Arbeitsauftrag vorbuchen
Erläuterung
Diese Aktivität dient zur manuellen Eingabe von Buchungselementwerten, die beim Erstellen von Finanztransaktionen verwendet werden. Diese Werte werden anhand der Buchungselement-Werte in IFS/Buchungsregeln validiert. Die Buchungselement-Werte werden später zum Erstellen von Finanztransaktionen für den Arbeitsauftrag verwendet. Die Vorbuchungsdaten überschreiben alle von der Buchungssteuerung erstellten Werte.
Die Vorgehensweise zum Festlegen der Vorkontierung für einen Arbeitsauftrag ist wie folgt:
- Wenn für das Anlagen-, VIM- oder lineare Anlageobjekt eine Vorkontierung definiert ist, werden erstens die Vorkontierungswerte von diesem in den Arbeitsauftrag kopiert.
- Wenn der Arbeitsauftrag aus einem Kundenauftrag erstellt wird, werden in der Vorkontierung des Arbeitsauftrags zweitens durch etwaige vorkontierte Buchungselementwerte des Kundenauftrags leere Buchungselemente vervollständigt/vorhandene Buchungselemente überschrieben.
- Wenn eine Servicevertragsposition mit dem Arbeitsauftrag verknüpft ist, werden in der Vorkontierung des Arbeitsauftrags drittens durch etwaige vorkontierte Buchungselementwerte der Servicevertragsposition leere Buchungselemente vervollständigt/vorhandene Buchungselemente überschrieben.
- Wenn eine Projektaktivität mit dem Arbeitsauftrag verknüpft ist, werden in der Vorkontierung des Arbeitsauftrags viertens durch die vollständige Vorkontierung (alle Buchungselementwerte) der Projektaktivität vorhandene Buchungselemente überschrieben. Der Projektcodeteil des Projekts überschreibt den vorhandenen Buchungselementwert und kann nicht geändert werden.
- Wenn ein Buchungselementwert, der manuell für den Arbeitsauftrag ausgewählt wurde, gemäß den oben genannten Regeln überschrieben/geändert wird, wird die Informationsmeldung „Vorhandene Vorkontierungen werden aktualisiert“ angezeigt.
Anwender können Buchungselementwerte auf der Seite Arbeitsauftrag bearbeiten manuell eingeben, indem sie auf den Befehl Vorkontierung klicken.
Voraussetzungen
Zur Eingabe der Informationen müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Im Feld „Überschreiben“ in der Buchungssteuerung muss bei den angegebenen Buchungstypen der Wert „Zulässig“ angezeigt werden.
- Die Buchungselementwerte, zum Beispiel die Kostenstelle, müssen unter Buchungselementwerte eingegeben worden sein.
- Der Arbeitsauftrag muss auf der Seite abgerufen worden sein.
Auswirkungen
Nach der Rückmeldung zu Personalkosten und externen Kosten werden vom System Finanztransaktionen erstellt. Alle von der Buchungssteuerung erstellten Werte werden überschrieben.
Hinweis: Finanztransaktionen für aus dem Lager entnommenes Material werden in IFS/Materialwirtschaft bearbeitet.