Diese Aktivität dient zum Abgleichen von Wareneingängen oder Miettransaktionen mit einer bestimmten Lieferantenrechnungsposition. Die mit jeder Bestellposition, d. h. mit jedem gekauften oder angemieteten Artikel, verknüpften Spesenbuchungen werden bei der Auszifferung automatisch als einzelne Buchungspositionen an der Rechnungsposition abgerufen. Mithilfe der Auszifferungsfunktion können Sie steuern, dass nur Artikel ausgeziffert werden, die tatsächlich eingegangen sind oder aus Miettransaktionen generiert wurden, und dass die Spesenbuchungen für diese Artikel immer mit einzelnen Rechnungspositionen verknüpft werden. Dadurch wird auch verhindert, dass zweimal für die gleichen Artikel oder für zurückgegebene Ware bezahlt wird.
Die Auszifferung kann auch ohne Bestellnummer durchgeführt werden. Wenn die Bestellnummer oder die Lieferanten-ID auf der Lieferantenrechnung eingegeben wird, sind alle Bestellpositionen zugänglich, die empfangen wurden, die Qualitätskontrolle für diese bestimmte Bestellung oder den Lieferanten durchlaufen haben und für die die Miettransaktionen generiert wurden. Im Dialogfeld „Auszifferung“ können Sie die Menge, den Brutto- und Nettopreis, den Rabatt, die Zusatzkosten und den fakturierten, nicht abzugsfähigen Steuerbetrag für jeden Einkaufsartikel gemäß dem Inhalt der Rechnung ändern. Beim Ausziffern mit einer Rechnungsposition können alle Bestellpositionen auf einmal oder bestimmte Bestellpositionen ausgewählt werden.
Bei der Durchführung dieser Aktivität wird jede auf der Rechnung erstellte Buchungsposition speziell mit einer einzelnen Rechnungsposition verknüpft. Mit dem Feld Ref. Pos.-ID in „Rechnung/Lieferantenrechnungen/Manuelle Lieferantenrechnung“ im Bereich Buchungsinformationen wird die (Rechnungs-)Positions-ID automatisch ausgefüllt. Durch jede empfangene Bestellposition werden mithilfe der Buchungssteuerung oder der Vorkontierung, die zuvor für eine Auftragsposition eingegeben wurde, automatisch eine oder mehrere Buchungspositionen auf der Rechnung generiert. Nachdem diese Aktivität durchgeführt wurde, sind die Spesenbuchungen für jeden Einkaufsartikel pro Rechnungsposition deutlich angegeben, ähnlich wie die Vorkontierungen mit einzelnen Bestellpositionen verknüpft sind.
Hinweis: Nummernlose Artikel, die im MRO-Flow als sonstige Artikel erfasst sind, können nicht mit Lieferantenrechnungen abgeglichen werden. Mit dem Preis eines nummernlosen Artikels wird nur eine Schätzung des Anschaffungswerts angezeigt.
Von jeder empfangenen Auftragsposition, die in der Auszifferung enthalten ist, werden mithilfe der Buchungssteuerung oder einer beliebigen definierten Vorkontierung, die mit den Auftragspositionen verknüpft ist, automatisch eine oder mehrere Buchungspositionen auf der Rechnung generiert. Wenn es zwischen der Bestellposition und der Lieferantenrechnungsposition eine Preisdifferenz gibt, wird automatisch eine Preisdifferenzbuchung erstellt. Wenn es zwischen dem Bestelleingang und der Lieferantenrechnung eine Differenz bei der nicht abzugsfähigen Steuer gibt, wird automatisch eine Buchung der Differenz der abzugsfähigen Steuer erstellt. Alle Buchungen auf der ausgezifferten Rechnung sind mit einzelnen Rechnungspositionen verknüpft.
Wenn die Rechnung gespeichert wird, wird ein Beleg mit den endgültigen Kostenbuchungen erstellt, die gemäß den Informationen zu jeder Bestellposition generiert werden. Für die empfangenen Auftragspositionen wird die Menge der Einkaufsartikel im Feld Fakt. Mg. aktualisiert. Dies kann auf der Seite Wareneingänge/Historie angezeigt werden. Wird eine Rechnung mit ausgezifferten Bestellpositionen storniert, wird die fakturierte Menge der empfangenen Positionen verringert.
Wenn Rechnungspositionen mit empfangenen Bestellpositionen ausgeziffert werden, wird eine besondere Prüfung durchgeführt. Wenn die Einkaufsartikel der ausgezifferten Bestellposition über einen Artikelstaffelpreis in einem Lieferantenvertrag enthalten sind, werden für die anwendbare Periode kumulierte Werte für Menge und Betrag aktualisiert. Wenn die ausgezifferten Einkaufsartikel oder nummernlosen Artikel ebenfalls zu einem Lieferantensortiment gehören, das in einem Lieferantenvertrag enthalten ist, wird der kumulierte Wert für den Betrag für die anwendbare Periode im Sortimentstaffelpreis aktualisiert. Der aktuelle Betrag für den gesamten Lieferantenvertrag wird ebenfalls in beiden Fällen aktualisiert.
Hinweis: Wenn Änderungen an den Details der Einkaufsartikel auf der Seite Rechnungsprüfung nach Position vorgenommen werden, wird der Buchungsstatus der Lieferantenrechnung geändert in Warten auf Genehmigung. Dies ist selbst dann der Fall, wenn die Buchungsgenehmigung der Firma auf Automatische Genehmigung festgelegt ist und der Rechnungsbetrag innerhalb der zulässigen Toleranzen liegt.
Wenn keine Bestellreferenz auf der Rechnung angegeben ist und die Rechnungsprüfungsparameter auf der Registerkarte Firma/Rechnung/Rechnungsprüfung auf Alle ausziffern gesetzt sind, wird das Dialogfeld „Auszifferung“ nicht automatisch ausgefüllt. Der Anwender muss dann eine Anfrage zum Abrufen von Datensätzen in das Dialogfeld „Auszifferung“ durchführen.
Wenn Miettransaktionen ausgeziffert werden, können Rechnungsdetails auf der Seite Rechnungsdetails/Miettransaktionen angezeigt werden und das Feld Rechnungsstatus auf der Seite Miettransaktionen wird in Fakturiert geändert.