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Die Umbuchung ist eine Funktion innerhalb der Lösung für das Arbeitsaufgabenmanagement, die eine Korrektur von Arbeitsaufgabentransaktionen ermöglicht, nachdem diese in die Finanzbuchhaltung übertragen wurden. Durch die Umbuchung werden Änderungen bearbeitet, die während des Arbeitsverlaufs in der Arbeitsaufgabe auftreten. Eine Objektänderung, manuelle Änderungen an der Vorkontierung, ein verknüpfter Vertrag oder ein verknüpftes Projekt, Änderungen an der Buchungssteuerung – dies alles sind Fälle, in denen die Buchungen für vorhandene Transaktionen zur Widerspiegelung der Änderungen aktualisiert werden müssten. Der Vorteil dieser Funktion besteht darin, dass die Arbeit und Berichterstellung selbst dann gestartet werden können, wenn noch nicht alle Informationen in der Arbeitsaufgabe vorhanden sind und am Ende immer noch die richtigen Buchungen vorliegen.
Die Umbuchung ist eine automatisierte Funktion, kann jedoch auch manuell ausgelöst werden. Bevor eine Transaktion für die Umbuchung bewertet werden kann, muss die ursprüngliche Transaktion in die Finanzbuchhaltung übertragen werden, da der Beleg für die Vorkontierung in der Finanzbuchhaltung vorhanden sein muss. Wenn Arbeitsaufgabentransaktionen in die Finanzbuchhaltung übertragen werden, werden sie auch bewertet, wenn Umbuchungen erforderlich sind, indem vorhandene Buchungsinformationen mit der aktuellen Einrichtung in der Buchungssteuerung, der Vorkontierung der Arbeitsaufgabe und anderen Informationen zur Arbeitsaufgabe verglichen werden, um die aktuellen Buchungsinformationen zu bestimmen. Wenn eine Differenz besteht, wird die Arbeitsaufgabentransaktion umgebucht.
Die Umbuchung kann auch manuell mithilfe der Funktion Buchung prüfen und aktualisieren ausgelöst werden. Diese Funktion kann in der Arbeitsaufgabe, der Arbeitsaufgabentransaktion und in der Kostenposition gefunden werden. Dies kann nützlich sein, wenn Änderungen an der Arbeitsaufgabe oder der Einrichtung in der Buchungssteuerung vorgenommen wurden, da dadurch die Änderungen durch Umbuchung der Transaktion mit den neuesten Buchungsinformationen visualisiert werden.
Die Umbuchung erfolgt auf der Registerkarte Kontierung der Seite Arbeitsaufgabentransaktionen/Buchung, sodass der Prozess der durchgeführten Umbuchungen problemlos innerhalb der Lösung für das Arbeitsaufgabenmanagement angezeigt werden kann. Wenn eine Arbeitsaufgabentransaktion umgebucht wird, wird der Status der Arbeitsaufgabentransaktion auf Umgebucht aktualisiert. Es werden zwei neue Buchungspositionen erstellt: eine Umkehrposition, die die übertragenen Buchungen storniert, und eine neue Korrekturbuchungsposition mit den neuen Buchungsinformationen. Die erstellten Buchungspositionen weisen den Status Gültig oder Fehler auf und müssen in die Finanzbuchhaltung übertragen werden, damit die Änderungen wirksam werden. Nach der Übertragung wird der Status der Arbeitsaufgabentransaktion auf Übertragen aktualisiert. Für Buchungen, die sich aus Umbuchungen ergeben, ist keine Genehmigung erforderlich.
Wenn eine Umbuchung erforderlich ist, werden Arbeitsaufgabentransaktionen so lange bewertet, bis sie als Endgültig gebucht gekennzeichnet sind. Selbst wenn eine Arbeitsaufgabe mit dem Status „Beendet“ erneut geöffnet wird, wird die Arbeitsaufgabentransaktion nicht umgebucht, wenn das Kennzeichen „Endgültig gebucht“ nicht manuell entfernt wird. Das Kennzeichen „Endgültig gebucht“ kann manuell festgelegt oder aus der Arbeitsaufgabe entfernt werden. Die Arbeitsaufgabentransaktion wird bei der Übertragung in die Finanzbuchhaltung automatisch auf „Endgültig gebucht“ gesetzt, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:
Die Umbuchung ist Teil der Kostencodelösung, bei der „WIP“ (Work in Progress, laufende Arbeit) verwendet werden kann. Wenn der definierte WIP-Umkehrpunkt erreicht ist, werden die Kosten vom WIP-Konto freigegeben und auf das endgültige Konto umgebucht.
