Diese Aktivität erstellt automatisch Buchungspositionen auf der Seite Buchungsvorschläge unter Verwendung der automatischen Buchungsregeln für Rechnungen. Diese Regeln erzeugen Buchungspositionen, wenn zusätzliche Kosten, wie z. B. Fracht, Verpackung oder Gebühren, in einer Lieferantenrechnung enthalten sind, aber nicht in der Bestellung angegeben werden.
In diesen Fällen kann die Rechnung nicht automatisch mit der Bestellung übereinstimmen, da die Beträge in der Rechnung und in der Bestellung voneinander abweichen. Daher wird der Auszifferungsprozess weiter automatisiert, um manuelle Eingriffe zu minimieren.
Diese Funktion gilt nur für die Auszifferung auf Bestellebene, bei dem die Kostenbuchungen zu jeder Bestellung als einzelne Buchungspositionen für die Rechnung abgerufen werden.
Die erstellten Regeln für die automatische Rechnungsbuchung für verschiedene anwendbare Kosten erzeugen Buchungspositionen auf der Grundlage der in der Regel angegebenen Details.
Zusätzlich ermöglicht die Aktivierung des Parameters Automatisierung von Lieferantenrechnungen unter Firmenbasisdaten die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) in diesem Prozess. Wenn dieser Parameter aktiviert ist und die Regeln nicht die erwarteten Werte (zusätzliche Kosten) enthalten, identifiziert IFS Cloud mithilfe von KI, ob die nicht übereinstimmenden Positionen einer der definierten Regeln für die automatische Rechnungsbuchung entsprechen, und erstellt dementsprechend Buchungspositionen.
Wenn keine geeignete Regel gefunden werden kann, bleibt der Buchungsvorschlag im Zustand nicht saldiert. In solchen Fällen ist das manuelle Hinzufügen der Buchungsposition obligatorisch.
Alle Regeln, die unter einer Firma eingerichtet wurden, erscheinen auf der Seite Analyse der Regeln für die automatische Buchung von Rechnungen .
Als Ergebnis dieser Aktivität werden automatisch Buchungspositionen erstellt, um den Buchungsvorschlag auszuziffern, wenn es eine Abweichung zwischen der Bestellung und der Lieferantenrechnung gibt. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Buchungen vor der Fertigstellung einer Lieferantenrechnung gegenzuprüfen, um die Richtigkeit sicherzustellen und Fehler und Unstimmigkeiten zu vermeiden.