多くの異なる種類のドキュメントが関係する大規模なプロジェクトを管理する際には、どのドキュメントを誰に送るか、それらのドキュメントをどのように扱うか、またその処理をいつまでに完了させるかについて、高い管理能力が求められます。受け取ったドキュメントを管理し、それらをいつまでにどう処理すべきかを把握しておく必要があります。したがって、ドキュメント の流れを管理するための、よく整理されたシステムが必要です。
ドキュメント伝送 とは、オフィス内外 (顧客、コンサルタント、その他の関係者との間) のドキュメントの流れを管理し、記録する手段です。
各ドキュメント伝送は、IFS/プロジェクトで最初に定義する必要があるプロジェクトに接続できます(プロジェクトへの接続は任意ですが、接続しないと一部の機能が利用できなくなるため、接続することをお勧めします)。これらの各プロジェクトは、基本データ内のドキュメント クラス、伝送カウンタ 、伝送ステータス、受信者に接続できます。ドキュメントクラスに接続されている場合、そのクラス内のドキュメントのみを、その特定のプロジェクト用に作成されたドキュメント伝送に接続できます。伝送カウンターは、プロジェクト伝送 ID が生成される方法を設定 します。伝送明細ステータスは、伝送内の各ドキュメントを監視するために使用されます (これらのステータスは、ドキュメント リビジョンの通常のステータスとは異なります)。 受信者が定義されている場合、プロジェクト内の伝送 はそれらの受信者にのみ送信できます。
伝送を作成した後、1 つまたは複数のドキュメントをそれに接続し、1 人または複数の受信者に配布できます。ドキュメントは複数のドキュメント伝送に接続できます。
これらすべてのアクティビティを一度に迅速かつ簡単に実行するには、伝送アシスタントを使用します。
伝送には、インバウンドとアウトバウンドの 2 種類(または 2 方向)があります。ユーザー A とユーザー B が IFS ドキュメント管理をインストールしており、ユーザー A がアウトバウンド伝送を作成し、ドキュメントを添付してユーザー B に送信した場合、ユーザー B はドキュメントを受信し、それに対してインバウンド伝送を作成し、ドキュメントを添付します。したがって、両当事者は問題のドキュメントに関するアクティビティを追跡できます。
[受信者/プロジェクト] タブを使用して、ドキュメント伝送受信者に関する詳細を入力します。ドキュメント の受信者は、顧客、仕入先 、下請け業者などです。顧客または仕入先 は、それぞれ顧客ページまたは仕入先ページに登録する必要があります。顧客ページまたは仕入先ページに入力された住所から受取人の住所を選択できます。伝送先受信アドレスとして考慮されるのは、ドキュメント アドレスタイプのアドレスのみです。伝送に関連付けられたプロジェクトがあり、このプロジェクトの「伝送ドキュメント受信者」ページで連絡先が定義されている場合、[個人] ウィンドウに登録されている個人のいずれかを連絡先として選択できます。プロジェクトに連絡担当者が定義されていない場合、連絡担当者のリストは顧客または仕入先の連絡先から取得されます。両方の場所で個人 が定義されていない場合は、 IFS Cloud に登録されている任意の個人... を選択できます。受取人が下請け業者の場合は、登録した個人を下請け業者として選択できます。この場合、受取人と受取人連絡担当者は同じになります。IFS Cloud に登録されていない個人や住所などの追加情報を入力する場合は、情報フィールドに入力できます。
伝送が受信されると、署名された伝送確認が受信者から送信者に送信されます。これは手動のプロセスであり、ユーザーは任意で、受信した伝送ドキュメントに送付確認を追加し、送付確認(署名済みのドキュメントまたは E メール)を送信者に送信し、ステータスを変更するための特定のコマンドを実行します。次に、ドキュメントが確認され、コメントファイルが作成され、ドキュメントの伝送承認とコメントが送信されます。
