購買オーダーには複数のサイクルを設定できます。システムは、リビジョン番号を使用して、購買オーダーに加えられた変更を追跡します。リビジョン処理により、最後のリビジョン以降に行われた変更を通知 (印刷、Eメール、または [EDI/MHS] 経由で送信) できるようになり、購買オーダーのどのリビジョンが処理されたかを確認できるようになります。
購買オーダーの新リビジョンは 2 つの方法で生成できます。リリース済および通知済購買オーダーに特定の変更を直接登録する場合、新リビジョンが自動的に生成されます。購買オーダー変更オーダーによって変更が登録された場合も、購買オーダの新リビジョンが生成されます。変更オーダーが処理されると、常に購買オーダーの新リビジョンが作成されます。変更オーダーを作成する前に、購買オーダーをリリースする必要があります。
リビジョン処理は、品目オーダ明細と品目なしオーダ明細の両方に適用されます。リビジョン番号は、購買オーダー/購買オーダ詳細タブに表示されます。
リビジョンを正当化し、通知済およびリリース済購買オーダーに対して実行される変更により、新しい購買オーダー リビジョン番号が生成されます。[確認済] ステータスの購買オーダー明細は、明細の変更を保存するとリリース済ステータスにロールバックされます。すべての明細が確認前のステータスにある場合、購買オーダ ヘッダもリリース済みのステータスにロールバックされます。このサイクルは、購買オーダ明細が [受入] ステータスでない限り、必要な回数だけ繰り返すことができます。
新リビジョンが作成されると、購買オーダー ヘッダの [保留変更] ボックスがチェックされ、変更された行にリビジョン ステータスが設定されます。
リリースされたオーダーの購買オーダ明細は削除できません。ただし、購買オーダ明細をキャンセルすることは可能です。
価格、割引、追加原価、支払条件、数量、納入日、内部宛先データ、技術コーディネーターなどの前提条件が変更と組み合わせて満たされた場合、新リビジョンが生成されます。
新しい購買オーダーのリビジョンを作成せずに、変更を加えた購買オーダーを確認することができます。購買オーダが以前に通知された場合でも、新リビジョンは生成されません。差異のある購買オーダーの確認ダイアログ ボックスで、購買情報を更新できます。また、[OK] ボタンをクリックするだけで、ダイアログ ボックスで変更を行わないことも選択できます。
リリースされた購買オーダーの変更を管理する別の方法は、購買オーダー変更オーダーを通じて変更を処理ことです。変更オーダーは通常、購買オーダーに加えられた購買および変更を仕入先に通知する前に承認する必要がある場合に使用されます。また、各購買オーダーのリビジョン間で何が変更されるかをより適切に制御したい場合にも使用されます。変更オーダーは、異なるリビジョン間で行われた変更を完全に可視化し、実際の購買オーダーに適用する前に変更の承認を呼び出すことができます。
変更オーダーを通じて変更を処理すると、システムは常に購買オーダーの新リビジョンを作成します。
購買オーダー変更オーダーの使用は通常はオプションですが、特定のサイトまたは仕入先に対しては必須にすることができます。次に、リリースされた購買オーダーの値に直接的または間接的に影響を与えるすべての変更は、変更オーダーを通じて処理する必要があります。
新リビジョンが作成されると、変更された明細にリビジョン ステータスが設定されます。リビジョン ステータスには、注文明細が新規か、キャンセルされたか、変更されていないか、または前回の改訂以降に改訂されたかが表示されます。
印刷オプションは 4 つあります。
購買オーダーを入力すると、それを印刷して郵送または FAX で仕入先に送信できます。仕入先は印刷された購買オーダーを受け取り、変更の有無にかかわらず購買オーダーを確認します。
購買オーダーは、リリース済ステータスのときに印刷できます。レポートを印刷すると、購買オーダー ヘッダの共有バッジが表示されます。注釈:[取消済] のステータスの購買オーダー明細は印刷されません。
このレポートは、最終リビジョンが印刷されてから購買オーダーが変更された場合に使用できます。ただし、購買オーダー変更レポートを印刷する必要はなく、購買オーダー全体を印刷することもできます。購買オーダー ヘッダ情報を除き、最終リビジョン以降の変更のみが印刷されます。各明細にリビジョン ステータスが表示されます。注釈:この印刷には、取消済のステータスの購買オーダー明細が印刷されます。印刷は郵送で仕入先に送ることができます。変更レポートが印刷されると、購買オーダー ヘッダの [保留変更] バッジはクリアされます。
これらのレポートは社内使用のみを目的としています。これらのレポートを印刷しても、購買オーダー ヘッダの共有および [保留変更] バッジは変更されません。その他の点では、これらのレポートは対応する通常の購買オーダー レポートと同一です。
購買オーダーは仕入先にEメールで送信できます。購買オーダーは、リリース済ステータスになるとEメールで送信できます。[オーダをeメールで送信] コマンドを選択すると、ダイアログが表示され、必要に応じてデフォルトのメール アドレスを変更できるようになります。購買オーダーがEメールで送信されると、共有バッジが表示されます。
このレポートは、最終リビジョンが通知されてから購買オーダーが変更された場合に使用できます。ただし、購買オーダーの変更をEメールで送信する必要はなく、購買オーダー全体をEメールで送信することもできます。変更レポートがEメールで送信されると、購買オーダー ヘッダの [保留変更] バッジは消えます。
購買オーダーは、 EDI または MHS によって仕入先に電子的に送信できます。メディアコードは、仕入先/メッセージ設定で定義されます。購買オーダーはリリース済のステータスになると送信できます。購買オーダーが送信されると、共有バッジが表示されます。
このレポートは、最終リビジョンが送信されてから購買オーダーが変更された場合に使用できます。ただし、購買オーダ変更要求を送信する必要はなく、購買オーダー全体を送信することもできます。EDI または MHS を使用して仕入先に送信できます。変更要求が送信されると、購買オーダー ヘッダの [保留変更] バッジは消えます。