Wenn die Buchungsperiode für das Datum geschlossen wird, an dem die Transaktion umgebucht oder übertragen wurde, wird sie automatisch auf das erste Datum in der nächsten offenen Periode verschoben.
Zusammenfassung
Die Umbuchung erfolgt in der Arbeitsaufgabentransaktion. Daher wird bei allen Kostenberichten für eine Arbeitsaufgabe eine Arbeitsaufgabentransaktion erstellt. Dies ist nicht nur dann der Fall, wenn Stunden für eine Ressource („Person“ oder „Werkzeug/Ausstattung“) rückgemeldet werden oder manuelle Aufwände oder externe Kosten eingegeben werden, sondern auch, wenn z. B. Material für die Arbeitsaufgabe entnommen oder eingekauft wird. Dies bedeutet, dass zusätzlich zur eigenen ursprünglichen Transaktion oder zum ursprünglichen Beleg durch Materialbewegungen, Personalausgaben, externe Einkäufe, Lieferantenrechnungen, interne Einkäufe und Miettransaktionen auch eine Arbeitsaufgabentransaktion erstellt wird. Die Arbeitsaufgabenkosten enthalten die Referenz sowohl auf die ursprüngliche Transaktion als auch auf die Arbeitsaufgabentransaktion. Die Quelle der Transaktion wird in der Kostenposition der Arbeitsaufgabe angezeigt. Die verschiedenen Arbeitsaufgabentransaktionstypen können wie folgt lauten: Personal, Werkzeuge, Extern, Aufwände, Arbeitsaufgabe - Bestand, Arbeitsaufgabe - HR, Arbeitsaufgabe - Einkauf und Arbeitsaufgabe - Miete.
Beispiel:
Wenn Material entnommen wird, werden eine Materialbewegung und zusätzlich eine Arbeitsaufgabentransaktion mit folgendem Transaktionstyp erstellt: Arbeitsaufgabe - Bestand. Die Kostenbuchung aus der ursprünglichen Bestandstransaktion, Buchungstyp: M50 wird in die Arbeitsaufgabentransaktion/Kontierung kopiert. Der Status der Arbeitsaufgabentransaktion lautet Nicht anwendbar. Sobald die ursprüngliche Materialbewegung in die Finanzbuchhaltung übertragen wurde, wird die Belegnummer in der Arbeitsaufgabentransaktion auf die geänderte Buchungsposition aktualisiert. Ab jetzt kann sie für Rückbuchungen bewertet werden. Bei einer Umbuchung wird der Status der Arbeitsaufgabentransaktion auf Umgebucht und der Status der Buchungen auf Gültig oder Fehler aktualisiert. Bei der Übertragung in die Finanzbuchhaltung wird der Status auf Übertragen aktualisiert.
Beim Rückmelden von Stunden für eine Ressource („Person“ oder „Werkzeug/Ausstattung“) oder der Eingabe manueller Aufwände oder externer Kosten wird eine Arbeitsaufgabentransaktion mit dem Rückgemeldet erstellt. Die Transaktion muss genehmigt und anschließend in die Finanzbuchhaltung übertragen werden, bevor sie für die Umbuchung bewertet werden kann.
Arbeitsaufgaben vom Typ Personal, Werkzeuge, Extern und Aufwände werden übertragen und bewertet, wenn eine Umbuchung mit einem der folgenden Jobs erforderlich ist:
| Arbeitsaufgabe Transaktionsstatus |
Status nach Übertragung in Finanzbuchhaltung |
Kommentar |
| Genehmigt | Übertragen | |
| Übertragen | Umgebucht*/Übertragen | *Umgebucht, nur bei Bedarf. |
| Umgebucht | Übertragen |
Wenn z. B. Material entnommen oder zurückgegeben wird, wird eine Materialbewegung erstellt. Zum gleichen Zeitpunkt wird eine Arbeitsaufgabentransaktion mit dem Status Nicht Anwendbar mit der Kostenbuchung aus der Materialbewegung erstellt. Wenn die Materialbewegung nicht umgebucht wird, bleibt ihr Status unverändert. Bei einer Umbuchung wird der Status auf Umgebucht und nach Abschluss der Übertragung in die Finanzbuchhaltung auf Übertragen aktualisiert. Beachten Sie, dass die Materialbewegung in die Finanzbuchhaltung übertragen werden muss, bevor sie für die Umbuchung bewertet werden kann. Bei der Übertragung wird die Belegnummer auf die Buchungsposition für die Arbeitsaufgabentransaktion/Buchung aktualisiert.
