Ein Arbeitsauftrag wird als „historisch“ betrachtet, sobald der Status zu „Beendet“ oder „Storniert“ geändert wurde. Dies geschieht, wenn die Arbeit für den Arbeitsauftrag abgeschlossen und gemeldet wird. Bevor der Status auf „Beendet“ gesetzt wird, muss zuerst das Fertigstellungsdatum für die Aktion eingegeben werden, und alle Buchungen müssen genehmigt sein.
Wenn Transaktionen vorliegen, die auf einem Arbeitsauftrag nicht berechnet sollen, der eine definierte Kunden-ID (Serviceauftrag) besitzt, muss der Status dieser Positionen zu „Nicht fakturierbar“ geändert oder die Buchungspositionen des Arbeitsauftrags fakturiert werden. Dies kann im Fenster In Kundenauftrag übertragen vorgenommen werden.
Wenn Sie eine Bestellanforderung erstellt, aber aus bestimmten Gründen nicht in eine Bestellung umgewandelt haben, kann der abgeschlossene Arbeitsauftrag nicht auf „Beendet“ gesetzt werden. In diesem Fall muss zum Arbeitsauftrag zurückgekehrt und die Anforderung manuell gelöscht werden. Wenn aus bestimmten Gründen die Arbeit am Arbeitsauftrag beendet wird, besteht die Möglichkeit, den Status „Storniert“ auszuwählen. Der Unterschied zwischen diesen zwei Stati besteht darin, dass im ersten Fall der Arbeitsauftrag wirklich beendet ist. Verwenden Sie den zweiten Fall, um die unterbrochenen Meldung des Fehlers oder des Services beizubehalten, jedoch um keine weiteren Aktionen vorzunehmen.
Alle Informationen in Zusammenhang mit dem abgeschlossenen Arbeitsauftrag werden für zukünftige Analysen gespeichert. Dadurch kann die Arbeitsauftragshistorie als umfangreiche Datenbank verwendet werden, aus der Informationen zu bestimmten Arbeitsaufträgen abrufbar sind.
Wenn eine Verbrauchsabrechnung verwendet wurde, werden die ausgewählten Messwerte, die auf dem Arbeitsauftrag verwendet wurden, auch im abgeschlossenen Arbeitsauftrag erfasst. Dies ist ein reines Anzeigefenster für die gespeicherte Historie, in dem keine Änderungen vorgenommen werden können. Informationen zu einem abgeschlossenen Arbeitsauftrag können nur mit der Funktion „Wiedereröffnen“ geändert werden. Das Ziel der Wiederöffnungs-Funktion wird im Folgenden veranschaulicht: Wenn zum Beispiel vergessen wurde, Transaktionen zu erfassen, wie z. B. Zeit, Material oder externe Kosten, ist es immer möglich, dies zu einem abgeschlossenen Arbeitsauftrag hinzuzufügen. Es ist auch möglich, die Informationen in einem abgeschlossenen Arbeitsauftrag wieder zu verwenden. Dies wird durch Kopieren der Planungsdaten zu einem neuen Arbeitsauftrag vorgenommen. Dies ist nützlich, wenn der Verwaltungsaufwand verringert werden soll. Nach Speichern der geänderten Informationen muss der Status des Arbeitsauftrags auf „Beendet“ zurückgesetzt werden.
Um einen historischen Arbeitsauftrag erneut zu öffnen, klicken Sie auf den entsprechenden Seiten auf Wiedereröffnen. Wenn der Arbeitsauftrag wieder geöffnet wurde, kann er wieder gefunden werden, wenn aktive Arbeitsaufträge abgefragt werden. Ein wieder geöffneter Arbeitsauftrag erhält den Status „Arbeit ausgeführt“. Die Status „Gestartet“ und „Freigegeben“ können gegebenenfalls wiederhergestellt werden (abhängig von der verknüpften Arbeitsaufgabe und deren Status).
Die Arbeitsauftragshistorie wird in IFS/Instandhaltung und in IFS Cloud für Service Management verwendet.