Bei der Terminbuchung werden ein oder mehrere geeignete Zeitfenster für eine neue oder bestehende Arbeitsaufgabe angefordert. Dann wird ein verfügbarer Slot ausgewählt, und die Arbeitsaufgabe ist auf die Ausführung in dem gewählten Slot beschränkt. Der Terminbuchungsprozess nutzt das Terminbuchungsmodul (Appointment Booking Engine, ABE), das Teil der Planungs- und Terminierungsoptimierungs-Suite ist.
Die Integration zwischen IFS Cloud und dem ABE ermöglicht die Buchung von Terminen für Arbeitsaufgaben/Anforderungsaufgaben.
Eine Arbeitsaufgabe/Anforderungsaufgabe wird über eine Terminanfrage von IFS Cloud an das Terminbuchungsmodul gesendet.
Das Terminbuchungsmodul gibt null oder mehr Angebote mit entsprechenden Slotwerten zurück, wobei der Wert durch Subtraktion der Ressourcen- und Reisekosten vom Wert der Arbeit berechnet wird. Ist der Wert negativ, wird kein Terminangebot für den betreffenden Slot gemacht.
Die Werte werden mit den Slots an IFS Cloud zurückgegeben und dem Anwender angezeigt, damit dieser den passendsten Slot auswählen kann.
Angebote werden für die im Datensatz definierte Periode ausgegeben (Tage im Fenster „Termin“ + Tage im Fenster „Terminierung“) oder für eine kürzere Periode, die über das Start-/Enddatum der Periode definiert wird. Auf der Seite „Terminbuchung“ gibt es Indikatoren, die für jedes Angebot anzeigen, ob es das erforderliche SLA erfüllt.
Eine Terminanfrage ist eine Nachricht von IFS Cloud an das ABE mit ausführlichen Informationen zu der zu buchenden Aktivität und den möglichen Slots, die berücksichtigt werden sollen.
Ein Terminangebot wird von dem ABE an IFS Cloud gesendet, wobei für jeden Slot angegeben wird, ob er angeboten werden kann. Für jeden Slot werden Start/Ende des vorgeschlagenen Termins definiert. Wenn ein Angebot erfolgt, werden alle angebotenen Slots reserviert, um zu vermeiden, dass andere Aktivitäten für dieselben Zeiten und Ressourcen gebucht werden. Die Angebote haben ein Zeitlimit und die Reservierung wird nach Ablauf des Zeitlimits automatisch aufgehoben. Die Standardeinstellung für die Zeitüberschreitung ist 10 Minuten.
Sobald ein Angebot angenommen wurde, sind alle anderen Slots nicht mehr reserviert.
Wenn Sie ein Terminangebot ablehnen, gibt das ABE alle angebotenen Slots frei.
Planungsaktivitätstypen müssen definiert worden sein. Die folgenden Terminierungsinformationen sollten pro Aktivitätstyp definiert und im Rahmen der Terminbuchung verwendet werden:
Eine Verfügbarkeit pro Aktivitätstyp. Die Verfügbarkeit definiert die Standardparameter, die während einer Terminbuchung verwendet werden.
Für einen Datensatz werden zwei Zeiträume festgelegt. Das Terminierungsfenster ist der Zeitraum, der vom DSE zur Planung von Aktivitäten verwendet wird, und das Terminfenster ist der Zeitraum, der für Termine verwendet wird. Der Zeitraum des Terminfensters wird ab dem Ende des Terminierungsfensters berechnet.
Wenn das ABE verwendet werden soll, muss zwingend ein Terminfenster definiert werden und der Prozesstyp muss auf „Termin“ gesetzt werden.
Die Terminvorlage ermöglicht die Definition eines Musters für Terminanfragen. Das System erstellt diese Terminanfragen automatisch intern über den Zeitraum der Terminbuchung. Bei der Buchung von Terminen ist es wichtig, die Anzahl der in Frage kommenden „Slots“ zu begrenzen. Das Terminbuchungsmodul (ABE) ist so konzipiert, dass sie schnell auf eine Terminanfrage reagiert. Es wird dringend empfohlen, nicht mehr als 20 Terminangebote anzufordern. Die Terminvorlage definiert den Terminmodus (Termin zu beginnen/Termin abzuschließen), die Zeitzone, die Länge des Terminfensters, die Anzahl der Slots, das Tagesmuster und die Option „Automatische Anfrage“ (sofort nach Öffnen der Terminbuchungsseite eine Anfrage an das ABE stellen). Eine Terminvorlage ist mit einer oder mehreren Terminvorlagenpositionen verknüpft. Die Terminvorlage sollte definiert und eine Standard-Terminvorlage für den Terminplanungs-Aktivitätstyp festgelegt werden, um die Terminbuchung durchzuführen.
