Der Prozess „Elektronische XML-Rechnungen empfangen“ dient zum Empfangen elektronischer Rechnungen in IFS Cloud zusammen mit dem Rechnungsbild und allen Anhängen, die in der empfangenen XML-Nachricht enthalten sind.
Der Prozess des Empfangens einer E-Invoice beginnt mit einer eingehenden XML-Datei. IFS Connect liest die XML-Datei und bearbeitet die eingehende e-Invoice. Die Rechnung wird mit E-INVOICE-Erstellerreferenz in der Schnittstelle für externe Lieferantenrechnung erstellt.
Es gibt zwei Möglichkeiten für das Empfangen eines Rechnungsbilds: Eine XML-Datei kann mit einem eingebetteten Rechnungsbild oder mit einem Verweis auf eine Bilddatei empfangen werden. Wenn eine Buchungsvorschlagsfirma verwendet wird, kann die Rechnung selbst dann automatisch basierend auf den Informationen in der empfangenen Nachricht erstellt werden, wenn die Nachricht das Bild nicht enthält. Außerdem können alle anderen Anhänge, die in der E-Invoice-Nachricht enthalten sind, empfangen werden. Das Rechnungsbild und Anhänge können in der Schnittstelle für externe Lieferantenrechnungen angezeigt werden.
Die externe Lieferantenrechnung wird untersucht, geprüft und erstellt. Wenn die Option Automatische Genehmigung auf der Registerkarte „Lieferanten/Rechnung/Standardeinstellungen für Nachricht“ aktiviert ist, werden die Schritte des Prüfens und Erstellens automatisch durchgeführt. Das Feld Mediencode auf der Registerkarte „Lieferant/Rechnung/Standardeinstellungen für Nachricht“ muss den Wert E-INVOICE aufweisen und das Feld Genehmiger-ID muss einen Wert enthalten, damit in IFS Cloud eine e-Invoice-Nachricht eingeht.
Das empfangene Rechnungsbild und alle in der Nachricht enthaltenen Anhänge werden automatisch in IFS/Dokumentenmanagement eingecheckt, wenn die Rechnung erstellt wird. Diese Dokumente können auf unterschiedlichen Rechnungsseiten in IFS/Kreditorenbuchhaltung angezeigt werden. Um das Rechnungsbild und die Anlagen in IFS/Dokumentenmanagement einchecken zu können, müssen entsprechende Informationen angegeben werden.
E-Invoices können selbst dann empfangen werden, wenn IFS/Lieferantenrechnungsarbeitsablauf und IFS/Dokumentenmanagement nicht installiert sind. Empfangene Dokumente sind dann über die Seite Manuelle Lieferantenrechnung und die Seite Analyse Lieferantenrechnungen zugänglich.
Wenn eine Rechnung im Prozess "Empfangen" nicht mehr bearbeitet wird (d. h. aufgrund eines Fehlers), kann die Rechnung entweder in der Schnittstelle "Externe Lieferantenrechnung" oder in IFS/Lösungsmanager gefunden werden.
Bevor der Prozess des Empfangens von Rechnungen gestartet wird, muss sichergestellt werden, dass die Basisdatenanforderungen (BDA) entsprechend den Anweisungen in der Basisdateneinstellung für das Dokument „Elektronische XML-Rechnungen empfangen“ in „Themen“ in IFS Cloud eingerichtet wurden.