更新一般元帳プロセスには、保留テーブルから一般元帳へのバウチャーを更新するためのルーチンが含まれています。IFS Cloudのさまざまなモジュールで作成されたすべてのバウチャーは、一般元帳に更新される前に、IFS/会計ルールの保留テーブルに収集されます。
GLバウチャーの更新が開始されると、選択基準のデフォルト値(例:会計期間)が表示されます。選択基準は、適切であればユーザーによって変更可能です。ユーザーは、保留テーブルから個々のバウチャーをいくつか選択することもできます。このプロセスは、スケジュール設定することもできます。
GLバウチャーの更新が実行された後、すべてのバウチャーが更新ルーチンによって実施されたチェックに合格したことを確認する必要があります。更新ルーチンによって行われたチェックに合格しないバウチャーは、エラーとしてマークされ、保留テーブルに戻されます。チェックに合格したすべてのバウチャーについて、要約された更新ジャーナルまたは詳細な更新ジャーナルを印刷することも可能です。更新ジャーナルは、IFS/レポートアーカイブを介して再印刷することができます。
GLバウチャーの更新を開始する前に、次の基本データ要件を確認してください。
更新プロセスでは、いくつかの異なるチェックが行われます。次のチェックは、バウチャー全体に対して実施され、エラーテキストはバウチャーヘッダーに配置されます。
以下に示すチェックは、バウチャー行に対して実施されるものであり、エラーテキストはバウチャー行に配置されます。
更新中、各バウチャー行は1つ以上の自動処理段階を経ることができます。各バウチャー行には、完了した段階がマークされます。この情報は、詳細な更新ジャーナルおよび次の方法で確認できます。一覧 - 伝票明細 - GLまたは検索 - 伝票詳細 - GL。以下の自動処理段階が更新ルーチンで行われます。
の伝票サマリパラメータ同じコード文字列を持つバウチャー内のバウチャー行を合計するかどうかを指定するために使用されます。コード文字列、通貨コード、為替レート、パートナーID、参照シリーズ、参照番号、取引ID、および修正はすべて同じでなければなりません。そのようなアクティビティから生成されるバウチャー行は、「要約済み」フィールドに「はい」とマークされます。検索 - 伝票詳細 - GL。
自動仕訳は、入力された処理ルールに基づいて実施されます。 GL自動転記ルール。作成された取引は、どのように作成されたかを示す取引コードを持つバウチャーに追加されます。作成された各取引には、取引を作成するために使用された処理ルール、取引が発生した行の番号、および処理ルールのシーケンス番号もマークされます。バウチャーに不均衡があり、このバランスが「受け入れ差異」フィールドに記載された最大金額を超えている場合、更新パラメータ伝票はエラーステータスで保留テーブルに戻されます。差異が最大金額未満の場合、その差異は、投稿タイプGP1の「差異口座」に指定された差異口座に仕訳されます。投稿管理。
プロジェクトは、IFS/一般元帳およびIFS/プロジェクト管理で指定できます。プロジェクト会計などのオプションを使用するには、プロジェクト会計のためのコード部分機能を定義する必要があります。コード文字列を定義する。バウチャーに、コストと投稿が資本化されるプロジェクト(資本化費用または資本化収益/費用タイプのプロジェクト)に対するコスト投稿または収益投稿が含まれている場合、再投稿が指定された資本化口座に行われます。投稿管理。取引は元のバウチャーに追加され、どのように作成されたかを示す取引コードでマークされます。「プロジェクト会計」フィールドで検索 - 伝票詳細 - GLはいとマークされています。
コード部分を使用して通貨コードを保存することができます。これは、通貨が一般元帳の残高レベルで保存され、会計通貨での残高と必要な通貨での対応する価値を取得できることを意味します。通貨会計などのオプションを使用するには、通貨残高会計のためのコード部分機能を定義する必要があります。コード文字列を定義する。コード部分に会社が使用している通貨を入力します。コード部分の値。通貨残高会計に使用する口座も指定し、次の設定を有効にします。通貨残高オプションアカウント。
口座が外国為替会計に使用されている場合、更新は取引の外国額を残高テーブルの外国額に集約します。取引の通貨コードは、その後、残高テーブルおよび一般元帳の取引において外国為替会計に使用されるためにコード部分に配置されます。残高テーブルの通貨を更新する取引は、「通貨会計」フィールドに「はい」とマークされます。検索 - 伝票詳細 - GL。
IFS/固定資産がインストールされている場合、1つのコード部分が固定資産の識別を保存するために使用されます。固定資産の取得時には、IFS/固定資産にリンクされた取得口座への仕訳とともに、手動バウチャーまたは仕入れ請求書が入力されます。オブジェクトの識別は、オブジェクトのコード部分で指定する必要があります。バウチャーは保留テーブルに配置されます。更新ルーチンは、その後、一般元帳とIFS/固定資産のオブジェクトの取得価値を更新します。
内部消去構造が指定され、会社で使用されている場合、更新ルーチンは対応する取引に消去コードをマークします。会計のフォローアップを行う際、消去コードは構造の特定のレベルで取引を選択するオプションを提供します。取引は、異なるコストセンター間の取引などの内部取引であり、構造は会社の組織を反映することができます。内部消去構造は、次の方法で構築されます。内部相殺構成。あ内部消去のためのコード部分機能を次のように定義する必要があります。コード文字列を定義する。
更新ルーチンは、自己部分のコード部分および対向部分のコード部分の値から開始されます。その後、更新ルーチンは構造内の共通ノードを探します。消去コードの値が最も高い共通ノードは、階層の最も下に位置するノードです。消去コードのコード部分は、この構造ノードに入力された値で更新されます。二つのケースがあります:
更新ルーチンは、期間配分情報を含むバウチャー行のために期間配分バウチャーを作成します。手動バウチャーに対して期間配分情報が入力されます。バウチャーページ。各期間に対して1つのバウチャーが作成されます。バウチャータイプは、バウチャーグループX「期間配分バウチャー」に属するものです。対向仕訳は、次に指定された口座のために作成されます。投稿管理転記タイプGP2 未払費用/収益。
各バウチャー行には取引コードが割り当てられます。いくつかの取引コードは、バウチャー行が作成される機能で割り当てられます。他の取引コードは、更新ルーチンによって割り当てられます。取引コードは、取引がどのように発生したかを示し、クエリウィンドウやレポートで確認できます。取引は、以下のいずれかのコードでマークできます:
バウチャーが更新ルーチンでのチェックに合格しない場合、発生したエラーの種類を明確に説明するエラーテキストでマークされます。エラーは、バウチャーヘッダーまたはバウチャー行のいずれかに発生します。ユーザーはエラーテキストをバウチャーページまたはIFS/会計ルールの分析ページで。