Diese Aktivität dient zum Außerkraftsetzen der allgemeinen Regeln der Buchungssteuerung und beispielsweise zum Definieren, dass bestimmte Buchungselementwerte verwendet werden sollen, wenn Buchungen für eine besondere Bestellung erstellt werden. In diesem Fall müssen die angeforderten Buchungselementwerte manuell definiert werden, indem sie als mit der Bestellung verknüpfte Vorkontierungen eingegeben werden. Sie können auch in einem späteren Schritt eingegeben werden, wenn eine Lieferantenrechnung mit Bestellpositionen ausgeziffert wird. Die Buchungselementwerte, die als Vorkontierung eingegeben werden, wirken sich dann auf mehrere Buchungen aus, die für diese Bestellung erstellt wurden. Ein Beispiel ist eine Bestellung, bei der alle Kostenbuchungen für den Einkauf bei einer bestimmten Kostenstelle belastet werden sollen.
Bei jeder Buchungstransaktion im System werden die verknüpften Buchungen von den in IFS/Buchungsregeln vordefinierten Buchungstypen und -regeln erstellt. In diesem Fall müssen keine manuellen Buchungen vorgenommen werden, vorausgesetzt, die Regeln sind richtig definiert.
Für ein Systemereignis, z. B. das Ausziffern einer Lieferantenrechnung mit einer Bestellung, gibt es einige verknüpfte Buchungen, die nicht (nie) von einer definierten Vorkontierung betroffen sind. Buchungen, die von der Vorkontierung betroffen sind, sind in der Regel Buchungen im Zusammenhang mit Spesen, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen. Auf der Registerkarte Business-Systemereignis/Buchungsdaten wird angezeigt, ob ein Buchungstyp für ein spezifisches Systemereignis von der Vorkontierung auf der Bestellung betroffen ist oder nicht.
Basisfinanzdaten und das Einrichten von Regeln für IFS Cloud werden in IFS/Buchungsregeln verwaltet. Neben den regulären Regeln kann definiert werden, ob und wie die Vorkontierung verwendet werden soll. Dies geschieht in diesem Fall durch das Eingeben des spezifischen Buchungstyps, mit dem die Vorkontierung für Bestellungen verarbeitet wird. Für jedes Buchungselement muss getrennt definiert werden, ob die Vorkontierung eingegeben werden kann.
Bei Eingabe einer Vorkontierung, die nicht in IFS/Buchungsregeln definiert wurde, wird eine Nachricht angezeigt, dass die Vorkontierung für diesen Auftragstyp nicht in der Buchungssteuerung erfasst ist. Initiieren Sie die Vorkontierungsfunktion in „Buchungsregeln/Buchungsregeln/Buchungssteuerungsnavigator“. Geben Sie den geeigneten Buchungstyp für die Buchungselemente ein, die Sie eingeben oder ändern möchten. Eine vorhandene Vorkontierung kann auch geändert werden.
Es kann eine Art der Vorkontierung definiert werden, bei der Buchungen für das gleiche Buchungselement auf mehrere Werte verteilt werden können, z. B. auf mehrere verschiedene Kostenstellen. Die Verteilung von Kosten bedeutet, dass Vorkontierungen eingegeben werden können, die z. B. auf verschiedene Konten und Kostenstellen verteilt sind. Die Verteilung der Kosten kann bezüglich der Buchungselementwerte und Prozentsätze geändert werden, solange sich der Auftrag nicht im Status Geschlossen befindet. Bei der Eingabe der Prozentsätze ist zu beachten, dass die Gesamtsumme der Prozente 100 % betragen muss. Die vorhandene Kostenverteilung kann ebenfalls geändert werden.
Die Verteilung der Kosten sollte vorgenommen werden, bevor die Rechnungsauszifferung beendet ist. Hinweis: Diese Funktion ist nur für nicht bestandsgeführte Einkaufsartikel, Artikel ohne Nummer und bestandsgeführte Einkaufsartikel zulässig, wenn das Eigentumsverhältnis der Bestellposition Firmenmietanlage lautet. Das bedeutet Folgendes: Wenn der aktuelle Teil einer Bestellposition ein Bestandsartikel mit einem anderen Eigentum ist, kann nicht auf die Registerkarte Verteilung im Dialogfeld Vorkontierung zugegriffen werden (mit der rechten Maustaste im Fenster „Einkauf/Bestellung/Bestellung“ und dann auf Vorkontierung klicken).
Die gleiche Kostenverteilungsaktivität kann während der Eingabe einer Lieferantenrechnung und der Auszifferung mit einer oder mehreren eingegangenen Bestellpositionen vorgenommen werden. Dazu müssen Sie mit der rechten Maustaste und anschließend auf Vorkontierung klicken. An dieser Stelle kann auch die Vorkontierung für diese Positionen hinzugefügt oder geändert werden.
Wenn für ein oder mehrere Buchungselemente die Vorkontierung für Bestellungen definiert ist, kann genau definiert werden, welche Buchungselementwerte in mehreren Buchungspositionen enthalten sein sollen, die für eine bestimmte Bestellung erstellt werden. Ein Datensatz wird im Kopf der Bestellhistorie oder der Positionshistorie erstellt, um anzugeben, dass diese Vorkontierung geändert wurde. Es gibt jedoch einige Buchungspositionen, die für eine Bestellung erstellt wurden, die nie von einer definierten Vorkontierung betroffen sein werden. Diese Buchungen werden immer gemäß dem erstellt, was in der Buchungssteuerung für den tatsächlichen Buchungstyp definiert ist. Die Buchungen, die von der Vorkontierung betroffen sind, sind in der Regel Buchungen im Zusammenhang mit Spesen, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen.