ドキュメント リビジョンを承認する
説明
このアクティビティを使用して、ドキュメント リビジョンの最終承認を行います。このドキュメントに対して承認ステップが定義されている場合、ドキュメントを承認済ステータスにするには、承認ルートのすべてのステップが完了して承認されている必要があります。承認されると、ドキュメントは完成し、リリースが可能になります。
たくさんのドキュメントを承認する場合、指定した制限を超えるとバックグラウンドジョブとして実行されます。ドキュメント数が指定した制限より少ない場合、バックグラウンド ジョブとして実行するかどうかを選択できます。システムが自動的にバックグラウンド ジョブを作成するドキュメントの最小数は、基本データの LIMIT_NORMAL_STATE_CHANGES 既定値に指定された情報によって異なります。1 つのバックグラウンド ジョブで処理できるドキュメントは最大 1000 個までであり、バックグラウンド ジョブの数は選択したドキュメントの数によって決まります。たとえば、一度に 1050 件のドキュメントを承認する場合、承認時に 2 つのバックグラウンド ジョブが (自動的に) 作成されます。
前提条件
- 承認サブコマンドを有効にするには、ドキュメント リビジョンのステータスが暫定または承認処理中のいずれかである必要があります。
- バックグラウンド ジョブを使用してドキュメント リビジョンを承認する場合、1 つ以上のドキュメントが承認されていない場合に、承認者に E メールを送信するようにイベントを設定できます。
ドキュメントがバックグラウンド ジョブを通じて承認される場合、ドキュメントに対して次の前提条件が満たされていないと、その特定のドキュメントは無視され、残りのドキュメントは承認されます。
- ステータスが暫定ドキュメント リビジョンには承認ステップを含めないでください。
- ステータスが承認処理中の場合、すべてのステップを承認する必要があります。
- 構成ドキュメントの場合は、すべてのサブドキュメントを承認する必要があります。
- ユーザーはドキュメントへのアクセス権が必要です。
- ドキュメントにファイル参照がある場合、ファイルのステータスはチェックイン済である必要があります。
- ドキュメントのタイトルに参照ファイルが必要な場合は、ドキュメントに参照ファイルの参考情報が必要です。
- ドキュメントにチェックインされたファイル (例: オリジナル、参照コピー、コメント、拡張ファイル) はいずれも空 (0 KB) であってはなりません。
- ドキュメント リビジョンを承認済の状態に設定する際 (SET_APPROVED_SEC_CHKPT を Y に設定する)、セキュリティ チェックポイントのダイアログが表示されるよう設定することができます。この設定は、ドキュメント管理 > 基本情報 > ドキュメント既定値のページで、すべてのドキュメント クラスに対して一元的に適用できます。特定のドキュメント クラスにのみ適用する場合は、ドキュメントクラスマネージメント > ドキュメント既定値のタブで行います。
- セキュリティ チェックポイント プロセスを正しく有効にするには、グローバル構成を行う必要があります。セキュリティ チェックポイントをグローバルに有効にするには、「承認プロセスのセキュリティ チェックポイントを設定する」を参照してください。
注釈:B2B ドキュメント クラスがある場合、この既定値をすべてのドキュメント クラスに対して一元的に設定することはできません。この場合には、ドキュメントクラスマネージメントでドキュメント クラスごとに設定を上書きします。
システムの効果
- 承認されたドキュメント ファイル に変更は加えられません。
- バックグラウンド ジョブを使用してドキュメント リビジョンを承認する場合、承認者に E メールを送信するようにイベントが設定されており、ドキュメントが承認されていない場合、承認者に E メールが送信されます。
- SET_APPROVED_SEC_CHKPT が Y に設定されている場合、ユーザーが認証情報を入力するためのセキュリティ チェックポイント ダイアログが開きます。