ドキュメント伝送を送信する前に、伝送内のドキュメント が社内で承認され、リリースされている必要があります。伝送されたドキュメントに対して少なくとも表示アクセス権限がなければ、ドキュメントはファイルなしで送信/ダウンロードされます。ドキュメントはハードコピーとして、E メールで、または FTP サーバ上で共有できます。ここで選択する配信方法は、システムが何を行うかを決定するものではなく、送信者が伝送を送信する方法を指定するものです。ドキュメント伝送レポートは、ウィザードの最後のステップでユーザーが E メールによる送信を選択したときに作成されます。ドキュメントの伝送ステータスが更新されます。伝送が送信されると、受信者から署名された伝送確認が受信されます。受領確認が電子データ形式である場合、この受領確認はドキュメントとして作成され、伝送ドキュメントの送信に添付できます。その結果、伝送ステータスが更新されます。そうでない場合は、確認ドキュメントを追加せずに手動でステータスを変更できます。伝送の受信者側では、送信者に返信する確認応答を添付する場合があります。伝送が送信されるたびに、伝送ステータスが更新され、最終的にはコメントが受信されます。コメントを確認してチェックインし、ドキュメントの伝送ステータスを更新する必要があります。
ハードコピーを配布する場合は、オプションを選択する必要はありません。E メールで送信を選択すると、メール クライアントが開きます。メールを送信せずにメールクライアントを閉じると、伝送ステータスは「暫定」のまま変更されません。メール クライアントからメールを送信した場合にのみ、伝送ステータスが「送信済」に変わります。
伝送対象に接続されたドキュメントに対する参照アクセス権もない場合、それらのドキュメントが送信/ダウンロードされないという警告がこの手順で表示されます。
伝送には、次のいずれかのステータスがあります。ステータスにより、ドキュメント伝送の進捗状況を監視できます。
| ステータス | 送信先 | 説明 |
| 暫定 | イン/アウト | 新しい伝送は自動的に暫定ステータスになります。このステータスでは、伝送にドキュメントを追加できます。 |
| 送信済み | アウト | ユーザーがウィザードを使用して伝送すると、伝送ステータスは送信済になります。伝送が送信済ステータスの場合、ドキュメントの追加はできません。ただし、確認応答は伝送後に追加でき、コメントファイルはドキュメント伝送が通知受信済ステータスに設定された後に追加できます。 |
| 受信済 | イン | 受信済ステータスは、ユーザーが受信ドキュメント を伝送に追加した後、手動で設定する必要があります。伝送が受信済ステータスの場合、ドキュメントの追加はできません。ただし、伝送ステータスが「 受信済」のときに確認応答を追加でき、ドキュメント送信が「通知送信済」ステータスに設定された後にコメント ファイルを追加できます。 |
| 通知受信済 | アウト | ユーザーが伝送した送信物に確認応答ファイルを添付すると、ステータスが自動的に設定されます。確認が電子形式でない場合は、ユーザーはドキュメントを添付せずにこのステータスを手動で設定できます。 |
| 通知送信済 | イン | 伝送の受信者は、送信者に返送する確認応答ファイルを送信に追加します ([通知を追加] コマンドを使用します)。これが完了し、確認応答が送信者に返送されると、ユーザーは[通知送信] コマンドを使用してこのステータスを手動で設定します。 |
| 送信済コメント | イン | 伝送の受信者はコメントを追加し、そのコメントを伝送の送信者に送り返した後、ステータスを手動で「コメント送信済」に設定します。 |
| 受信済コメント | アウト | 最初のコメントファイル (コメント ファイルは複数ある場合があります) が受信され、伝送内のドキュメントに追加されたときに、ステータスが設定されます。 |
| 完了 | イン/アウト | ステータスは両方向とも手動で設定されます。 |
ドキュメント伝送時に実行されたすべての変更とアクティビティは、さまざまなログ カテゴリ (例えば、ドキュメントの追加、ドキュメントの削除、送信済、受信済、メタデータの変更など) でログに記録されます。この情報は、必要に応じてドキュメント伝送を再度作成するために使用できます (つまり、履歴を使用して、ユーザーは特定の日付の伝送について確認できます)。
伝送の作成者であれば、暫定ステータスのドキュメント伝送を削除できます。すべてのドキュメントを切り離す必要があり、伝送がプロジェクトに関連付けられている場合は、伝送を削除する前にプロジェクトを切り離してください。