Beim Kauf von Verbrauchsmaterialien können Sie mithilfe der Auszifferungsfunktion steuern, dass nur Artikel abgeglichen werden, die tatsächlich eingegangen sind, und dass die Spesenbuchungen für diese Artikel immer mit einzelnen Rechnungspositionen verknüpft werden. Wenn Anlagen von Lieferanten angemietet werden, können Sie mithilfe dieser Funktion die bereits generierten Miettransaktionen fakturieren. Dadurch wird auch verhindert, dass Sie zweimal für die gleichen Artikel oder für zurückgegebene Ware bezahlen. Diese besondere Auszifferungsaktivität dient zum Durchführen einer automatischen Auszifferung zwischen bestimmten Wareneingängen und Positionen auf der Lieferantenrechnung. Die automatische Auszifferung wird für jeweils eine bestimmte Rechnung gestartet. Die Auszifferung von Wareneingängen und Rechnungspositionen wird nach Auftragsnummer und Einkaufsartikelnummer oder Zusatzkostentyp vorgenommen. Wenn eine empfangene Auftragsposition einen gekauften Artikel ohne Artikelnummer bezeichnet, wird die Auszifferung von der Beschreibung des Artikels anstatt der Artikelnummer durchgeführt. Jede Rechnungsposition muss Informationen dazu enthalten, auf welche Bestellnummer und Artikelnummer oder auf welchen Zusatzkostentyp sie verweist.
Diese Auszifferungsaktivität kann nur durchgeführt werden, wenn Sie eine oder mehrere Bestellnummern in die Rechnung eingegeben haben. Wenn Sie die Bestellnummer auf der Lieferantenrechnung eingeben, haben Sie Zugriff auf alle Bestellpositionen, die empfangen wurden und die die Qualitätskontrolle für diese bestimmte Bestellung oder den Lieferanten durchlaufen haben. Im Dialogfeld „Auszifferung“ können Sie die Menge, den Brutto- und Nettopreis, den Rabatt, die Zusatzkosten und den fakturierten, nicht abzugsfähigen Steuerbetrag für jeden Einkaufsartikel gemäß dem Inhalt der Rechnung ändern. Beim Ausziffern mit Rechnungspositionen können Sie alle Bestellpositionen auf einmal oder eine bestimmte Anzahl an Bestellpositionen auswählen.
Die Spesenbuchungen, die mit jeder Bestellposition, also jedem gekauften Artikel, verknüpft sind, werden automatisch als einzelne Buchungspositionen abgerufen, die mit der Rechnungsposition für jene Eingänge und Rechnungspositionen verknüpft sind, bei denen eine Auszifferung erfolgreich ist. Mit dem Feld Ref. Pos.-ID in „Rechnung/Lieferantenrechnungen/Manuelle Lieferantenrechnung“ im Bereich Buchungsinformationen wird die (Rechnungs-)Positions-ID dann automatisch ausgefüllt. Wenn einige der empfangenen Auftragspositionen, die in der Auszifferung enthalten sind, nicht automatisch mit einer besonderen Rechnungsposition abgeglichen werden können, werden sie auf der Rechnung angezeigt, jedoch ohne Verknüpfung mit einer bestimmten Position. Es gibt zwei Handlungsoptionen, wenn es nach der Auszifferung immer noch Rechnungspositionen gibt, die nicht ausgeglichen sind. Entweder müssen die aus der Auszifferung resultierenden Buchungspositionen entfernt werden, um eine neue Auszifferung vornehmen zu können, oder an der Rechnung müssen Änderungen vorgenommen werden, bis jede Position ausgeglichen ist, damit die Rechnung gespeichert werden kann. Änderungen können entweder an den Rechnungspositionen oder an den Buchungspositionen vorgenommen werden, die infolge der Auszifferung empfangen werden (an den Buchungspositionen können nur die Rechnungspositionsreferenz und der Steuercode geändert werden).
Von jeder empfangenen Auftragsposition, die für die Auszifferung markiert ist, werden mithilfe der Buchungssteuerung oder einer zuvor für eine Bestellposition eingegebenen Vorkontierung automatisch eine oder mehrere Buchungspositionen auf der Rechnung generiert. Nachdem diese Aktivität durchgeführt wurde, sind die Spesenbuchungen für jeden Einkaufsartikel pro Rechnungsposition deutlich angegeben, ähnlich wie die Vorkontierungen mit einzelnen Bestellpositionen verknüpft sind.
Hinweis: Nummernlose Artikel, die im MRO-Flow als sonstige Artikel erfasst sind, können nicht mit Lieferantenrechnungen abgeglichen werden. Mit dem Preis eines nummernlosen Artikels wird nur eine Schätzung des Anschaffungswerts angezeigt.