Eine Arbeitsaufgabe vom Typ Arbeitsaufgabe - Bestand wird übertragen und bewertet, wenn mit dem folgenden Job eine Umbuchung vorgenommen werden muss:
| Arbeitsaufgabe Transaktionsstatus |
Status nach Übertragung in Finanzbuchhaltung |
Kommentar |
| Unzutreffend | Nicht anwendbar/Umgebucht* | *Umgebucht, nur bei Bedarf und wenn die Materialbewegung in die Finanzbuchhaltung übertragen wurde. |
| Umgebucht | Übertragen |
Wenn eine HR-Kostenübersicht genehmigt wird, wird ein Beleg erstellt. Zum gleichen Zeitpunkt wird eine Arbeitsaufgabentransaktion mit dem Status Nicht Anwendbar mit den Kostenbuchungen aus dem Aufwandsbeleg erstellt. Wenn die Arbeitsaufgabentransaktion nicht umgebucht wird, bleibt ihr Status unverändert. Bei einer Umbuchung wird der Status auf Umgebucht und nach Abschluss der Übertragung in die Finanzbuchhaltung auf Übertragen aktualisiert.
Eine Arbeitsaufgabe vom Typ Arbeitsaufgabe HR wird übertragen und bewertet, wenn mit dem folgenden Job eine Umbuchung vorgenommen werden muss:
| Arbeitsaufgabe Transaktionsstatus |
Status nach Übertragung in Finanzbuchhaltung |
Kommentar |
| Unzutreffend | Nicht anwendbar/Umgebucht* | *Umgebucht, nur bei Bedarf. |
| Umgebucht | Übertragen |
Dieser Abschnitt gilt für Einkäufe von Artikeln ohne Nummer/nicht bestandsgeführten Artikeln und Lieferantenrechnungen. Beachten Sie, dass bei Einkäufen von Bestandsartikeln erst dann Istkosten generiert werden, wenn die Artikel aus dem Bestand entnommen werden.
Wenn in diesem Fluss die Istkosten für die Arbeitsaufgabe rückgemeldet werden, übernimmt die Arbeitsaufgabentransaktion die Kosten für einen arbeitsaufgabenspezifischen Buchungstyp. Dies hat den Vorteil, dass die Vorkontierung für die Arbeitsaufgabe und arbeitsaufgabenspezifische Informationen für die Einkaufsabwicklung in der Buchungssteuerung eingerichtet werden können. Mit dem Kontrolltyp AC10 (Von Quelle kopieren) kann auch ausgewählt werden, ob Buchungselemente aus dem ursprünglichen Lieferantenrechnungsbeleg in die aufgabenspezifische Buchung kopiert werden sollen. Dies wird im nachfolgenden Abschnitt ausführlicher erläutert.
Eine Arbeitsaufgabe vom Typ Arbeitsaufgabe - Einkauf wird übertragen und bewertet, wenn mit dem folgenden Job eine Umbuchung vorgenommen werden muss:
Weitere Informationen zur Übernahme
Arbeitsaufgabenspezifische Buchungstypen einrichten
Die neuen Buchungstypen müssen in der Buchungssteuerung eingerichtet werden.
Wenn die Kostenbuchung aus der Lieferantenrechnung vom arbeitsaufgabenspezifischen Buchungstyp übernommen wird, basiert das Kontierschema auf den Informationen, die für den Buchungstyp, Informationen zur Arbeitsaufgabe und Vorkontierung für die Arbeitsaufgabe eingerichtet wurden. Wenn es bestimmte Buchungselementwerte gibt, die aus M93, M65 oder MANUAL entnommen werden sollen, dann sollten Sie Kontrolltyp AC10 (Von Quelle kopieren) zum Abrufen der ausgewählten Buchungselemente verwenden.
Beispiel:
Die Kostenstelle muss aus der Vorkontierung der Arbeitsaufgaben abgerufen werden. Buchungselement D sollte für den Arbeitstyp der Arbeitsaufgaben verwendet werden.Buchungselement E sollte zum Abrufen der Einrichtung des Anforderers für Buchungstyp M93 verwendet werden.
