督促状プロセスは、督促状予定の作成、予定の印刷、督促状の印刷、および督促状の取消の機能を処理します。督促状履歴には、予定と印刷された督促状の統計データが記録されます。督促状分析により、クエリが容易になり、統計的な督促状 データを複数の次元で表示できるようになります。会社内のすべての顧客は、督促状テンプレートにリンクされている必要があります。顧客の入力時に既定のテンプレートが自動的に提案されますが、これは変更可能です。請求書を入力すると、適切な顧客のテンプレートに自動的にリンクされます。ただし、単一の請求書を変更したり、顧客のすべての請求書の更新機能を使用して、別のテンプレートにリンクすることもできます。
テンプレートには、督促状予定の作成方法と督促状の文言に関する情報と指示が記載されています。発生したペナルティ利息や支払遅延の計算に適用される条件、支払期限がまだ到来していない請求書または貸方請求書を督促状予定に読み込む必要があるかなどの要因に応じて、さまざまな督促状テンプレートを入力できます。すでに最高督促状 レベルに達している請求書を、予定の対象とするかについても指定できます。督促状テンプレートでは、除外パラメータを使用して、請求書が自動的に督促状に通知され、印刷されることを回避するために、未処理項目が除外された状態で予定にロードすることが容易になります。このような項目は、例えば請求書が自動的に督促されない理由を説明する除外理由とともに、予定に提供されます。除外理由は、督促状除外の場合、または支払金額が定義された限度枠金額を下回る場合、単一の分割払いに関連している可能性があります。督促状の合計金額が限度枠金額を下回っている場合、または受信者の少なくとも 1 つの項目が督促状テンプレートのレベルで定義された回収レベルに達している場合、督促状受信者からのすべてのアイテムは除外されます。
請求書に関連付けられた顧客または入金元が督促状の受信者である場合でも、顧客ごとに督促状を設定できます。例えば、顧客が法人に属していて、法人が法人メンバーの支払のすべてまたは大半を処理している場合、顧客ではなく、他の入金元に督促状を送信できます。通常の顧客の場合、督促状の受信者、督促状テンプレート、通貨ごとに個別の督促状が作成されます。督促状は、督促状受信者の既定の書類送付先住所、または督促状受信者に接続されている E メール/Fax アドレスに送信されます。一時的な顧客の場合、請求書住所 ID ごとに個別の督促状が作成されます。督促状は、この住所または住所 ID に接続された E メール/Fax アドレスに送信されます。
督促状を印刷する前に、督促状の予定を変更することができます。例えば、督促状の受信者を除外すると、その特定の督促状受信者のすべての請求書が督促状から除外されることになります。また、請求書の分割払いの督促状除外などにより、それらの項目が予定に自動的に除外対象としてロードされている場合、督促状の受信者を合計または単一の請求書として含めることもできます。予定に含まれる項目と、除外される項目の支払金額の合計が別々に表示されるため、入金元ごとおよび顧客ごとに請求される金額が一目で分かります。
督促状テンプレートを使用すると、督促状の印刷の内容と、構成に関する特定のニーズを満たすことができます。さまざまな印刷オプションを選択して、督促状内の AR 担当者または項目のメモを印刷できます。別のオプションとして、各レベルまたは最高レベルのみの督促状テキストを印刷することもできます。督促状に貸方項目を含める場合は、督促状テキストと督促状料金に使用する督促状レベルを下げるために、貸方項目を使用するかどうかを指定できます。レポート レイアウトを含む督促状レポートは、各督促状テンプレートに個別に割り当てることができます。督促状テキストには、支払期限 (<PD>) や支払締切までの日付 (<PI>) の置換変数を入力できます。督促状の印刷には、置換変数の箇所に実際の日付指定が含まれます。
督促状料金は、督促状テンプレートで督促状 レベルごとに定義できます。料金は、請求書通貨での督促状の最高レベルに従って督促状に印刷されます。利息を計算して督促状に印刷できます。ただし、請求書の利息は、請求書が含まれている利息請求書で使用されている利息テンプレートに関係なく、常に利息計算方法に沿った入金期日時を使用して計算されます。督促状手数料および督促利息は印刷されるだけで、転記されません。
督促状を印刷する前に、承認を行う必要があります。
督促状が印刷されるか、 E メール、 Fax 、または XML ファイルを使用して督促状受信者に送信されると、請求書の督促状レベルは最新の督促状日に基づいて更新されます。さらに、督促状履歴で予定ごとに督促状された項目を表示し、督促状の金額と頻度をさまざまな側面から分析するための統計情報も作成されます。統計データには、会計通貨と請求書通貨での支払金額、督促手数料、および利息を含む督促項目が含まれます。可能なディメンションは、受信者、国、 AR 担当者などがあります。
督促状は取り消すことができ、督促状レベルと最終督促状日付は、請求書の分割払いごとに、督促状が印刷される前のレベルと前回の督促状日付に戻されます。督促状予定全体または単一の受信者のみの督促状を取り消すことができます。請求書の分割払いの督促状レベルを下げると、請求書の分割払いに対してのみ督促状が取り消されます。
情報の入力を開始する前に、 [財務の基本の定義] 、 [顧客与信管理の基本情報の設定] プロセスの手順に従って、必要な基本情報 (BDR) が設定されていることを確認してください。