Die Aktivität Buchung zu Lieferantenrechnungen eingeben dient zum manuellen Eingeben von Kostenbuchungen, die den Rechnungsnettobetrag darstellen. Kostenbuchungen können direkt eingegeben werden, wenn die Rechnungen eingegeben werden, falls sie zu diesem Zeitpunkt bekannt sind. Sie können auch als endgültige Buchungen von zuvor eingegebenen und vorläufig gebuchten Lieferantenrechnungen eingegeben werden.
Für jede direkte Rechnungseingabe, d. h. mit Spesenbuchungen, wird ein Beleg erstellt, der zur Funktionsgruppe I gehört. Buchungen für Forderungen und Steuern werden über die Buchungssteuerung für alle Lieferantenrechnungen erstellt. Die Spesenbuchungen werden manuell eingegeben.
Für jede vorläufig gebuchte Rechnung, der endgültige Buchungen hinzugefügt werden, wird ein Beleg erstellt, der zur Funktionsgruppe J gehört. Dieser Beleg kehrt die vorläufigen Kosten automatisch um, die im Beleg bei der vorläufigen Eingabe gebucht wurden. Die Spesenbuchungen werden manuell eingegeben.
Sie können auch eine firmenübergreifende Lieferantenrechnung erfassen. Dies ist nützlich, wenn Ihre Firma eine Rechnung bezahlen soll, die Kosten aber auf eine oder mehrere angeschlossene Firmen verteilt werden sollen. Belege für firmenübergreifende Lieferantenrechnungen, die in den empfangenden Firmen erstellt werden, gehören zur Beleggruppe D. Ein erstellter und mit einer Rechnung verknüpfter Beleg wird bis zur Aktualisierung in IFS/Hauptbuch in eine Wartetabelle in IFS/Buchungsregeln gestellt. Zum Anzeigen dieses Belegs wählen Sie nach dem Buchen der Rechnung Belege anzeigen auf der Seite Manuelle Lieferantenrechnung aus.
Jede Buchungsposition kann durch manuelles Eingeben einer Rechnungspositionsreferenz an Ihrer Buchungsposition mit einer bestimmten Rechnungsposition verknüpft werden. Diese Option kann verwendet werden, wenn Sie es vorziehen, Rechnungspositionen einzugeben, die denen auf der vom Lieferanten erhaltenen Rechnung ähneln, und wenn Sie pro Rechnungsposition ausführliche Kostenbuchungsinformationen angeben möchten.
Fügen Sie eine neue Position hinzu und geben Sie ein Konto in die Buchungsposition ein (drücken Sie die Tabulatortaste, um die zuvor definierte Vorkontierung anzuzeigen). Geben Sie andere Buchungselemente und einen Betrag ein. Die Rechnung wird endgültig gebucht, wenn das Feld Saldo Null (0) beträgt. Wenn Sie jede Buchungsposition mithilfe des Felds Ref. Pos.-ID mit einer bestimmten Rechnungsposition verknüpft haben, muss der Positionssaldo jeder Rechnungsposition Null (0) sein, bevor die Rechnung als endgültig gebucht betrachtet wird. Wenn die Kosten auf andere Firmen verteilt werden sollen, müssen Sie den vorgeschlagenen Wert im Feld Beleg Firma in die ID der Firma ändern, in der die Kosten gebucht werden sollen.
Infolge einer direkten Rechnungseingabe werden die folgenden Buchungen erstellt:
- Wenn der Steuertyp „Steuer“ ist, muss „IP3, Vorsteuer, Rechnung“ verwendet werden.
- Wenn der Steuertyp „Berechnete Steuer“ ist, müssen „IP9, Vorsteuer, Berechnet“ und „IP10, Abzuführende Steuer, Berechnet“ verwendet werden.
- Wenn der Steuertyp „Gebrauchssteuer“ ist, müssen „IP3, Vorsteuer, Rechnung“ und „IP11, Gebrauchssteuer“ verwendet werden.
Wenn die Steuermethode „Zahlung“ verwendet wird, sollte das für Buchungstyp IP3 angegebene Konto ein vorläufiges Konto sein. Eine neue Zuweisung zum endgültigen Konto für die Vorsteuer findet statt, wenn die Rechnung bezahlt ist.
Infolge einer endgültigen Rechnungseingabe werden die folgenden Buchungen erstellt:
- Wenn der Steuertyp „Steuer“ ist, muss „IP3, Vorsteuer, Rechnung“ verwendet werden.
- Wenn der Steuertyp „Berechnete Steuer“ ist, müssen „IP9, Vorsteuer, Berechnet“ und „IP10, Abzuführende Steuer, Berechnet“ verwendet werden.
- Wenn der Steuertyp „Gebrauchssteuer“ ist, müssen „IP3, Vorsteuer, Rechnung“ und „IP11, Gebrauchssteuer“ verwendet werden.
Wenn die Steuermethode „Zahlung“ verwendet wird, ist das für den Buchungstyp IP3 angegebene Konto ein vorläufiges Konto. Eine neue Zuweisung zum endgültigen Konto für die Vorsteuer findet statt, wenn die Rechnung bezahlt ist.