Diese Aktivität wird zum Genehmigen von Lieferantenrechnungen zur Zahlung verwendet. Rechnungen, die mit dem aktuellen Anwender verbunden sind, sowie Rechnungen ohne Anwenderverbindung werden für die zahlreichen Firmen angezeigt, auf die der aktuelle Anwender Zugriff hat. Hier können nur noch nicht genehmigte Rechnungen genehmigt werden. Teilzahlungen müssen ebenfalls auf dieser Seite genehmigt werden. Es können Zahlungen für vorläufige, endgültige und Direktlieferantenrechnungen genehmigt werden. Eine Rechnung kann entweder auf der Seite Rechnungen zur Zahlung genehmigen oder Manuelle Lieferantenrechnung genehmigt werden.
Wenn die Option Lieferantenrechnungsgenehmigung nur durch sep. Funktion in ?Unternehmen/Firma/Rechnung? aktiviert ist, kann die Genehmigung nur durch einen separaten Schritt auf der Seite Rechnungen zur Zahlung genehmigen erfolgen.
Für Rechnungen, bei denen die Zahlung auf mehrere Teilzahlungszeitpunkte verteilt ist, muss jede geplante Zahlung einzeln genehmigt werden. In solchen Fällen wird die Option Zahlungsplan vorhanden auf der Seite Rechnungen zur Zahlung genehmigen aktiviert, und jede geplante Zahlung wird in einer separaten Position angezeigt.
Rechnungen mit einbehaltenen Steuern, die von der Zahlung an den Lieferanten abgezogen wurden, haben einen separaten Zahlungsplan für den einbehaltenen Steuerbetrag. Dieser Zahlungsplan wird automatisch erstellt und genehmigt, wenn die Rechnung gebucht wird, und kann nicht geändert werden. Die einbehaltene Steuer wurde beim Buchen der Rechnung zugleich als Zahlungstransaktion von der Lieferantenverbindlichkeit abgezogen.
Die Rechnung wird automatisch zur Zahlung freigegeben, sobald der Rechnungsstatus auf Gebucht gesetzt ist, wenn Bei endgültiger Buchung oder Wenn Gebucht für das Feld Automatische Zahlungsgenehmigung auf der Registerkarte Unternehmen/Lieferant/Rechnung ausgewählt ist.
Um diese Aktivität durchzuführen, müssen Lieferantenrechnungen mit dem Status Gebucht vorhanden sein.
Infolge dieser Aktivität wird der Status der Rechnungen mit genehmigter Zahlung zu ?Gebucht/Genehmigt? geändert, und für diese Rechnungen können Zahlungen geleistet werden.