Diese Aktivität wird verwendet, um eine Buchungsposition durch den Anwender zu genehmigen, der als Genehmiger oder stellvertretend für die Genehmigergruppe für die Buchungsposition verknüpft ist. Es können mehrere Personen mit verschiedenen Rollen mit einer Buchungsposition verknüpft sein. Je nach Rolle des Genehmigers erhält die Position den entsprechenden Status. (Das bedeutet, dass die Position den Status „Bestätigt“ aufweist, wenn eine Person mit der Rolle „Bestätiger“ mit der Buchungsposition verknüpft ist.) Derselbe Genehmiger kann über verschiedene Rollen mit verschiedenen Positionen im Buchungsvorschlag verknüpft werden.
Der Abschnitt Genehmigungszusammenfassung bietet eine Zusammenfassung aller mit dem Buchungsvorschlag verknüpften Genehmiger. Diese sind gruppiert nach Reihenfolge, Genehmiger, Rolle und Genehmigungsstatus. Der Gesamtbetrag für jeden Genehmiger in der gleichen Rolle ist unter diesem Abschnitt aufgeführt. Der Abschnitt Genehmigungsdetails bietet ausführliche Informationen zu jeder Position, für die der Genehmiger verantwortlich ist, mit einem Verweis auf die Daten in den Rechnungspositionen.
Wenn z. B. ein Anwender, der als Genehmiger für drei Buchungspositionen zuständig ist, drei Buchungspositionen genehmigen muss, werden alle drei Positionen im Abschnitt Genehmigungsdetails angezeigt. Im Abschnitt Genehmigungszusammenfassung werden alle drei Positionen kombiniert und als eine Position mit dem Gesamtbetrag der drei Positionen angezeigt.
Wenn ein Anwender mit der Rolle „Genehmiger“ versucht, die Buchungsposition, mit der er verknüpft ist, zu genehmigen, wird der Höchstbetrag für den Genehmiger laut der verknüpften Zuweisungsregel geprüft. Wenn der Betrag den Höchstbetrag übersteigt, muss zum Genehmigen der Buchungsposition ein anderer Genehmiger mit einem höheren Höchstbetrag hinzugefügt werden. Dieser Genehmiger muss manuell hinzugefügt werden. Für die Genehmiger werden auch die erlaubten Buchungselemente geprüft, die in der verknüpften Genehmiger-Zuweisungsregel angegeben sind. Wenn ein Buchungselement, das für den Genehmiger nicht erlaubt ist, in der Buchungsposition verwendet wird, ist die Genehmigung nicht möglich. Entweder muss der Genehmiger geändert werden, oder die genehmigten Buchungselementwerte für den vorhandenen Genehmiger müssen auf der Seite Genehmigungskombinationsregeln für die mit dem Genehmiger verknüpfte Genehmigungskombinationsregel-ID geändert werden.
Wenn ein Stellvertreter für einen abwesenden Genehmiger definiert ist, gelten für den Stellvertreter der gleiche Höchstbetrag und die gleichen Buchungselementeinschränkungen wie für den abwesenden Genehmiger. Auch kann der einem Genehmiger übergeordnete Genehmiger alle dem Genehmiger zugewiesenen Buchungspositionen genehmigen. Der übergeordnete Genehmiger übernimmt keine Einschränkungen, die für den Genehmiger gelten, und behält seine eigenen Einschränkungen bei. Ein Genehmiger kann uneingeschränkten Zugriff haben, der es ihm ermöglicht, jeden Buchungsvorschlag anzuzeigen. Genehmiger mit uneingeschränktem Zugriff können wie alle anderen Genehmiger Einschränkungen nach Kontierschema und Betrag unterliegen.
Der Genehmiger kann auch Kosten mehreren Perioden im Buchungsvorschlag zuordnen. Dies erfolgt durch Auswahl der Option Periodenzuweisung auf der Seite Buchungsvorschlag oder Lieferantenrechnung verwalten.
Ein Genehmiger kann durch Eingeben eines Kennworts beim Genehmigen oder Bestätigen eines Buchungsvorschlags authentifiziert werden. Dazu müssen die entsprechenden Basisdaten auf der Registerkarte Firma/Rechnung/Lieferantenrechnungsarbeitsablauf/Allgemein eingegeben worden sein.
Hinweis:Wenn eine Buchungsposition im Abschnitt Genehmigungszusammenfassung genehmigt wird, werden alle mit der Zusammenfassungs-Position verknüpfen Detailzeilen ebenfalls als "Genehmigt" gekennzeichnet.
Infolge dieser Aktivität werden alle ausgewählten Buchungspositionen genehmigt, und die Option Vorschlag genehmigt wird aktiviert. Wenn alle Positionen im Vorschlag genehmigt sind, ist der Vorschlag bereit für die endgültige Buchung.