CRM プロセスの目的は、ビジネス案件やリード育成のさまざまな段階を通じて販売担当者を導くことです。ステージ中に次に実行するアクションをユーザーに伝えます。アカウントカテゴリ、国、マーケットなどのさまざまなパラメータを使用して、適切なプロセスを販売機会に割り当てることができます。プロセス数は、 CRM プロセスページで定義します。
プロセスは、販売機会またはリードが従うべきすべてのステージを含むプロセステンプレートから作成されます。テンプレートでは、各ステージの確率の既定値を定義することもできます。ステージが変更されるとそれに応じて確率が設定されますが、ユーザーは手動で更新できます。確率はプロセスから強制される可能性があり、つまり、ユーザーが手動で変更することはできません。各ステージでは、そのステージ中にユーザーが何をすべきかを伝える指示を入力することもできます。
プロセスがテンプレートから作成されると、テンプレートからステージが継承され、各ステージに対してアクションを作成します。プロセスをコピーすることも可能です。次に、すべてのステージとアクションが新しいプロセスにコピーされます。
プロセスの各ステージには、いくつかのアクションが含まれている必要があります。各アクションで、ユーザーが実行すべき操作を定義できます。たとえば、販売機会/リードの特定のフィールドにデータを入力したり、ビジネスアクティビティを作成したりします。
アクションが必須かどうか、またはユーザーがアクションを実行せずに販売機会やリードを次のステージに進めることができるかどうかを決定できます。これは、検証タイプで制御されます。検証タイプ の設定可能な値は「なし」、「通知」、「停止」です。検証タイプ が「なし」の場合、アクションが実行されなくても、販売機会/リードは次のステージに進むことができます。
検証タイプ が「通知」の場合、アクションが完了していなくても販売機会/リードは次のステージに進むことができますが、ユーザーにはアクションが完了していないことが通知されます。注釈:ユーザーがステージを完了に設定しようとした際に、検証タイプ が通知である未完了のアクションが存在する場合、警告メッセージ「 1 件以上のアクションが完了していません。それでもステージを完了に設定しますか？」が表示されます。はい/いいえ
検証タイプが停止の場合、未完了の必須アクションがあっても案件または見込み顧客は次のステージに進むことができますが、ユーザーがステージを完了に設定しようとすると、未完了の必須アクションが存在する場合、「 1 件以上のアクションを完了に設定する必要があります」というエラーが表示されます。ただし、ユーザーは次のステージでアクションを実行したり、必須のアクションがないステージを完了したりすることもできます。この仕様の理由は、柔軟性を高めるためです。このプロセスは販売担当者をガイドし、担当すべきことをすべて確実に実行できるようにする必要がありますが、必ずしも正確な順序で実行する必要はありません。場合によっては、初期ステージで完了できないアクションが 一つある可能性があります (たとえば、会議が延期されるなど)。その場合、販売機会が次のステージに進まなくても、次のステージを開始することを妨げるものではありません。
ビジネスアクティビティをアクションから作成する必要がある場合は、 ビジネスアクティビティ検証タイプでアクションをいつ完了に設定するかを決定します。ビジネスアクティビティ検証タイプ が「なし」の場合、ユーザーはアクションを手動で完了に設定する必要があります。ビジネスアクティビティ検証タイプ が「作成」の場合、アクティビティを作成すると、アクションは自動的に完了に設定されます。ビジネスアクティビティ検証タイプ が「完了」の場合、アクティビティを完了すると、アクションは自動的に完了に設定されます。
ユーザーがアクションの一環としてビジネス案件/リード上のいずれかのフィールドを更新する必要がある場合は、最初に論理単位 (LU) を選択し、次にフィールドを選択して、データエントリのフィールドを指定できます。ユーザーは、販売機会/リードからダイアログを開き、選択したフィールドにデータを入力できるようになります。
別のユーザーがアクションを承認する必要があることを定義できます。承認を行うには、ドキュメント基本データで担当者グループを設定しておく必要があります。APPROVAL_ROUTE_COMPLETE イベントと APPROVAL_ROUTE_REJECTED イベントは、アクションの承認に使用されます。たとえば、アクションを承認する必要があるユーザーに電子メールを送信するためのイベント アクションを作成できます。
複数の異なる販売機会プロセスを用意することができ、販売機会の作成時にどのプロセスを使用するかを制御することができます。次のパラメータは、使用するプロセスを制御できます:販売担当者、アカウント、アカウント カテゴリ、国、マーケット、会社、取引タイプ。異なるポイントを与えることで、どのパラメータが最も重要であるかを定義できます。ポイントの合計は適切なプロセスを選択するために使用されます。プロセスの有効期限も考慮されます。
同様に、見込み顧客の作成時に取得されるデフォルトの認定プロセスを定義することができます。デフォルト認定プロセスの関連タスクパラメータは、販売担当者、既存アカウント、アカウント、国、ポテンシャル、ソース、マーケットです。また、パラメータの重要度に基づいて優先度のポイントを定義することもできます。
典型的な販売機会プロセスには、次のステージがあります:資格認定、提案、交渉、クローズ
資格認定ステージでは、販売担当者はこれが取引につながる可能性があるかどうかを確認する必要があります。このステージは二つの必須アクションで構成されます。最初のアクションは初回の電話連絡です。アクションの一環として、ユーザーは販売機会値を更新し、連絡先を追加し、その他のアカウント情報を入力する必要があります。次のアクションは、顧客訪問、つまりビジネスアクティビティをスケジュールすることです。アクティビティが作成されると、アクションは自動的に完了します。
提案ステージでは、販売担当者が見積を作成する必要があります。見積は、ManagerGroup のメンバーである販売マネージャーによって承認される必要があります。他の販売担当者と話し合うことも推奨されますが、必須のアクションではありません。
交渉ステージには、販売機会値と希望納入日を更新する必要がある価格協議アクションのみがあります。
最後のステージでは、販売機会が成立した場合に受注オーダーを作成する必要があります。
| ステージ | 確率 | アクション | 検証タイプ | ビジネスアクティビティ検証タイプ | 承認要求 | 承認グループ | データエントリ LU | データエントリ カラム |
| 評価 | 20% | 顧客に電話する | 停止 | ビジネス案件 | 販売機会値、主要担当者、マーケット、地域、地区 | |||
| 顧客訪問先 | 停止 | 作成 | ||||||
| 提案 | 50% | 販売代表者のディスカッション | なし | |||||
| 販売見積 | 停止 | X | マネージャーグループ | |||||
| 交渉 | 75% | 価格協議 | 通知 | ビジネス案件 | 販売機会値、希望納入日 | |||
| クローズ | 100% | 受注オーダ作成 | なし |