Der Prozess Externe Lieferantenrechnungen in einer Datei enthält Fenster zum Aktualisieren des Lieferantenbuchs mit Lieferantenrechnungen, die in einem externen (nicht IFS) System erstellt wurden. Es gibt Fenster zum Korrigieren, Prüfen und Übertragen von Rechnungsinformationen zum Lieferantenbuch sowie zum Erstellen von Belegen zur Übertragung in die Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln.
Bevor externe Schnittstellen verwendet werden, müssen einige Parameter definiert werden. Mit diesen Parametern kann ein Standardladestatus definiert werden, ob eine Änderung oder Aufhebung der Rechnungen zugelassen wird, ob die Prüf- und Erstellschritte direkt durchgeführt werden sollten und ob eine Teilerstellung der Lieferantenrechnungen erlaubt ist. Diese BDA (Basisdatenanforderung) für Lieferantenrechnungen in einer Datei wird innerhalb der Aktivität "Lieferantenrechnungsparameter eingeben" behandelt.
Wenn externe Lieferantenrechnungen in IFS/Rechnung geladen werden, wird dem Stapel eine Lade-ID gegeben. Alle Rechnungen, die dem Stapel angehören, sind mit der gleichen Lade-ID markiert. Die Rechnungen innerhalb eines Stapels gehören zusammen, bis sie in das Lieferantenbuch übertragen werden. Das bedeutet, dass alle Rechnungen innerhalb eines Stapels kontrolliert und auf Richtigkeit geprüft werden müssen, bevor sie in das Lieferantenbuch übertragen werden.
Hinweis: Der Teilerstellungsparameter gibt an, ob das System automatisch Lieferantenrechnungen von allen externen Kundenrechnungen innerhalb der geladenen Rechnungen erstellen kann, die als richtig gelten, selbst wenn einige externe Kundenrechnungen innerhalb der Laderechnungen falsch sind. (Das System stellt für korrekte Rechnungen die Rechnungen aus und gibt für nicht korrekte Rechnungen einen Fehlercode aus. Auf der Seite Externe Lieferantenrechnungen wird der Status jeder Rechnung in den geladenen Rechnungen angezeigt.) Wenn eine Teilerstellung nicht erlaubt ist, wird der Rechnungserstellungsprozess unterbrochen, sobald das System einer falschen externen Rechnung innerhalb der geladenen Rechnungen begegnet.
Werden Rechnungen über EDI übertragen, wird die EDI-Nachrichten-ID als Lade-ID in der externen Schnittstelle festgelegt. Das bedeutet, dass jede Rechnung geprüft und getrennt erstellt wird. Eine Lieferantenrechnung kann zweimal versandt und deshalb zweimal in der externen Schnittstelle angenommen werden, das erste Mal ohne vorläufige Buchungen und ein zweites Mal mit endgültigen Buchungen.
Externe Lieferantenrechnungen müssen als Textdateien existieren, die mit IFS Cloud verwendet werden können, und eine solche Datei wird in IFS Cloud mithilfe eines Assistenten für externe Dateien geladen. Während des Assistentenprozesses ist der Layouttyp einzugeben, den die Datei verwendet. Layouttypen sind als Vorlagen definiert, die angeben, ob ein Trennzeichen innerhalb der Datei verwendet wird, welches Datumsformat verwendet wird usw. Einer der definierten Layouttypen kann als Standard angegeben werden. Während des Assistentenprozesses können auch die Schritte "Beleg prüfen" und "Beleg erstellen" behandelt werden, sofern erforderlich.
Rechnungsinformationen bestehen aus den folgenden Ebenen:
Nachdem Rechnungen eingegeben sind, müssen sie zur Zahlung freigegeben werden. Die Genehmigungsfunktion ist in den Unterprozessen enthalten.
Wenn Lieferantenrechnungsgenehmigung nur durch sep. Funktion in Unternehmen/Firma/Rechnung ausgewählt ist, kann die Genehmigung nur auf der Seite Rechnungen zur Zahlung genehmigen erfolgen. Wenn nicht, kann die Genehmigung auch auf der Seite Manuelle Lieferantenrechnung über das Dialogfeld Ratenplan und Skonto vorgenommen werden.
Rechnungen können automatisch genehmigt werden, wenn sie den Status „Endgültig gebucht“ oder „Wenn gebucht“ erhalten, wenn die Automatische Zahlungsgenehmigung in Unternehmen/Lieferant/Rechnung auf „Bei endgültiger Buchung“ oder „Wenn gebucht“ gesetzt ist. In diesem Fall darf Lieferantenrechnungsgenehmigung nur durch sep. Funktion in Unternehmen/Firma/Rechnung nicht aktiviert werden. Die Genehmigung kann entfernt werden, nachdem die Rechnung gespeichert wurde.
Die folgenden Genehmigungsmethoden können verwendet werden:
Es können externe Lieferantenrechnungen mit einem Bruttogesamtbetrag von Null (0) geladen werden. Dort werden Rechnungen automatisch zum Status "Bezahlt, gebucht" weitergeleitet und eine Nullzahlung erstellt. Diese Rechnungen werden automatisch unabhängig von der Lieferanteneinstellung freigegeben.
Bei Lieferantenrechnungen können Details, die keine Veränderung der Buchungen beinhalten, z. B. Zahlungsbedingungen und Genehmiger geändert werden. Um Details zu verändern, wie z. B. Betrag, Rechnungsnummer oder Lieferant muss die Rechnung storniert und dann wieder neu eingegeben werden. Die Rechnung kann nur storniert werden, wenn sie noch nicht bezahlt wurde. Bei der Stornierung wird ein Beleg erstellt, der die vorher erstellten Buchungen für die Rechnung umkehrt. Wenn dies abgeschlossen ist, wird ein Dialogfeld mit einer Belegnummer für den Beleg angezeigt.
Die Rechnung ist dann auf den Analyseseiten als storniert markiert. Die Rechnungsnummer kann wieder verwendet werden, d. h., eine neue Rechnung kann mit der Zahl der stornierten Rechnung eingegeben werden. Das bedeutet, dass die Analyseseiten beide Rechnungen anzeigen, die diese Nummer haben, aber mit verschiedenen Versionen, nämlich einer stornierten und einer aktuellen Version. Hinweis: Es ist möglich, eingegebene Buchungen von der stornierten Rechnung beim Eingeben einer neuen Rechnung manuell zu kopieren.
Beim Stornieren einer Rechnung, die mit Bestellpositionen abgeglichen wurde, werden alle Positionen, die mit dieser Rechnung abgeglichen oder verknüpft wurden, zurückgesetzt. Abhängig vom verwendeten Prüftyp wird die zu berechnende Menge unterschiedlich behandelt.
Prüfen Sie vor der Eingabe von Informationen, ob die Basisdatenanforderungen (BDA) gemäß den Anweisungen in „Basisdaten für das Rechnungswesen definieren“, d. h. dem Prozess „Basisdaten für die Kreditorenbuchhaltung eingeben“, eingerichtet wurden.