Damit Sie innerhalb Ihrer Beschaffungsorganisation strategisch arbeiten können, müssen Sie die eingekauften Produkte und Dienstleistungen kategorisieren und die Ausgabenmuster innerhalb der Kategorien verstehen können, um Strategien und Ziele für die Beschaffungsorganisation festzulegen.
Dieses Thema ist in zwei Abschnitte unterteilt. Im ersten wird die Kategorisierung anhand des Beschaffungskategoriensortiments und im zweiten die Ausgabenanalyse beschrieben.
Mit dem Beschaffungskategoriensortiment können Sie eine Hierarchie von Kategorien erstellen, in der Sie Produkte und Dienstleistungen mit ähnlichen Merkmalen in einer gemeinsamen Kategorie unter Verwendung verschiedener Dimensionen gruppieren können. Die Kategorien dienen dann als Grundlage für Ihre strategische Planung innerhalb der Beschaffung.
Die Beschaffungskategoriensortimente basieren auf den normalen Artikelsortimentstrukturen, weisen aber auch beschaffungsspezifische Dimensionen auf. Ein Sortiment, das als Beschaffungskategoriensortiment gekennzeichnet ist, kann auch alle Funktionen verwenden, die für ein reguläres Sortiment verfügbar sind. Sie können eine beliebige Anzahl von Ebenen in der Struktur haben und Kategorisierungsdimensionen mit einer beliebigen Ebene in der Struktur verknüpfen.
Es muss definiert werden, welche Firmen das Sortiment verwenden und ob das Kategoriensortiment der Standard für die Firma ist oder nicht. Das Standardsortiment wird verwendet, um eine Kategorie für Bestellpositionen zu finden, die in der Firma erstellt wurden, was für Ad-hoc-Anfragen im Einkauf verwendet wird. Die Funktion Ausgabenanalyse kann jedoch jede der Sortimentsstrukturen verwenden, die für die Firma eingerichtet wurde. Beachten Sie, dass bei der Kategorisierung von Bestellpositionen die unten beschriebene Buchungselementdimension nicht berücksichtigt wird.
Es ist möglich, eine oder mehrere verantwortliche Personen (Vertreter) für eine Kategorie und ihre Rollen einzurichten. Einer der Vertreter kann als Hauptvertreter für die Kategorie markiert werden.
Die Vertreter können entweder für die Kategorie global (alle Firmen) oder lokal pro Firma verantwortlich sein. Lokal definierte Vertreter haben eine höhere Priorität als global definierte Vertreter.
Wenn ein Mitarbeiter zu einem Knoten in der Struktur (Kategorie) hinzugefügt wird, wird der Vertreter auch an alle Unterknoten (Unterkategorien) in der Struktur vererbt. Dies kann auf jeder Ebene in der Struktur überschrieben werden.
Um die beschafften Produkte und Dienstleistungen zu kategorisieren, können Sie eine Reihe verschiedener Dimensionen verwenden, die mit der Kategoriensortimentstruktur verknüpft sind. Je nach Quelle des beschafften Produkts oder Dienstleistung sind verschiedene Dimensionen anwendbar. Wenn das System eine Ausgabentransaktion kategorisiert, versucht es anhand der vordefinierten Abfolge der Dimensionen eine Kategorie anhand der unten angegebenen Details zu finden.
Für Bestellpositionen können (in Prioritätsreihenfolge) die folgenden Dimensionen verwendet werden:
Für Zusatzkostenpositionen für Bestellungen können (in Prioritätsreihenfolge) die folgenden Dimensionen verwendet werden:
Für Fremdleistungsverträge können die folgenden Dimensionen verwendet werden (in Prioritätsreihenfolge):
Für manuell gebuchte Rechnungen (einschließlich extern geladener Rechnungen) wird die folgende Dimension verwendet:
Für Spesen können die folgenden Dimensionen verwendet werden (in Prioritätsreihenfolge):
Die historischen Ausgaben innerhalb einer Kategorie analysieren zu können, ist eine Voraussetzung, um die Beschaffungsmuster innerhalb der Kategorie verstehen zu können und auf dieser Grundlage Strategien und Ziele für die zukünftige Beschaffungsorganisation festlegen zu können. Sie müssen verstehen, was Sie kaufen, von wem Sie kaufen, wer kaufen, wie oft usw. Dies wird Ausgabenanalyse genannt und ist ein zentraler Bestandteil des strategischen Planungsprozesses.
Der Ausgabenanalyseprozess kann in vier verschiedene Schritte unterteilt werden, die unten ausführlicher beschrieben werden.
Erstellen Sie eine Analyse-ID und geben Sie an, welches Beschaffungskategoriesortiment als Grundlage für die Kategorisierung verwendet werden soll, in welcher Währung die Analyse durchgeführt werden soll, ab welchem Datum die Daten erfasst werden sollen und welche Quellen in die Analyse aufgenommen werden sollen. Für Spesen können Sie auch festlegen, welche Spesenarten in die Ausgabenanalyse einbezogen werden sollen.
Identifizieren Sie die Firmen, die Sie in die spezifische Analyse aufnehmen möchten, und wenn die Analysewährung der Firma nicht Buchhaltungs- oder Parallelwährung ist, muss auch angegeben werden, welcher Währungskurstyp beim Umwandeln der Werte in die Analysewährung verwendet werden soll.
Beim Ausführen des Jobs zur Generierung der Ausgabenanalysedaten übernimmt das System Ausgabentransaktionen aus verschiedenen Quellen in der Anwendung und kategorisiert jede Transaktion basierend auf den in Ihrem Beschaffungskategoriensortiment festgelegten Dimensionen.
Wenn der Job für eine Analyse-ID ausgeführt wird, werden die Daten basierend auf den Analyseeinstellungen zusammengefasst. Das System erfasst alle Ausgabentransaktionen, die seit der letzten Ausführung des Jobs erstellt wurden, und fügt der Analyse neue Positionen hinzu. Bei Quellen, die sich auf Rechnungen beziehen, werden nur Ausgabentransaktionen berücksichtigt, bei denen die Rechnungen innerhalb des Zeitraums Endgültig gebucht worden sind, und bei Ausgaben werden nur Genehmigte Ausgaben berücksichtigt.
Der Job kann entweder direkt einmal gestartet oder regelmäßig ausgeführt werden (z. B. wöchentlich oder monatlich). Der Anwender, der den Job startet, muss Zugriff auf alle Firmen und Standorte haben, die in der Ausgabenanalyse für den Job enthalten sind, der im Hintergrund ausgeführt werden soll.
Wenn die Daten generiert wurden, können Sie die Daten bereinigen und neu kategorisieren, bevor Sie die eigentliche Analyse durchführen. Folgende Aktivitäten können ausgeführt werden:
Da große Datenmengen vorhanden sind, empfiehlt es sich, die Analyse mit einem dedizierten Business Intelligence-Tool durchzuführen, das die Informationsquellen und Tabellenmodelle als Grundlage verwendet. Es gibt eine Informationsquelle namens Ausgabenanalyse, auf die von IFS Business Reporter zugegriffen werden kann, sowie ein Tabellenmodell und einen Beispielbericht in Power BI.