われた場合の結果のシミュレーションを行うことができ、運送業者に予約の提案を行うこともできます。