Der Prozess Lieferantenrechnung mit Bestellung ausziffern wird verwendet, um Wareneingänge, Miettransaktionen, Zusatzkosten, Teilzahlungen und/oder Sicherheitsleistungen (von der Abwicklung der Austauschbestellung) mit Lieferantenrechnungen auszuziffern und Preisänderungen für vorhandene Auszifferungen vorzunehmen. Für diesen Prozess ist es erforderlich, dass IFS/Einkauf installiert ist und Bestellungen eingegeben wurden. Es können Rechnungen mit Bestellungen abgeglichen werden, die beim Eingang noch erfasst werden müssen. Sobald die Bestellung als eingegangen erfasst wurde, wird die Rechnung automatisch mit der Bestellung ausgeziffert. Mithilfe der Auszifferungsfunktion lässt sich steuern, dass nur tatsächlich eingegangene Artikel ausgeziffert werden, und dass die Spesenbuchungen für diese Artikel als einzelne Buchungspositionen auf die Rechnung übertragen werden. Es wird verhindert, dass zweimal für die gleichen Artikel oder für zurückgesendete Artikel bezahlt wird. Bei Mietartikeln aus Bestellungen wird die Rechnung nicht mit der Anlieferung, sondern den auf Basis von Mietereignissen generierten Miettransaktionen ausgeziffert.
Bevor die Auszifferung durchgeführt werden kann, müssen eine oder mehrere Bestellungen mit der Rechnung verknüpft werden, wenn die Rechnung eingegeben wird. Die Verknüpfung wird vorgenommen, indem die Bestellnummer auf der Rechnung festgelegt wird. Die Auszifferung wird gleichzeitig mit der endgültigen Buchung der Rechnung durchgeführt. Wenn die Eingänge oder Miettransaktionen ausgeziffert sind, werden automatisch Kostenbuchungen auf Grundlage der Bestellinformationen auf der Rechnung erstellt. Wenn die Rechnung gespeichert ist, wird ein Beleg der Funktionsgruppe J erstellt, vorausgesetzt, dass die Rechnung vorher im System als vorläufig gebucht erfasst wurde. In diesem Fall wurden die vorläufigen Buchungen für einen Beleg der Funktionsgruppe I gemacht. Wenn die Rechnung bei der ersten Erfassung bereits ausgeziffert wird, wird beim Speichern ein Beleg der Funktionsgruppe I erstellt. Buchungen für Lieferantenverbindlichkeiten und Steuern werden mit der Buchungssteuerung auf dem Beleg der Funktionsgruppe I erstellt.
In IFS/Einkauf erfasste Eingänge oder Bestellungen, für die Miettransaktionen generiert wurden, können auf der Seite Manuelle Lieferantenrechnung mit dem Befehl Rechnungsprüfung ausgeziffert werden. Auf dieser Seite werden alle Bestellpositionen, die empfangen wurden und deren Qualität geprüft wurde oder die Miettransaktionen enthalten, angezeigt. Die Menge, der Brutto- und Nettopreis, der Skonto, die Zusatzkosten und der fakturierte nicht abzugsfähige Steuerbetrag können auf jeder Bestellposition geändert werden. Dabei werden die auf der Rechnung erstellten Buchungspositionen nicht speziell mit einzelnen Rechnungspositionen, sondern als Kostenbuchungen für den Gesamtnettobetrag plus dem nicht abzugsfähigen Gesamtsteuerbetrag verknüpft.
Eine Auszifferung kann auch zwischen einzelnen Rechnungspositionen durchgeführt werden. In diesem Fall werden die Spesenbuchungen mit jeder Bestellposition, d. h. jedem eingekauften Artikel, verknüpft. Diese Funktion steht auf der Seite Manuelle Lieferantenrechnung zur Verfügung, indem die Rechnungsposition ausgewählt wird, die ausgeziffert werden soll, und dann der Befehl Rechnungsprüfung nach Position ausgewählt wird. Spesenbuchungen werden automatisch abgerufen, da einzelne Buchungspositionen bei der Durchführung der Auszifferung mit spezifischen Rechnungspositionen verknüpft sind. Sobald diese Aktivität durchgeführt wurde, sind die Spesenbuchungen für jeden Einkaufsartikel eindeutig festgelegt und mit jeder Rechnungsposition verknüpft, so wie die Vorkontierungen mit einzelnen Bestellpositionen verknüpft sind.
Eine Auszifferung kann auch bei Liefereingängen auf der Bestellung durchgeführt werden, wenn es mehrere Lieferungen und Rechnungen für eine Bestellung gibt. In diesem Fall muss normalerweise eine Eingangsreferenz in die Rechnung eingegeben werden. Die Buchungen werden automatisch aus der Bestellung abgerufen.
Eine andere Möglichkeit zur Auszifferung kann durchgeführt werden, indem einzelne Rechnungspositionen mit Spesenbuchungen ausgeziffert werden, die mit jeder Bestellposition verknüpft sind, d. h. jeder Einkaufsartikel und die Rechnungspositionen enthalten Informationen zu Artikelnummern/Zusatzkostentypen. Diese Funktion steht auf der Seite Manuelle Lieferantenrechnung zur Verfügung. Wählen Sie den Befehl Rechnungsprüfung aus. Rechnungspositionen werden automatisch mit den empfangenen Bestellpositionen ausgeziffert, wenn die Auftragsnummer mit der Artikelnummer übereinstimmt. Die Spesenbuchungen werden automatisch abgerufen, da einzelne Buchungspositionen mit den ausgezifferten Rechnungspositionen verknüpft sind, nachdem die Auszifferung durchgeführt wurde. Die Spesenbuchungen für jeden Einkaufsartikel werden eindeutig festgelegt und mit einer Rechnungsposition mit den gleichen Informationen verknüpft.