Dies hat zur Folge, dass die M93-Buchung beim Buchen der Lieferantenrechnung auf der Registerkarte Arbeitsaufgabentransaktionen/Buchung der Arbeitsaufgabentransaktion aktualisiert wird. Die M93-Buchung enthält in Buchungselement E einen Buchungselementwert für den Anforderer. In der Arbeitsaufgabentransaktion wird die M93-Buchung storniert und eine neue Buchungsposition für den Buchungstyp TP3 erstellt. Beim Buchungstyp TP3 wird die Vorkontierung für die Arbeitsaufgabe (in diesem Beispiel die Kostenstelle), den Arbeitstypwert für Buchungselement D und den Anforderer für Buchungselement E festgelegt.
| Status der Arbeitsaufgabentransaktion | Status nach Übertragung in Finanzbuchhaltung |
Kommentar |
| Unzutreffend | Bei der Erfassung von „Ankunft“ wird eine Arbeitsaufgabentransaktion ohne Buchungen erstellt und folglich nicht in die Finanzbuchhaltung übertragen. Dies beinhaltet vorläufige Kosten für die Arbeitsaufgabe. | |
| Übernommen | Übertragen | Beim Abgleich des Wareneingangs mit einer Lieferantenrechnung oder beim Erstellen manueller Lieferantenrechnungspositionen. Buchungstyp: M93 wird von TP3 übernommen. Buchungstyp: M65 wird von TP65 übernommen. Buchungstyp: MANUAL wird von TPM übernommen |
| Übertragen | Übertragen/Umgebucht* | *Umgebucht nur bei Bedarf |
| Umgebucht | Übertragen |
Wenn der Artikel ohne Nummer oder der nicht bestandsgeführte Artikel eingetroffen ist, wird eine Arbeitsaufgabentransaktion mit dem Status Genehmigt mit erstellt. Buchungstypen: TP1 - Man. Instandhaltungseinnahmen und TP2 - Man. Instandhaltungseinnahmen - Gegenbuchung. Die Buchungen weisen den Status „Gültig“/„Fehler“ auf und müssen in die Finanzbuchhaltung übertragen werden, bevor die Arbeitsaufgabentransaktion für die Umbuchung bewertet werden kann.
Eine Arbeitsaufgabe vom Typ Arbeitsaufgabe - Einkauf wird übertragen und bewertet, wenn mit dem folgenden Job eine Umbuchung vorgenommen werden muss:
| Arbeitsaufgabe Transaktionsstatus |
Status nach Übertragung in Finanzbuchhaltung |
Kommentar |
| Genehmigt | Übertragen | Buchungen, die für Buchungstyp TP1/TP2 mit Buchungen mit dem Status Gültig/Fehler erstellt wurden. |
| Umgebucht | Übertragen | *Umgebucht nur bei Bedarf |
Die Miete für einen Arbeitsauftrag umfasst drei Geschäftsabläufe: „Anmietung“, „Anmietung mit internem Lieferanten“ und „Interne Belastung“. Ähnlich wie bei der Übernahme des Eingangs-/Lieferantenrechnungsflusses (siehe Abschnitt Eingangs- und Lieferantenrechnungen umbuchen) durch einen arbeitsaufgabenspezifischen Buchungstyp werden Transaktionen, die durch den Miet-Flow/die Einkaufsabwicklung generiert werden, von einem Buchungstyp der Arbeitsaufgabe für Miete übernommen: TF3: Beschaffungskosten - Aufgabe Miete. Dieser Buchungstyp muss in der Buchungssteuerung für den Miet-Flow eingerichtet werden. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie in den einzelnen beschriebenen Miet-Flows.
