契約管理と販売契約の財務管理は、契約が多数発生する事業にとって非常に重要です。リビジョンを使用して契約を管理し、進捗請求を使用して収益を処理する機能は不可欠になります。
作業の入札への応答と入札の作成のプロセスを将来の参照のために記録しておくことは非常に重要です。これは、交渉の進捗状況を監視するだけでなく、入札から契約への変換をトラッキングための基礎として使用されます。販売契約では、原価を管理し、作業の進捗状況を記録し、入出金および資金回収アクティビティの申請書を管理しながら契約ベースラインのリビジョンができるようにする必要があります。
契約業者は見込み顧客から入札を受け取り、入札の制約内で入札または見りを作成し、資金の回収も管理する必要があります。
販売契約管理機能には、次の主要な機能が含まれています。
販売契約は通常、以下の段階を経ます。
入札依頼 (ITT) または他の手段による潜在的な契約に関する情報を受け取ると、ステータスが [問合せ] に設定された販売契約が作成されます。入札に対する顧客の予想応答日も登録され、入札応答日のトラッキングに使用されます。
この段階では、契約に成果物が関連付けられている場合と、そうでない場合があります。
ITT が関心を引くものであれば、販売契約は見積フェーズに入り、追加情報が収集され、より詳細な見積が作成されます。この間、シミュレーションなどを通じて、さまざまな推定値が生成される可能性があります。この段階では、潜在的な契約が入札する価値があるかどうか、または入札なしの契約として分類する必要があるかどうかを決定するのが一般的です。
契約の入札を継続する決定が下された場合、入札書が顧客に送られます。入札は見積契約に基づき、通常は顧客が求める形式で作成される書類で構成されます。入札を送信すると、提出の日付と時刻が直接、契約に記録されるため、入札書類を直接提出に結び付けることが可能です。
仕入先と顧客は、契約ライフサイクル全体を通じて複数の交渉プロセスを経る可能性があります。このようなプロセスを識別するために、追加のステータス (サブステータス) が使用可能であり、システム内でグローバルに定義できます。
顧客との契約が落札されると、契約が締結されます。この時点から、[一覧 - 出来高申請] を作成することはできますが、契約が有効になるまで提出することはできません。契約を締結する際には、契約を締結した理由も登録することができます。
契約内容の協議、修正、契約締結時にカバーされていなかった契約変更オーダー (変更オーダー) の処理などを行うレビュー段階を経るのが一般的です。これらの修正に対する新しい契約リビジョンを有効にする前に、関連する契約変更オーダーが承認され、有効になっている必要があります。このような変更は、必要に応じて契約のライフサイクル全体を通じて行うことができます。必要に応じて、レビュー段階をバイパスして、直接契約を有効化することも可能です。
契約内容が合意されたら、契約に従って業務を遂行します。これは通常、作業を開始し、進捗請求を開始するときです。入出金申請書を使用して請求を処理している場合は、入出金要求を送信できます。
契約通りに作業が完了すると、 「完了」段階に移行します。入出金要求の送信、請求書の作成、入出金の受け取りは引き続き可能です。
作業と請求が完了した時点で契約は終了します。入出金要求の送信、請求書の作成、入出金の受け取りができなくなります。
何らかの理由で契約が有効でなくなった場合（入札段階で作成されたが、顧客が続行しないことを決定した場合など）、契約をキャンセルできます。
顧客との契約に至らず、競合他社が代わりに契約を締結した場合、その失注の理由を登録することができます。この情報をさらに分析して問題を修正したり、既存のルーチンを改善したりすることで、将来的に契約を獲得する可能性が高まります。
場合によっては契約を保留にする必要があることもあります。理由はいくつか考えられます。顧客が決定を下すまでにさらに時間が必要である場合、資金が不足している場合、または主要契約に入札中で現時点では進めないことを決定している場合などです。理由にかかわらず、契約を保留にすることは、契約ステータスに対する単なる追加情報となります。出来高申請を使用する場合、新しい申請を作成したり、既存の申請を処理しようとすると、システムによりリマインダー メッセージが発行されます。