Der Terminvorlagenposten definiert die Slots, die für eine Terminvorlage verwendet werden sollen.
Weitere Informationen über die Terminierungsparameter im Zusammenhang mit der Integration von Planungs- und Terminierungsoptimierung finden Sie bei der Aktivität Terminierungskonfiguration definieren.
Um einen Termin für eine Arbeitsaufgabe / Anforderungsarbeitsaufgabe / Bündelaufgabe / Anforderungsbündelaufgabe zu buchen, muss die Aufgabe einen Status haben, der unter Arbeit gestartet liegt.
Wenn das Kontrollkästchen Terminanforderung aktiviert ist, kann die Aufgabe nur mit Termin freigegeben werden. Wenn Sie sie ohne Termin freigeben möchten, müssen Sie dies begründen.
Damit eine Terminbuchung für eine Arbeitsaufgabe / Anforderungsarbeitsaufgabe / Bündelaufgabe / Anforderungsbündelaufgabe erfolgen kann, muss für sie Folgendes gelten:
Hinweis: Wenn die Option „Aus der Ferne erfüllt“ aktiviert ist, ist der Standort nicht erforderlich, um einen Termin zu buchen.
Die Terminsitzung folgt einem Workflow.
| Status | Bezeichnung |
| Vorläufig | Eine Terminbuchung wird im Status „Vorläufig“ gestartet. Die Standardparameter werden aus der Verfügbarkeit geladen und sind mit der Arbeitsaufgabe (über den Arbeitstyp) verknüpft. |
| Slots generiert | Wenn eine gültige Gruppe von Verfügbarkeits-/Zeitraumparametern für die Arbeitsaufgabe/Anfrageaufgabe existiert, werden die Parameter verwendet, um Terminzeiträume zu generieren und die Sitzung wechselt automatisch in den Status „Zeiträume generiert“. Die Slots werden in der Tabelle/im Kalender angezeigt. |
| Anforderung verschickt | Nachdem Slots generiert wurden, wird die Schaltfläche „Anforderung“ betätigt. Nach Auswahl der Schaltfläche „Anforderung“ wechselt der Status zu „Anforderung verschickt“. Eine Nachricht wird an das ABE gesendet. Währenddessen können die Felder des Buchungsformulars nicht geändert werden. |
| Angebot eingegangen | Wenn eine Reihe von Angeboten vom ABE eingeht, werden die Details der Angebote in Bezug auf jeden Slot aktualisiert und der Status ändert sich zu „Angebot eingegangen“. Wenn ein Slot mit einem Angebot verbunden ist, werden der Angebotswert, der Angebotsrang und die Angebotszeiten angezeigt. Die Angebote können abgelehnt werden. Der Status wird wieder auf „Slots generiert“ zurückgesetzt, woraufhin die Parameter bearbeitet werden können und eine neue Anforderung versendet werden kann. |
| Angebot akzeptiert | Sobald ein Angebot angenommen wird, schließt sich das Terminbuchungsformular automatisch. Die Details zum gebuchten Terminmodus und die Daten des Termins für die Arbeitsaufgabe werden in Arbeitsaufgabe/Planung/Allgemein festgelegt. Für Anforderungsaufgaben werden sie in Arbeitsaufgabe - Planung & Zuweisung/PSO-Planungsinformationen festgelegt. |
Die Verfügbarkeitsparameter können im Status „Vorläufig“ und „Slots generiert“ bearbeitet werden.
Sie können eine Slot-ID auswählen, die die Slotlänge und das Slotfenster steuert.
Das Periodenstart- und Periodenenddatum werden standardmäßig von der Verfügbarkeit übernommen (und unter Verwendung von Periodenstart-Offset und Periodenlänge berechnet).