Eine Arbeitsaufgabe vom Typ Arbeitsaufgabe - Miete wird übertragen und bewertet, wenn mit dem folgenden Job eine Umbuchung vorgenommen werden muss:
Miete, Anmietung
Wenn Miettransaktionen für den Buchungstyp M234 - Anmietung - Istkosten und M235 - Anmietung - Istkosten, nicht im Bestand mit einer Lieferantenrechnung abgeglichen werden, wird die Arbeitsaufgabentransaktion mit den Kostenbuchungen aus dem Rechnungsbeleg erstellt oder aktualisiert. Die Buchungen werden direkt vom Buchungstyp übernommen: TF3: Beschaffungskosten - Aufgabe Miete. Die übernommenen Buchungen müssen in die Finanzbuchhaltung übertragen werden, bevor die Arbeitsaufgabentransaktion für die Umbuchung bewertet werden kann.
| Arbeitsaufgabe Transaktionsstatus |
Status nach Übertragung in Finanzbuchhaltung |
Kommentar |
| Unzutreffend | Wenn Miettransaktionen vor dem Abgleich der Rechnung generiert werden, wird eine Arbeitsaufgabentransaktion ohne Buchungspositionen erstellt. Eine Übertragung in die Finanzbuchhaltung ist nicht möglich. | |
| Übernommen | Übertragen | Beim Abgleich werden die Lieferantenrechnung und der Beleg erstellt. Eine Arbeitsaufgabentransaktion wird mit den Kostenbuchungen aus der Lieferantenrechnung erstellt oder aktualisiert.
Buchungstyp: M234 wird von TF3 übernommen. Buchungstyp: M235 wird von TF3 übernommen. |
| Umgebucht | Übertragen | *Umgebucht nur bei Bedarf. |
Miete, Anmietung, Interner Lieferant
Wenn Miettransaktionen für M253 - Arbeitsauftrag Interne Mietkosten - Bestand und M255 - Interne Mietkosten, Nicht im Bestandgeneriert werden, wird eine Arbeitsaufgabentransaktion mit dem Status Unzutreffend erstellt. Wenn die Transaktionen in die Finanzbuchhaltung übertragen werden und ein Beleg erstellt wird, wird die Arbeitsaufgabentransaktion mit den Kostenbuchungen aus dem Beleg erstellt oder aktualisiert. Die Buchungen werden direkt vom Buchungstyp übernommen: TF3: Beschaffungskosten - Aufgabe Miete. Die übernommenen Buchungen müssen in die Finanzbuchhaltung übertragen werden, bevor die Arbeitsaufgabentransaktion für die Umbuchung bewertet werden kann.
| Arbeitsaufgabe Transaktionsstatus |
Status nach Übertragung in Finanzbuchhaltung |
Kommentar |
| Unzutreffend | Wenn die Miettransaktionen erstellt, aber noch nicht in die Finanzbuchhaltung übertragen wurden. Eine Arbeitsaufgabentransaktion mit dem Status Nicht zutreffend wird ohne Buchungen erstellt und kann daher nicht in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. | |
| Übernommen | Übertragen | Wenn Miettransaktionen in die Finanzbuchhaltung übertragen werden und der Beleg erstellt wird. Eine Arbeitsaufgabentransaktion wird mit den Kostenbuchungen aus dem Beleg aktualisiert, und der Status wird auf Überholt aktualisiert.
Buchungstyp: M253 wird von TF3 übernommen. Buchungstyp: M255 wird von TF3 übernommen. |
| Umgebucht | Übertragen | *Umgebucht nur bei Bedarf. |
Miete, Interne Belastung
Wenn Miettransaktionen für M261 - Arbeitsauftrag Interne Mietkosten - Bestand generiert werden, wird eine Arbeitsaufgabentransaktion mit dem Status Nicht zutreffend erstellt. Wenn die Materialbewegung in die Finanzbuchhaltung übertragen wird, kann die Arbeitsaufgabentransaktion für die Umbuchung bewertet werden, wenn sie in die Finanzbuchhaltung übertragen wird.
| Arbeitsaufgabe Transaktionsstatus |
Status nach Übertragung in Finanzbuchhaltung |
Kommentar |
| Unzutreffend | Nicht anwendbar/Umgebucht* | *Umgebucht, nur bei Bedarf und wenn die Materialbewegung in die Finanzbuchhaltung übertragen wurde. |
| Umgebucht | Übertragen |
Arbeitsaufgabentransaktion
Arbeitsaufgabentransaktionen
Aufwandsbuchungen für Arbeitsaufgabe übertragen
Externe Buchungen für Arbeitsaufgabe übertragen
Fehlerhafte Arbeitsaufgabenbuchungen wiederholen
Umbuchungstransaktionen für Arbeitsaufgabe übertragen
Werkzeug-/Ausstattungsbuchungen für Arbeitsaufgabe übertragen
Zeitbuchungen für Arbeitsaufgabe übertragen