Diese Aktivität dient zur manuellen Auszifferung von Wareneingängen, Zusatzkosten oder Miettransaktionen mit Buchungsvorschlägen. Die mit jeder Bestellposition, d. h. mit jedem gekauften Artikel, verknüpften Spesenbuchungen werden bei der Auszifferung automatisch als einzelne Buchungspositionen auf dem Buchungsvorschlag abgerufen. Rechnungspositionen, die keinen Artikel oder Zusatzkosten enthalten, werden von der automatischen Auszifferung nicht berücksichtigt. Zum Ausziffern dieser Positionen muss das Dialogfeld Buchen aus Bestellung verwendet werden. Wenn die entsprechenden Bestellpositionen nicht zum Zeitpunkt der automatischen Auszifferung eingehen, werden sie nicht ausgeziffert, und das Dialogfeld Posten aus Bestellung kann verwendet werden, wenn die relevanten Bestellpositionen eingehen.
Die manuelle Auszifferung kann unabhängig davon durchgeführt werden, ob die Bestellnummer bekannt ist oder nicht.
Nachdem die Bestellnummer oder die Lieferanten-ID für eine neue Lieferantenrechnung eingegeben wurde, sind alle Bestellpositionen für die Auszifferung verfügbar, die empfangen wurden und die die Qualitätskontrolle für Wareneingangspositionen für diese bestimmte Bestellung oder den Lieferanten durchlaufen haben. Die Menge, der Brutto- und Nettopreis, der Rabatt, die Zusatzkosten und der nicht abzugsfähige Steuerbetrag für jeden Einkaufsartikel gemäß dem Inhalt der Rechnung können im Dialogfeld Buchen aus Bestellung geändert werden. Sie können alle Bestellpositionen sofort oder nur eine ausgewählte Anzahl an Bestellpositionen ausziffern.
Wenn der Lieferant die Auszifferungsstufe für Bestellkopf oder Wareneingang verwendet, werden die auf dem Buchungsvorschlag erstellten Buchungspositionen zwar nicht speziell mit einzelnen Rechnungspositionen, aber als Kostenbuchungen für den Gesamtnettobetrag verknüpft. Wenn die Auszifferungsstufe des Lieferanten Bestellposition ist, werden die in den Buchungsvorschlägen erstellten Buchungspositionen mit einer bestimmten Rechnungsposition verknüpft. Durch jede empfangene Bestellposition werden mithilfe der Buchungssteuerung oder der Vorkontierung, die zuvor für eine Bestellposition eingegeben wurde, automatisch eine oder mehrere Buchungspositionen auf dem Buchungsvorschlag generiert.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
Durch jede empfangene Bestellposition, die in der Auszifferung enthalten ist, werden mithilfe der Buchungssteuerung oder einer beliebigen definierten Vorkontierung, die mit Bestellpositionen verknüpft sind, automatisch eine oder mehrere Buchungspositionen auf dem Buchungsvorschlag generiert. Wenn es zwischen der Bestellposition und dem Buchungsvorschlag eine Preisdifferenz gibt, wird automatisch eine Preisdifferenzbuchung erstellt.
Wenn es zwischen dem Bestelleingang und der Lieferantenrechnung eine Differenz bei der nicht abzugsfähigen Steuer gibt, wird automatisch eine Buchung der Differenz der abzugsfähigen Steuer erstellt. Alle Buchungen auf der ausgezifferten Rechnung sind mit einzelnen Rechnungspositionen verknüpft.