Diese Aktivität dient zum Außerkraftsetzen der allgemeinen Regeln der Buchungssteuerung und beispielsweise zum Definieren, dass bestimmte Buchungselementwerte verwendet werden sollen, wenn Buchungen für eine besondere Bestellung erstellt werden. In diesem Fall müssen die angeforderten Buchungselementwerte manuell definiert werden, indem sie als mit der Bestellung verknüpfte Vorkontierung eingegeben werden. Sie können auch in einem späteren Schritt eingegeben werden, wenn eine Lieferantenrechnung mit Bestellpositionen ausgeziffert wird. Die Buchungselementwerte, die als Vorkontierung eingegeben werden, wirken sich dann auf mehrere Buchungen aus, die für diese Bestellung erstellt wurden. Ein Beispiel ist eine Bestellung, bei der alle Kostenbuchungen für den Einkauf bei einer bestimmten Kostenstelle belastet werden sollen.
Bei jeder Buchungstransaktion im System werden die verknüpften Buchungen von den in IFS/Buchungsregeln vordefinierten Buchungstypen und -regeln erstellt. In diesem Fall müssen Sie keine manuellen Buchungen vornehmen, vorausgesetzt, Ihre Regeln sind richtig definiert.
Für ein Systemereignis wie das Ausziffern einer Lieferantenrechnung mit einer Bestellung gibt es einige verknüpfte Buchungen, die nicht (nie) von einer definierten Vorkontierung betroffen sind. Buchungen, die von der Vorkontierung betroffen sind, sind in der Regel Buchungen im Zusammenhang mit Spesen, Einnahmen und unfertigen Erzeugnissen. Auf der Registerkarte Bestandsführung und Logistik - Systemereignis/Buchungsdaten wird ersichtlich, ob ein Buchungstyp für ein spezifisches Systemereignis von der Vorkontierung auf der Bestellung betroffen ist oder nicht.
Bei Eingabe einer Vorkontierung, die nicht in IFS/Buchungsregeln definiert wurde, wird eine Nachricht angezeigt, dass die Vorkontierung für diesen Auftragstyp nicht in der Buchungssteuerung erfasst ist. Initiieren Sie die Vorkontierungsfunktion in „Buchungsregeln/Buchungsregeln/Buchungssteuerungsnavigator“. Geben Sie den geeigneten Buchungstyp für die Buchungselemente ein, die Sie eingeben oder ändern möchten. Eine vorhandene Vorkontierung kann auch geändert werden.
Außerdem können Sie eine Art der Vorkontierung definieren, bei der die Buchungen für das gleiche Buchungselement auf mehrere Werte verteilt werden können, z. B. auf mehrere verschiedene Kostenstellen. Die Verteilung von Kosten bedeutet, dass Vorkontierungen eingegeben werden können, die z. B. auf verschiedene Konten und Kostenstellen verteilt sind. Die Verteilung der Kosten kann bezüglich der Buchungselementwerte und Prozentsätze geändert werden, solange sich der Auftrag nicht im Status Geschlossen befindet. Bei der Eingabe der Prozentsätze ist zu beachten, dass die Gesamtsumme der Prozente 100 % betragen muss. Die vorhandene Kostenverteilung kann ebenfalls geändert werden.
Die Verteilung der Kosten sollte vorgenommen werden, bevor die Rechnungsauszifferung beendet ist. Hinweis: Diese Funktion ist nur für nicht bestandsgeführte Einkaufsartikel, Artikel ohne Nummer und bestandsgeführte Einkaufsartikel zulässig, wenn das Eigentumsverhältnis der Bestellposition Firmenmietanlage lautet. Das bedeutet Folgendes: Wenn der aktuelle Teil einer Bestellposition ein Bestandsartikel mit einem anderen Eigentum ist, kann nicht auf die Registerkarte Verteilung im Dialogfeld Vorkontierung zugegriffen werden (Fenster Beschaffung/Auftrag/Bestellung, rechtsklicken und dann auf Vorkontierung klicken).
Die gleiche Kostenverteilung kann beim Eingeben einer Lieferantenrechnung und Abgleichen derselben mit einer oder mehreren erhaltenen Bestellpositionen mithilfe der Vorkontierung durchgeführt werden. An dieser Stelle kann auch die Vorkontierung für diese Positionen hinzugefügt oder geändert werden.
Ein Datensatz wird im Kopf der Bestellhistorie oder der Positionshistorie erstellt, um anzugeben, dass diese Vorkontierung geändert wurde. Die Vorkontierung wird auf die betreffenden Konten verteilt. Der Buchungselementwert, den Sie definieren, betrifft alle Buchungen, die für die Transaktion erstellt werden. Wenn die Rechnung mit einer Bestellung ausgeziffert wird, werden die durch die Kostenverteilung entstandenen Buchungsinformationen automatisch in den Bereich Buchungsinformationen des Fensters Manuelle Lieferantenrechnung übertragen. Auf der Registerkarte Vorkontierung (im Fenster Einkauf/Bestellung/Bestellung rechtsklicken und anschließend auf Vorkontierung klicken) wird das Kontrollkästchen Verteilung automatisch aktiviert. So wird auf die Eingabe der Kostenverteilung hingewiesen.