Der Vorgang Einkaufspreis anpassen wird verwendet, wenn der Preis bereits ausgezifferter Einkaufsartikel korrigiert werden muss und eine neue Rechnung mit der Preiskorrektur eingegangen ist. Für alle Bestellpositionen, für die eine Preiskorrektur erforderlich ist, muss die Preisdifferenz definiert werden, damit danach eine Auszifferung zwischen den Bestellpositionen mit dem geänderten Preis und der Rechnung mit der Preiskorrektur durchgeführt wird. Die Seite, auf der die Preiskorrektur durchgeführt wird, kann über die Seite Manuelle Lieferantenrechnung aufgerufen werden, indem der Befehl Einkaufspreisanpassung ausgewählt wird. Eine Preiskorrektur ist nur für eine Position gültig, die bereits fakturiert wurde, und wird daher auf der Seite Buchen aus Bestellung nicht angezeigt. Eine Preiskorrektur betrifft nur Preisdifferenzbuchungen und Buchungen der nicht abzugsfähigen Steuer. Sobald diese Aktivität durchgeführt wurde, werden die Preisdifferenzbuchungen und die Buchungen der nicht abzugsfähigen Steuer automatisch von der Rechnung abgerufen.
Preisdifferenzbuchungen und Buchungen der nicht abzugsfähigen Steuer werden automatisch abgerufen, da einzelne Buchungspositionen bei der Durchführung der Auszifferung mit der Rechnungsposition verknüpft sind. Sobald diese Aktivität durchgeführt wurde, werden die Preisdifferenzbuchungen und die Buchungen der nicht abzugsfähigen Steuer für jeden Einkaufsartikel eindeutig festgelegt und mit jeder Rechnungsposition verknüpft, die eine Preiskorrektur enthält.
Eine Preiskorrektur kann auch zwischen einzelnen Rechnungspositionen einer Rechnung durchgeführt werden, die Preiskorrekturen und ausgezifferte Bestellpositionen enthält. Diese Funktion steht auf der Seite Manuelle Lieferantenrechnung zur Verfügung, indem die Rechnungsposition, die ausgeziffert werden soll, und dann der Befehl Einkaufspreisanpassung ausgewählt wird. Preisdifferenzbuchungen werden automatisch abgerufen, da einzelne Buchungspositionen bei der Durchführung der Auszifferung mit der Rechnungsposition verknüpft sind. Sobald diese Aktivität durchgeführt wurde, werden die Preisdifferenzbuchungen für jeden Einkaufsartikel eindeutig festgelegt und mit jeder Rechnungsposition verknüpft, die eine Preiskorrektur enthält.
Wenn eine ausgezifferte Rechnung storniert wird, werden alle mit dieser Rechnung ausgezifferten oder verknüpften Positionen zurückgesetzt. Je nach Typ der verwendeten Auszifferung wird die zu berechnende Menge, die in IFS/Einkauf angezeigt werden kann, anders behandelt.
Die Auszifferungsfunktion kann in den folgenden Fällen verwendet werden:
Die normale Sollrechnungsoption wird für eine regelmäßige Auszifferung zwischen einer Lieferantenrechnung und Bestellpositionen verwendet. Es gibt zwei Optionen, die für die Auszifferung von Gutschriften mit Bestellpositionen verwendet werden, wenn Artikel vom Lieferanten entweder für „Gutschrift“ oder „Nacharbeit“ zurückgesendet werden. Die Option „Rückgabemenge zur Gutschrift“ und die Option „Rückgabemenge zur Nacharbeit“ können nur für Einkaufsartikel im Lager verwendet werden. Andere Einkaufsartikeltypen müssen manuell gebucht werden, wenn sie zurückgesendet werden. Die letzte Auszifferungsoption wird verwendet, wenn Artikel als Ausschuss deklariert werden und wenn keine Gutschrift vom Lieferanten notwendig ist oder angenommen wird.
Hinweis: Es ist kein zusätzlicher Parameter für die Verwendung von „Preis inkl. Steuer“ für manuelle Lieferantenrechnungen vorhanden. Die Rechnungsauszifferung erfolgt auf Basis der Nettobeträge, unabhängig der Einstellungen von „Preis einschließlich Steuer“. Beim Ausziffern einer Lieferantenrechnung mit einer Bestellung, bei der die Option Preis inkl. Steuern verwenden aktiviert ist, wird empfohlen, den Bruttobetrag als Betragseingabemethode für die Firma im Abschnitt Rechnung auf der Seite Firma zu verwenden.
Prüfen Sie vor der Eingabe von Informationen, ob die Basisdatenanforderungen (BDA) gemäß den Anweisungen in „Basisdaten für das Rechnungswesen definieren“, d. h. dem Prozess „Basisdaten für die Kreditorenbuchhaltung eingeben“, eingerichtet wurden.