Der Prozess Lieferantenrechnung wird verwendet, um Lieferantenrechnungen einzugeben und zu buchen, das Lieferantenbuch mit Lieferantenrechnungen zu aktualisieren, die in einem externen System (nicht IFS) erstellt wurden, und um Informationen zu Lieferanten und Lieferantenrechnungen anzuzeigen.
Der Prozess Lieferantenrechnung wird in drei Prozesse unterteilt:
Der Prozess Lieferantenrechnung eingeben und buchen wird verwendet, um grundlegende Rechnungsinformationen einzugeben, Lieferantenrechnungen mit Bestellungen abzugleichen, endgültige Kostenbuchungen hinzuzufügen, Rechnungen für die Bezahlung zu genehmigen und Lieferantenrechnungen zu stornieren. Der Prozess ist in fünf Unterprozesse unterteilt.
Der Unterprozess "Wareneingang" wird für die erste grundlegende Registrierung der Lieferantenrechnungen im System verwendet. Die Seite Manuelle Lieferantenrechnung wird hauptsächlich verwendet, um Lieferantenrechnungen einzugeben, wenn Kostenbuchungen bekannt sind, und/oder um vorläufig gebuchte Rechnungen einzugeben.
Der Unterprozess Lieferantenrechnung mit Bestellung abgleichen wird verwendet, um Lieferantenrechnungen mit Wareneingängen abzugleichen und um Preisänderungen für bereits abgeglichene Bestellpositionen zu vorzunehmen. Wenn der Abgleich durchgeführt wurde, werden die endgültigen Kostenbuchungen für die erhaltenen Auftragspositionen auf der Rechnung gemäß Buchungsanweisungen automatisch erstellt, die mit jeder Bestellposition verknüpft sind. Es ist möglich, beim Abgleichen von Lieferantenrechnungen die firmenübergreifende Funktion zu verwenden, bei der die eigene Firma die gesamte Rechnung bezahlt, aber die Bestellpositionen zu verschiedenen Firmen gehören. In diesem Fall werden die Kosten in Bezug auf jede Bestellposition an die entsprechenden Firmen verteilt. Für diesen Unterprozess ist es erforderlich, dass IFS/Einkauf installiert ist und Bestellungen eingegeben wurden. Die gekauften Waren müssen außerdem eingegangen und als erhalten gemeldet sein.
Der Unterprozess "Lieferantenrechnung mit Fremdleistungsvertrags-Zahlungszertifikat abgleichen" dient zum Abgleichen von Lieferantenrechnungen mit Zahlungsbescheinigungen, die für Fremdleistungsverträge ausgegeben wurden. Fremdleistungsverträge müssen in die Lieferantenrechnung eingegeben werden, damit die Rechnung mit den Zahlungsbescheinigungen abgeglichen werden kann, die für den Fremdleistungsvertrag erstellt wurden. Für diesen Unterprozess muss IFS/Vertragsmanagement installiert sein, und Fremdleistungsverträge müssen eingegeben worden sein. Die Fremdleistungsbescheinigungen müssen zudem bescheinigt werden, bevor sie mit einer Lieferantenrechnung abgeglichen werden können.
Der Unterprozess Lieferantenrechnung buchen wird verwendet, um Kostenbuchungen auf Lieferantenrechnungen manuell einzugeben. Es ist möglich, die firmenübergreifende Funktion bei Lieferantenrechnungen zu verwenden, bei denen die eigene Firma die gesamte Rechnung bezahlt, aber die Beschaffungskosten an eine oder mehrere angeschlossene Firmen verteilt werden müssen.
Der Unterprozess Zahlungsplan genehmigen wird verwendet, um Lieferantenrechnungen für Zahlungen zu genehmigen.
Der Unterprozess Lieferantenrechnung stornieren wird verwendet, um Lieferantenrechnungen zu stornieren. Lieferantenrechnungsdetails, die keine Änderung der Buchungen beinhalten, z. B. Zahlungsbedingungen und Genehmiger, können immer geändert werden. Um Details zu ändern, wie z. B. Betrag, Rechnungsnummer oder Lieferant, muss die Rechnung storniert und dann wieder eingegeben werden. Die Rechnung kann nur storniert werden, wenn sie noch nicht bezahlt wurde. Bei der Stornierung wird ein Beleg erstellt, der die vorher erstellten Buchungen für die Rechnung umkehrt. Wenn dies abgeschlossen ist, wird ein Dialogfeld mit der Belegnummer für den erstellten Beleg angezeigt.
Dieser Prozess dient zum Aktualisieren des Lieferantenbuchs mit Lieferantenrechnungen, die in einem externen System (nicht IFS) erstellt wurden.
Mit der Standardversion können externe Rechnungen nicht geladen werden. Diese Logik muss daher in jedem Kundensystem zusätzlich installiert werden.
Dieser Prozess umfasst Abfragen und Berichte, die verwendet werden können, um Informationen zu Lieferanten und Lieferantenrechnungen zu suchen.
Mit der Funktion Bericht anfordern können außerdem verschiedene Berichte gedruckt werden.
Prüfen Sie vor der Eingabe von Informationen, ob die Basisdatenanforderungen (BDA) gemäß den Anweisungen in „Basisdaten für das Rechnungswesen definieren“, d. h. dem Prozess „Basisdaten für die Kreditorenbuchhaltung eingeben“, eingerichtet wurden.