通常、納入された品目に対して請求を行うのは仕入先ですが、自動請求の場合は顧客が自身で請求します。これは実用的であり、顧客が特定の仕入先に何を注文したか、どのような価格で合意したか、実際に何が納入されたかを適切に管理できると仮定すると、いくつかの利点があります。納入の支払いを受け取るために仕入先から請求書を送る必要はありません。
仕入先と顧客の両方が、管理コストの削減、書類作業の削減 (特に EDI) などのメリットを享受できます。顧客は、仕入先請求書を受け取って処理する必要がなくなるというメリットを得ることができます。請求価格や数量について意見の相違があった場合、顧客ではなく仕入先が話し合いを持ちます。仕入先は、顧客請求書を送信し、顧客が発見したエラーを修正するために必要な時間を短縮し、支払の遅延を最小限に抑えることができるというメリットが得られます。
IFS Cloud での受注オーダーの顧客買掛/自動仕入先請求書により、仕入先は顧客から顧客買掛/自動仕入先請求書を受け取って処理できるようになります。
仕入先の自動請求プロセスは、請求対象となる明細を含む顧客自動請求書の作成を中心に行われます。請求対象となる明細は、顧客から提供された情報に基づいて、仕入先 (あなた) によって顧客の自動請求書に照合または追加されます。顧客自動請求書には、実際の顧客請求書の作成時に使用される請求価格と数量に関する情報が含まれています。次に、顧客自動請求書に基づいて顧客請求書を作成します。これらの顧客請求書は、自動請求から作成されていない顧客請求書と同じ方法で管理されます (転記され、支払いが求められます)。
照会は、顧客から受信した受信自動請求書メッセージ情報に対して実行されます。これには、システムで納入された受注オーダ明細と、受信自動請求書の請求情報を集計することが含まれます。照合は自動と手動の 2 つの方法で実行できます。受信自動請求書のヘッダから自動照合プロセスを手動で開始できます。
適切な照合オプションと照合タイプを選択して、 (手動で開始する場合でも) 顧客を自動照合に設定する必要があります。照合オプションで、納入書番号、顧客の購買オーダ番号、または参照 ID に基づいて照合を実行するかどうかが決まります。照合タイプにより、受信自動請求書が受領されると何が行われるかが決定されます。さまざまなレベルの自動化を設定して、受信自動請求書を受領時に照合し、顧客請求書を作成して転記することができます。
受注オーダーのオーダー タイプでの請求書の自動作成および印刷の設定は、自動請求の受注オーダー明細には適用されないことに注意してください。自動請求書に対して前述のプロセスが自動的に実行されるかどうかは、照合タイプによってのみ決まります。
照合が成功した場合、照合された明細を含む顧客自動請求書が作成されます。詳細の照合タイプは、照合の実行方法に応じて、[自動照合] または [マニュアル照合] に設定されます。前述したように、顧客自動請求書は顧客請求書を作成するための基礎となります。
納入に対して受信自動請求書明細を照合して顧客自動請求書を作成する代わりに、最初に顧客自動請求書ヘッダーを作成し、それに納入を直接追加することも可能です。これは、電話やメールなどを通じて顧客から受け取った情報に基づいて、請求対象となる納入が選択される場合です。顧客から受け取った追加情報に基づいて、既存の顧客自動請求書に納入を追加できます (これは顧客が、受信自動請求書で自動請求詳細を送信し忘れた場合に役立ちます)。
顧客自動請求プロセスでは、顧客が自動請求した価格と予想価格の間に差異が生じる場合があります。顧客が自動請求した数量と請求される予定数量との間に差異が生じる場合もあります。自動請求の差異の理由は、差異を調査するときに役立ちます。差異のある自動請求明細ごとに、差異が発生した理由と、差異により実行されたアクションを手動で入力できます。事前に定義された差異の理由を使用すると、差異をグループ化して分類することが可能になります。
受信自動請求明細で受け取った追加コストは、受注オーダー明細または販売経費明細と照合できません。顧客が自動請求する追加コストは手動で管理する必要があります。これは、追加コストを含めるように自動請求の単価を上げることによって実行できます。もう 1 つの代替方法は、受信自動請求明細と照合する販売経費を受注オーダーに追加することです。この経費が照合する受注オーダ明細に関連付けられている場合は、顧客自動請求書用に作成された顧客請求書に含まれます。
タイムゾーンの改善により、すべての日付/時刻属性にバッジが付加され、稼働タイムゾーンで表示されます。このバッジは、アカウント設定で常にタイムゾーン バッジを表示を有効にした場合にのみ表示されます。