Die Prozesse zum Eingeben und Buchen von Lieferantenrechnungen mit einem Buchungsvorschlag werden verwendet, um Buchungen und Berechtigungen von Buchungen einer Rechnung zu behandeln. Der Prozess kann mit einem hohen Grad an Automatisierung eingerichtet werden. Er umfasst eine automatische Auszifferung der Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen, eine automatische Berechtigung der Buchungspositionen und die endgültige Buchung des Buchungsvorschlags. Es ist auch möglich, die Buchungspositionen manuell zu bearbeiten und diese, wenn erforderlich, zu genehmigen.
Der Prozess beginnt mit der Rechnung, die die Firma erhält. Die Rechnungen werden in das System durch eine geeignete Methode eingegeben, zum Beispiel werden Papierrechnungen eingescannt und durch eine externe Anwendung interpretiert, und in das System eingegeben. Wenn die Rechnungen erstellt sind, werden auch Buchungsvorschläge erstellt. Wenn die Rechnung eingescannt oder manuell eingegeben wurde, ist es möglich, ein Bild der Rechnung hinzuzufügen. Dieses Bild kann im Arbeitsfluss und in anderem Fenstern in der Anwendung angezeigt werden.
Ein Buchungsvorschlag kann Buchungen für die Rechnungen enthalten, die von Bestellungen abgerufen werden. Wenn der Buchungsvorschlag nach der automatischen Auszifferung mit einer Bestellung abgeglichen wird, müssen die Buchungen im Vorschlag nicht bearbeitet werden. Wenn es Differenzen gibt, kann die Firma so eingerichtet werden, dass eine Toleranzposition für den angegebenen Grenzwert automatisch erstellt wird, oder eine Buchungsposition wird zum Ausgleichen der Rechnung manuell eingegeben. Wenn der Buchungsvorschlag mit der Lieferantenrechnung ausgeglichen wird, erhält er den Status Ausgeglichen.
Ein Buchungsvorschlag kann auch Buchungen für die Rechnungen enthalten, die mit Fremdleistungsvertrags-Zahlungszertifikaten ausgeziffert werden. Wenn Fremdleistungsvertrags-Zahlungszertifikate ausgeziffert werden, werden Buchungen manuell zum Vorschlag hinzugefügt. Dazu wird die Befehlsoption Zertifikate pro Position ausziffern auf den Buchungsvorschlagspositionen ausgewählt. Wenn eine Differenz vorhanden ist, müssen manuell die Buchungspositionen zum Ausgleichen des Vorschlags eingegeben werden. Wenn der Vorschlag den Status Ausgeglichen hat, kann die Lieferantenrechnung abschließend gebucht werden.
Die Genehmigung von Buchungen kann ausgeschlossen oder obligatorisch sein.
Gemäß den Zuweisungsregeln des Genehmigers und den Genehmigungsverfahren, die für die Firma angegeben wurden, werden die Genehmiger automatisch mit dem Buchungsvorschlag verknüpft. Wenn ein Buchungsvorschlag für eine Rechnung vorhanden ist (sowohl manuell eingegeben als auch auf einer Bestellung basierend), wird eine Zuweisungsregel des Genehmigers auf der Grundlage der Informationen im Buchungsvorschlag, wie z. B. Priorität, Betrag, Lieferant und Buchungselemente, auf den Vorschlag angewendet. Mithilfe des Genehmigungsverfahrens, das mit der Zuweisungsregel des Genehmigers verknüpft ist, werden Personen mit ihren Rollen identifiziert, um den Genehmigungsprozess zu vereinfachen.
Die Genehmigung kann so eingerichtet werden, dass sie automatisch durchgeführt wird, sodass kein manueller Eingriff erforderlich ist, um die Genehmigung abzuschließen. Es können auch Genehmiger manuell verknüpft und die Rechnungen manuell freigegeben werden. Wenn eine Genehmigung in IFS/Einkauf durchgeführt wird, können die gleichen Genehmiger als Genehmiger für die Buchungspositionen der Rechnung verwendet werden. Genehmiger für die Rechnung können auch unabhängig von den Genehmigern eingerichtet werden, die in IFS/Einkauf verwendet werden. Genehmiger können die Rollen von Genehmigern oder Bestätigern besitzen. Ein Genehmiger freigegeben die Rechnung, während ein Bestätiger eine Rechnung bestätigt. Wenn die Genehmigung des Buchungsvorschlags durchgeführt wird, ist der Vorschlag bereit für die Buchung. Ist die Berechtigung auf Ausschluss gesetzt, ist der Buchungsvorschlag erst dann endgültig buchbar, wenn er ausgeglichen ist. Der Buchungsvorschlag kann bearbeitet werden, bis er schließlich gebucht wird.
Die endgültige Buchung eines Buchungsvorschlags wird als ein separater Schritt vorgenommen. Die Genehmigung der Lieferantenrechnung für die Zahlung kann vor oder nach der endgültigen Buchung durchgeführt werden.
Bevor Informationen eingegeben werden, müssen Sie sicherstellen, dass die Basisdatenanforderungen (BDA) gemäß den Anweisungen in den BDA für die Buchungsgenehmigung eingerichtet wurden., sofern Buchungsgenehmigung verwendet werden soll.