プロジェクト終了は、プロジェクト管理プロセスの最終段階です。プロジェクト計画の完了、プロジェクト成果物の顧客への引き渡し、そしてプロジェクトの完了とクローズが含まれます。
このフェーズは、すべての目標が達成され、顧客が最終製品に満足し、プロジェクトが正式に完了したと認識されたことを確認するために重要です。このプロセスの各品目は、プロジェクトの完了からクローズへの移行に貢献し、すべてのプロジェクトコンポーネントが考慮され、プロジェクトが秩序正しく終了することを保証します。プロジェクト終了時は、プロジェクトを振り返り、経験から学び、それをドキュメント、将来のプロジェクトにこれらの学習内容を適用する機会となります。このように、プロジェクト終了フェーズは、会社内のプロジェクト管理方法の継続的な改善に貢献します。
プロジェクト終了フェーズは、プロジェクト成果物に関連するすべてのアクティビティが完了したときに開始されます。通常、プロジェクト計画で計画されたアクティビティの大部分はこの時点で完了し、クローズします。ただし、成果物の顧客への引き渡しやプロジェクトクローズに関連する管理タスクに関連するアクティビティが残っている可能性があります。
プロジェクト成果物に関連するすべてのアクティビティが完了すると、内部レビューと受け入れテストが実施されることが多く、関係者が成果物の承認に関与する場合があります。承認されると、顧客に引き渡す準備が整います。
このプロセスには、転送について顧客と利害関係者に通知し、プロジェクトの納入タイムラインを監視することが含まれます。成果物が顧客に承認された場合、プロジェクト完了に向けた最終ステップを開始できます。ただし、成果物が承認されない場合は、プロジェクト要求を満たすために追加の作業を計画する必要がある場合があります。
プロジェクト完了とは、契約の締結や最終請求管理の発行などの管理タスクを含むすべてのプロジェクト作業が完了し、これ以上行う作業がないことを意味します。プロジェクトのステータスを完了に更新するには、プロジェクト計画内のすべてのアクティビティをクローズとして設定する必要があります。まだクローズしていないアクティビティは自動的にクローズします。プロジェクトは現在、会計的に完了する準備ができています。
この最後の品目では、プロジェクトが会計的にもクローズしていることを確認し、プロジェクトを正式にクローズとしてマークします。プロジェクトの会計面は通常、プロジェクト会計士によって完了されます。対応する会計プロジェクトが完了すると、プロジェクトのステータスは自動的にクローズに更新されます。プロジェクトがクローズステータスになったら、それ以上のステータスの変更は行えなくなり、スケジューリングされた履歴ログもオフにする必要があります。
クローズ後は、体験を正式なものにすることが重要です。これには、プロジェクトがどの程度うまく実行され、プロジェクトの目的、範囲、スケジュールの順守、原価管理、品質保証、アクティビティ分析、リスク分析、利害関係者の満足度、学んだ教訓を達成するために管理されたかなど、重要な側面を振り返ることが含まれます。この情報は、将来のプロジェクトの参考として、すべてのプロジェクトメンバーと共有する必要があります。