Diese Aktivität dient zum Ausziffern von Wareneingängen, Miettransaktionen, Zusatzkosten, Teilzahlungen und/oder Sicherheitsleistungen (von der Abwicklung der Austauschbestellung) mit Lieferantenrechnungen. Die mit jeder Bestellposition, d. h. mit jedem gekauften Artikel verknüpften Spesenbuchungen werden bei der Auszifferung automatisch als einzelne Buchungspositionen auf der Rechnung abgerufen. Beim Kauf von Verbrauchsmaterialien können Sie mithilfe der Auszifferungsfunktion steuern, dass nur Teile, die tatsächlich eingegangen sind, ausgeziffert werden. Bei der Anmietung von Anlagen von Lieferanten können Sie mithilfe der Auszifferungsfunktion wiederum die generierten Miettransaktionen fakturieren. Dadurch wird auch verhindert, dass Sie zweimal für die gleichen Artikel oder für zurückgegebene Ware bezahlen.
Die Auszifferung ist nur möglich, wenn IFS/Einkauf installiert ist. Die Auszifferung kann auch ohne Bestellnummer durchgeführt werden.
Wenn die Bestellnummer oder die Lieferanten-ID bei Eingangspositionen oder Miettransaktionen auf der Lieferantenrechnung eingegeben wird, sind alle Bestellpositionen zugänglich, die empfangen wurden, die Qualitätskontrolle für diese bestimmte Bestellung bzw. den Lieferanten durchlaufen haben und für die die Miettransaktionen generiert wurden. Im Dialogfeld „Auszifferung“ können Sie die Menge, den Brutto- und Nettopreis, den Skonto, die Zusatzkosten und den fakturierten, nicht abzugsfähigen Steuerbetrag für jeden Einkaufsartikel gemäß dem Inhalt der Rechnung ändern. Sie können alle Bestellpositionen sofort oder nur eine ausgewählte Anzahl an Bestellpositionen ausziffern.
Beim Ausziffern mit Miettransaktionen können Sie die Miettransaktionen zusammen gruppieren, wenn die Mietnummer, der Modus und der Preis der Transaktionen übereinstimmen.
Dabei werden die auf der Rechnung erstellten Buchungspositionen nicht speziell mit einzelnen Rechnungspositionen sondern als Kostenbuchungen für den Gesamtnettobetrag plus dem nicht abzugsfähigen Gesamtsteuerbetrag verknüpft. Durch jede empfangene Bestellposition werden mithilfe der Buchungssteuerung oder der Vorkontierung, die zuvor für eine Bestellposition eingegeben wurde, automatisch eine oder mehrere Buchungspositionen auf der Rechnung generiert.
Hinweis: Nummernlose Artikel, die im MRO-Flow als sonstige Artikel erfasst sind, können nicht mit Lieferantenrechnungen abgeglichen werden. Mit dem Preis eines nummernlosen Artikels wird nur eine Schätzung des Anschaffungswerts angezeigt.
Von jeder empfangenen Auftragsposition, die in der Auszifferung enthalten ist, werden mithilfe der Buchungssteuerung oder einer beliebigen definierten Vorkontierung, die mit den Auftragspositionen verknüpft ist, automatisch eine oder mehrere Buchungspositionen auf der Rechnung generiert. Wenn es zwischen der Bestellposition und der Lieferantenrechnung eine Preisdifferenz gibt, wird automatisch eine Preisdifferenzbuchung erstellt. Wenn es zwischen dem Bestelleingang und der Lieferantenrechnung eine Differenz bei der nicht abzugsfähigen Steuer gibt, wird automatisch eine Buchung der Differenz der abzugsfähigen Steuer erstellt.
Beim Speichern der Rechnung wird ein verknüpfter Beleg mit den generierten endgültigen Buchungen erstellt. Für die empfangenen Bestellpositionen wird die Menge der gekauften Artikel, die tatsächlich in der Auszifferung enthalten waren, im Feld Fakt. Mg. aktualisiert. Dies kann im Fenster Wareneingänge/Historie angezeigt werden. Wird eine Rechnung mit ausgezifferten Bestellpositionen storniert, wird die fakturierte Menge der empfangenen Positionen verringert.
Beim Ausziffern einer Rechnung mit einer empfangenen Bestellposition wird eine besondere Prüfung durchgeführt. Wenn der Einkaufsartikel der abgeglichenen Bestellposition über einen Artikelstaffelpreis in einem Lieferantenvertrag enthalten ist, werden für die anwendbare Periode kumulierte Werte für Menge und Betrag aktualisiert. Wenn der ausgezifferte Einkaufsartikel oder nummernlose Artikel ebenfalls zu einem Lieferantensortiment gehört, das in einem Lieferantenvertrag enthalten ist, wird der kumulierte Wert für den Betrag für die anwendbare Periode im Sortimentstaffelpreis aktualisiert. Der aktuelle Betrag für den gesamten Lieferantenvertrag wird ebenfalls in beiden Fällen aktualisiert.
Wenn keine Bestellreferenz auf der Rechnung angegeben ist und die Rechnungsprüfungsparameter auf der Registerkarte Firma/Rechnung/Rechnungsprüfung auf Alle ausziffern gesetzt sind, wird das Dialogfeld „Auszifferung“ nicht automatisch ausgefüllt. Der Anwender muss dann eine Anfrage zum Abrufen von Datensätzen in das Dialogfeld „Auszifferung“ durchführen.
Wenn Miettransaktionen ausgeziffert werden, können Rechnungsdetails im Fenster Rechnungsdetails/Miettransaktionen angezeigt werden und das Feld Rechnungsstatus im Fenster Miettransaktionen wird in Fakturiert geändert.