Die Bestellpositionen müssen empfangen werden und die Qualitätskontrolle durchlaufen. Wenn es sich um eine Mietbestellposition handelt, müssen die Miettransaktionen generiert worden sein. Sie müssen mit dem Erfassen einer neuen Rechnung begonnen haben, oder es muss eine zuvor eingegebene Rechnung mit wenigstens einer Rechnungsposition vorhanden sein. Die Rechnung muss einen Verweis auf eine Bestellung enthalten, und die Rechnungsposition muss Informationen zu Bestellreferenz und Artikelnummer oder Zusatzkostentyp enthalten. Die Informationen bezüglich der Bestellung können an der Rechnungsposition manuell eingegeben werden. Die Validierung der eingegebenen Artikelnummer oder die Zusatzkostennummer wird gegen die tatsächliche Bestellnummer durchgeführt, wenn IFS/Einkauf installiert ist. Rechnungspositionen mit Informationen bezüglich Bestellungen können auch über die externe Schnittstelle erstellt werden, wenn eine Rechnung mit dieser Art von Informationen per EDI empfangen wird. Die automatische Auszifferung wird immer manuell gestartet, indem Sie mit der rechten Maustaste jeweils auf eine bestimmte Rechnung klicken.
Ein Wareneingang oder Miettransaktionen wird bzw. werden mit einer Rechnungsposition ausgeziffert, vorausgesetzt, die Bestellnummer und die Artikelnummer/der Zusatzkostentyp stimmen überein. In diesem Fall werden die mit einer ausgezifferten Auftragsposition verknüpften Buchungen automatisch mit der ausgezifferten Rechnungsposition verknüpft. Da ein Wareneingang anhand von Auftragsnummer, Auftragspositionsnummer, Freigabenummer, Eingangsnummer, Folgenummer und Artikel-Nr./Zusatzkostentyp identifiziert wird, kann es Situationen geben, in denen Auftragsnummer und Artikel-Nr./Zusatzkostentyp für verschiedene Kombinationen von Auftragspositionsnummer, Freigabenummer, Eingangsnummer und Folgenummer identisch sind. In einer Auszifferungssituation, in der Sie mehr als eine Rechnungsposition mit der gleichen Auftragsnummer und Artikel-Nr./dem gleichen Zusatzkostentyp haben, die mit mehreren Wareneingangspositionen (die ebenfalls die gleiche Auftragsnummer und Artikel-Nr./den gleichen Zusatzkostentyp haben) ausgeziffert werden sollen, werden alle mit diesen Eingangspositionen verknüpften Buchungen mit der Rechnungsposition verknüpft, die von jenen mit der gleichen Auftragsnummer/dem gleichen Zusatzkostentyp die höchste Positions-ID hat. Bevor die Rechnung gespeichert wird, müssen die Positions- und/oder Buchungsinformationen auf der Rechnung manuell angepasst werden.
Von jeder empfangenen Auftragsposition, die in der Auszifferung enthalten ist, werden mithilfe der Buchungssteuerung oder einer beliebigen definierten Vorkontierung, die mit den Auftragspositionen verknüpft ist, automatisch eine oder mehrere Buchungspositionen auf der Rechnung generiert. Wenn es zwischen der Bestellposition und der Lieferantenrechnungsposition eine Preisdifferenz gibt, wird automatisch eine Preisdifferenzbuchung erstellt. Wenn es zwischen dem Bestelleingang und der Lieferantenrechnung eine Differenz bei der nicht abzugsfähigen Steuer gibt, wird automatisch eine Buchung der Differenz der abzugsfähigen Steuer erstellt.
Wenn die Rechnung gespeichert wird, wird ein Beleg mit den endgültigen Kostenbuchungen erstellt, die gemäß den Informationen zu jeder Bestellposition generiert werden. Für die empfangenen Auftragspositionen wird die Menge der Einkaufsartikel im Feld Fakt. Mg. aktualisiert. Dies kann im Fenster Wareneingänge/Historie angezeigt werden. Wird eine Rechnung mit ausgezifferten Bestellpositionen storniert, wird die fakturierte Menge der empfangenen Positionen verringert.
Wenn Rechnungspositionen mit empfangenen Bestellpositionen ausgeziffert werden, wird eine besondere Prüfung durchgeführt. Wenn die Einkaufsartikel der ausgezifferten Bestellposition über einen Artikelstaffelpreis in einem Lieferantenvertrag enthalten sind, werden für die anwendbare Periode kumulierte Werte für Menge und Betrag aktualisiert. Wenn die ausgezifferten Einkaufsartikel oder nummernlosen Artikel ebenfalls zu einem Lieferantensortiment gehören, das in einem Lieferantenvertrag enthalten ist, wird der kumulierte Wert für den Betrag für die anwendbare Periode im Sortimentstaffelpreis aktualisiert. Der aktuelle Betrag für den gesamten Lieferantenvertrag wird ebenfalls in beiden Fällen aktualisiert.
Wenn Miettransaktionen ausgeziffert werden, können Rechnungsdetails im Fenster Rechnungsdetails/Miettransaktionen angezeigt werden und das Feld Rechnungsstatus im Fenster Miettransaktionen wird in Fakturiert geändert.