[Auswahlkriterien für Kostencodes] [Überschr. Kostencode]
Kostencodes dienen zum Steuern, wie Kosten basierend auf einer Kombination aus Kostenregel, vorhandenen Informationen zur Arbeitsaufgabe und der Einrichtung in der Buchungssteuerung gebucht werden.
In der Lösung für das Arbeitsaufgabenmanagement kann die Arbeit in verschiedene Arbeitsaufgaben aufgeschlüsselt werden. Jede Arbeitsaufgabe muss möglicherweise in verschiedenen Buchungselementen gebucht werden, um die ausgeführte Arbeit besser widerzuspiegeln zu können. Beispiel: Eine Arbeitsaufgabe verfügt möglicherweise über einen externen Kunden, bei dem die WIP-Abwicklung die bevorzugte Kostenabwicklung darstellt, während eine andere Arbeitsaufgabe für interne Arbeit vorgesehen ist und direkt auf ein Kostenkonto gebucht werden soll. Eine dritte Arbeitsaufgabe könnte Garantieren oder einen Servicevertrag bearbeiten. Mithilfe von Kostencodes können mehrere Geschäftsszenarien erfasst werden. Zudem kann definiert werden, wie die Kosten verwaltet werden sollen.
Ein Kostencode kann als Kostencode oder WIP-Kostencode definiert werden. Die definierten Kostencodes werden in Kostencoderegeln konfiguriert, um die verschiedenen Geschäftsszenarien zu erfassen, in denen die Kosten je nach den Informationen zur Arbeitsaufgabe auf unterschiedliche Weise verwaltet werden sollen. Sowohl Kostencodes als auch WIP-Kostencodes können definiert werden, wenn sie zum Überschreiben des vom System abgerufenen Kostencodes verwendet werden sollen. Dies kann nützlich sein, wenn Kosten nicht mehr in Rechnung gestellt werden können. Dann könnte ein nicht fakturierbarer Kostencode oder ein Teil der Kosten als Firmenwert verwendet wird. Der Kostencode kann für die Arbeitsaufgabe oder für bestimmte Transaktionen einer Arbeitsaufgabe überschrieben werden.
Die Verarbeitung im Status ?WIP? (Work in Progress, laufende Arbeit) mit Kostencodes kann verwaltet werden. Dies wird häufig im Service Management verwendet, wo die Kosten für laufende Arbeiten so lange auf ein laufendes Konto angerechnet werden, bis die Arbeit als abgeschlossen betrachtet wird. Am WIP-Umkehrpunkt werden die Kosten für das endgültige Konto freigegeben, z. B. ein KSV-Konto (KSV = Kosten verkaufter Services). Für jeden Kostencode kann konfiguriert werden, ob ein WIP-Kostencode verwendet werden soll. Für jeden WIP-Kostencode ist ein WIP-Umkehrpunkt definiert. Zudem wird angegeben, ob das Transaktionsdatum oder das Ereignisdatum verwendet werden soll, wenn die Kosten auf Endkonten gebucht werden. WIP kann manuell freigegeben werden. Dies kann nützlich sein, wenn Kosten, die in Rechnung gestellt werden sollten, nicht mehr vorhanden sind. In diesem Fall sollten die Kosten vom Konto für laufende Arbeiten freigegeben und direkt als Kosten verwendet werden.
Die definierten Kostencodes und WIP-Kostencodes werden in der Buchungssteuerung als Kontrolltypwerte für den Kontrolltyp C106 (Kostencodes Arbeitsaufgaben) verwendet. Für jeden Buchungstyp kann der Kontrolltyp verwendet werden, um zu definieren, wie die einzelnen Kostencodes gebucht werden soll. Wenn eine Transaktion rückgemeldet wird, wird basierend auf den Kostencoderegeln ein Kostencode für die Arbeitsaufgabentransaktion abgerufen, der beim Erstellen des Kontierschemas in der Buchungssteuerung verwendet wird.
Beispiel: Eine Firma möchte mithilfe von Kostencodes die folgenden Geschäftsszenarien verwalten:
| Szenario | Beschreibung |
| Szenario 1 | Die verbrauchte Arbeit und das Material werden als Service an den Kunden verkauft. Während der laufenden Arbeit werden laufende Arbeiten verwendet. In den Kostencoderegeln für Arbeitsaufgaben mit einem externen Kunden wird der Kostencode SALES definiert und konfiguriert.Ein WIP-Kostencode (WIP = Work in Progress, laufende Arbeit) wird definiert. |
| Szenario 2 | Instandhaltung eines anderen Standorts innerhalb der Abteilung. Hier betrachtet die Abteilung den bestimmten Standort als internen Kunden.
In den Kostencoderegeln für Interner Kunde wird ein Kostencode (INTERNAL) definiert und konfiguriert. |
| Szenario 3 | Kundengarantien, bei denen Geld auf ein Konto für Garantien angerechnet wurde. Kostencode: CUSTWAR. |
Der Kontrolltyp C106 (Kostencodes Arbeitsaufgaben) werden für die erforderlichen Buchungstypen eingerichtet. Die Kostencodes werden als Kontrolltypwerte für den Kontrolltyp C106 verwendet, um zu definieren, wie ein bestimmter Kostencode für die einzelnen Buchungselemente gebucht werden soll.
Beispiel; Kostencoderegeln Arbeitsaufgabe:
| Szenario | Kostencode | Externer Kunde | Interner Kunde | Kundengarantie | WIP-Code |
| Szenario 1 | VERTRIEB | Ja | Nein | Nein | Umlaufbestand |
| Szenario 2 | INTERNAL | Nein | Ja | Nein | |
| Szenario 3 | CUSTWAR | Nein | Ja |
Beispiel: Buchungssteuerungsdetails für Kontrolltyp C106, definiert für Buchungstyp: T1 Zeiterfassung
| Kostencode | Buchungselement (Konto) | Bez./Buch.elem. |
| VERTRIEB | 4023 | Kosten verkaufter Services |
| Umlaufbestand | 1400 | Arbeitsfortschritt |
| INTERNAL | 5510 | Interne Instandhaltungsarbeit |
| CUSTWAR | 5800 | Kundengarantien |
Weitere Einzelheiten finden Sie unter Auswahlkriterien für Kostencodes