Der Terminmodus wird über die Verfügbarkeit festgelegt, kann jedoch bearbeitet werden. „Termin für Start“ bedeutet, dass nur die Startzeit im ausgewählten Slot liegen muss. Bei „Termin für Ende“ muss die gesamte Aktivität in den Slot passen, was bedeutet, dass der Slot länger sein muss als die Dauer der Aktivität.
Die Slots werden ausgehend von der Slotlänge und vom Verfügbarkeitskalender für die durch Start- und Enddaten definierte Periode definiert. Slots werden nur für Arbeitszeiten erstellt. Die Verfügbarkeit von Slots wird über die Einstellungen zur Terminverfügbarkeit gesteuert.
Alle diese Parameter können entweder direkt oder durch Auswahl einer anderen Slot-ID bearbeitet werden. Wenn eine Änderung vorgenommen wurde, müssen die Änderungen durch Betätigung der Schaltfläche Anwenden gespeichert werden. Die ursprünglichen Standardeinstellungen können mit der Schaltfläche Standard zurückgesetzt werden.
Sobald Angebote eingegangen sind, können nur die Felder Slot Wertfaktor und Slot verfügbar bearbeitet werden.
Ein Termin kann auch umgebucht werden. Eine Änderung des bestehenden Termins erfolgt erst, wenn ein neues Angebot angenommen wird.
Wenn eine Umbuchung erfolgt ist, wird ein Journaleintrag für den Arbeitsauftrag erfasst, als Unterstützung bei der Analyse der Buchungen und zur Sicherstellung, dass vollständige Aufzeichnungen geführt werden.
Wenn ein Angebot angenommen wird, das außerhalb der primären SLA-Periode liegt, ist ein Ursachencode erforderlich.
Terminslots innerhalb des SLA-Zeitraums werden mit einem grünen Balken gekennzeichnet. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um den genauen SLA-Zeitraum handelt, sondern lediglich um einen Anhaltspunkt für die Anwenderfreundlichkeit. Der genaue SLA-Zeitraum mit den Zeiten wird im Abschnitt Termindetails angezeigt.
Hinweis: Wenn der ausgewählte Slot nicht innerhalb des SLA-Zeitraums liegt, muss ein Ursachencode eingegeben werden, um mit der Buchung fortzufahren. Diese werden im Ereignisprotokoll aufgezeichnet.
Im Fenster Terminbuchung ist die Option Termin überschreiben als Option verfügbar, um einen Termin außerhalb der angegebenen Zeiträume zu buchen. Im Dialogfeld Termin überschreiben ist es möglich, den Terminzeitraum für die Arbeit manuell zu erstellen. Der Anwender kann eine Start- und Endzeit für den Terminzeitraum eingeben, die für die Arbeitsaufgabe/Anforderungsaufgabe angewendet wird.
Hinweis: Wenn ein Termin überschrieben und manuell über die Seite Termin überschreiben erstellt wird, wird er nicht als Terminanforderung an das Terminierungsmodul gesendet. Dies bedeutet, dass ein als Überschreibungstermin eingegebener Terminzeitraum nicht berücksichtigt, ob während des gebuchten Zeitraums Ressourcen verfügbar sind oder ob die Einschränkungen für die Aktivität der Arbeitsaufgabe/Anfrageaufgabe während dieses Zeitraums erfüllt werden können.
Wenn das Terminfenster als Termin überschreiben erstellt wird, wird der SLA-Planungstyp für die Arbeitsaufgabe/Anforderungsaufgabe als der für Termine verwendete definierte SLA-Planungstyp festgelegt. Der Terminmodus wird über den beim Überschreiben des Termins definierten Terminmodus festgelegt. Das Start- und Enddatum des Terminslots werden ebenfalls festgelegt. Die Arbeitsaufgabe/Anforderungsaufgabe wird jetzt als gebuchter Termin betrachtet und an das zu planende Terminierungsmodul gesendet.
Wenn der manuell erstellte Slot für den Überschreitungstermin nicht innerhalb des SLA-Zeitraums liegt, muss ein Ursachencode eingegeben werden, um die Buchung fortzusetzen, der im Ereignisprotokoll protokolliert wird.
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