小口現金支払プロセスは、小口現金タイプの金融機関に接続された口座に影響するトランザクションを管理するために使用されます。この特別なタイプの口座で許可される唯一のトランザクション タイプは、仕入先/顧客入出金と直接口座支払のみです。これら 3 種類のトランザクションが小口現金金融機関を介して実行される場合、小口現金プロセスが有効になります。他の口座を使用する場合は、混合入出金処理方法が有効になります。
小口現金の手続きは小口現金ページで行います。小口現金は口座固有であり、前の小口現金が承認された日付より後の日付から始まる期間に適用されます。小口現金には、口座、金融機関、通貨情報、残高情報の詳細が含まれます。新しいトランザクションが入力されると、口座の開始残高と期末残高の区別を識別できます。小口現金による入出金を入力する順番は、各小口現金が承認されないと次の小口現金が入力できないように設定されています。小口現金の順序は、小口現金レポート番号によって示されます。トランザクションが承認されると、小口現金に入力できなくなります。小口現金が承認されると、入出金と伝票が作成されます。
小口現金プロセスを使用すると、特定の期間内に小口現金口座を使用して実行されたすべてのトランザクションが、入力日順に入力されます。これらのトランザクションは、先ずは受領書として個別に印刷されます。次に、すべてのトランザクションの詳細が小口現金レポートとして、まとめて印刷されます。つまり、 1 つの小口現金は 1 つの小口現金入金/小口現金出金の書類に該当します。このプロセスによりトランザクションが実行され、システムに入力されると、その直後に受領書として印刷できるようになります。後に関連アカウントに転記することも可能です。トランザクションは印刷後に取消が可能ですが、印刷されたトランザクションは削除できません。トランザクションは順番に入力され、取り消された受領書も含まれます。取り消されたトランザクションも、受領書が既に作成されているため小口現金レポートに含まれますが、取り消されたことを示すために取り消し線が引かれます。取り消されたトランザクションの金額はレポートに反映されません。この機能により、小口現金の口座を通じて実行されたトランザクションに関する、詳細な情報を保守できます。
受領書を印刷する前に、トランザクション金額を既存の請求書と照合することができます。完全一致しない、または全く一致しないトランザクションは、保留中の請求書、相手先不明入出金、または別の項目として保存できます。請求書の照合が可能なため、小口現金ページを使用して、 1 回の入出金で複数の支払トランザクションを入力することができます。入出金が請求書と照合されると、入出金と照合された請求書に固有 ID およびユーザ日付が割り当てられます。この照合 ID は、関連するクエリとレポートの請求書および入出金の両方に表示されるため、どの入出金がどの請求書に接続されているかを簡単に識別できます。