Diese Aktivität dient zum Festlegen von Zuweisungsregeln für Genehmiger. Mit diesen Regeln werden Einzelpersonen für die Genehmigung spezifischer Buchungen in einer Lieferantenrechnung bestimmt. Die Zuweisungsregeln können auf dem Lieferanten, Buchungselementen, dem Rechnungsempfänger oder dem Rechnungsbuchungsbetrag basieren. Die Regeln enthalten keine Informationen zu einzelnen Genehmigern, sind aber mit einer Genehmigungsleitregel verknüpft. Gemäß den Informationen in der Leitregel werden die Rechnungsgenehmiger den Lieferantenrechnungen zugewiesen.
Es gibt drei Statuswerte für Genehmiger-Zuweisungsregeln. Wenn die Regel erstellt und gespeichert ist, hat sie den Status Geplant. Die Regeln sind gültig, wenn der Status der Regel auf Aktiv gesetzt wird. Genehmigerregeln, die nicht mehr verwendet werden, haben den Status Veraltet und werden im System nicht mehr eingesetzt.
Zuweisungsregeln, die mit dieser Aktivität eingegeben wurden, werden aufgehoben, wenn die Option Genehmiger von Bestellung übernehmen aktiviert ist.
Mithilfe von Genehmiger aus letztem Schritt übernehmen kann der Anwender die Rollen in den Genehmiger-Zuweisungsregeln überschreiben, wenn die Genehmiger automatisch aus Rechnungswesen hinzugefügt werden. Wenn Genehmiger aus letztem Schritt übernehmen aktiviert ist, wird nur die letzte Genehmiger-ID, die automatisch hinzugefügt wird, der Rolle Genehmiger zugewiesen.Die anderen Genehmiger erhalten die Rolle Bestätiger. Der Vorteil hierbei ist, dass die Buchungen so lange geändert werden können, bis die letzte Person die Buchungsposition genehmigt hat. Wenn die Buchungsposition genehmigt ist, sollte entweder die Genehmigung storniert oder Änderungen durch einen Genehmiger mit Administratoranwenderberechtigung vorgenommen werden. Wenn Genehmiger aus letztem Schritt übernehmen aktiviert ist, werden die Genehmiger mit den Rollen in den Buchungsvorschlag kopiert, die in der Genehmiger-Zuweisungsregel festgelegt sind. Es gibt einige Einschränkungen bezüglich der möglichen Verwendung der Funktion im Hinblick auf Genehmiger aus letztem Schritt übernehmen:
Genehmigungsleitregeln müssen auf der Seite Genehmiger-Leitregeln eingegeben worden sein.
Im System wird eine Genehmigungszuweisungsregel erstellt, die zur Veröffentlichung bereit ist.