サプライチェーン向け書類データは、主に基本的な書類データで構成されます。書類をグループ化し、特定のフレーズを書類に関連付けるために使用されます。書類に関連づけられたフレーズは、書類に印刷されます。特定の書類の複数のフレーズに有効期間を指定できます。これにより、指定した期間中に特定のフレーズを印刷することができます。この機能はドキュメントテキスト管理ページでのみ使用し、システム管理者などの権限を持つ担当者によって実行される必要があります。
サプライチェーン向け書類データを使用すると、次が可能になります。
重要な要素は出力タイプ、フレーズ、そして書類です。書類は出力タイプを使用してグループ化されます。グループ化および印刷される書類は、IFS サプライチェーンでのみ使用されます。出力タイプによって、別々のセクション (購買管理や受注オーダーなど) に書類が分類されます。書類にフレーズを印刷するには、まずフレーズを入力してから、それを書類に関連付ける必要があります。
各主要要素について、次のセクションで詳しく説明します。
出力タイプを定義して関連付ける目的は、既存の書類を定義済みの出力タイプにグループ化すること、または新しい出力タイプを追加して既存の書類を分類することです。新しい出力タイプを定義すると、特定の出力タイプに対して入力されたテキストが、その特定の出力タイプにグループ化されるすべての書類に印刷されます。事前定義された書類は、さまざまな出力タイプと組み合わせることができます。
出力タイプとそれらでグループ化された書類の例:
| 出力タイプ | 出力タイプ名称 | 書類 | 説明 |
| 20 | 販売書類 | 1 | 受注オーダ確認状 |
| 2 | 受注オーダ払出票 | ||
| 3 | 受注オーダ納品書 | ||
| 10 | 購買管理書類 | 45 | 購買オーダ確認状 |
| 46 | 購買オーダ督促状 | ||
| 6 | 購買オーダ | ||
| 50 | 品質保証 | 59 | 検査指示 |
よく使用されるフレーズの定義済みセットを、さまざまな言語でシステムに入力できます。定義済みのフレーズとは、2,000 文字以下の挨拶またはメッセージであり、指定された書類に印刷できます。フレーズに関連付けられた言語コードによって、フレーズが表示および印刷される言語が決まります。IFS Cloud にインストールされた言語ごとに特定のフレーズを入力し、表示することができます。
例:
| フレーズ | 説明 | 言語 | テキスト |
| 1200 | 12 月の挨拶 | en | Happy Holidays |
| de | Fröhliche Weihnachten! | ||
| es | Feliz Navidad! | ||
| fr | Joyeux Noel! |
注釈:同じフレーズを異なる言語で取得するには、システムに ISO 言語をインストールする必要があります。
書類を定義済みのフレーズに指定した期間だけ関連付けることができます。これを実行すると、関連付けられた書類と定義されたフレーズが、指定した期間内で自動的に印刷されます。
書類をフレーズに関連付けるには、次の条件を満たす必要があります。
たとえば、フレーズ ID 1200 のフレーズを、受注オーダ確認状の書類に関連付けて、有効期間を 2005 年 12 月 15 日から 2005 年 12 月 30 日までにセットし、Happy Holidays! という挨拶を設定するなどができます。