Eine e-Invoice ist eine Rechnung, die elektronisch gesendet und empfangen wird. Mithilfe von e-Invoice minimieren Firmen die manuelle Dateneingabe und können Rechnungen auf einfachere Weise verfolgen. Und es gibt noch weitere Gründe für die Verwendung von e-Invoice anstelle der konventionellen Rechnung auf Papier:
In einem typischen Szenario kauft der Einkäufer Waren oder Dienstleistungen und der Verkäufer übermittelt/sendet dem Einkäufer eine Rechnung auf elektronischem Wege zu. Der Einkäufer empfängt die e-Invoice über das von ihm verwendete System. Der Einkäufer untersucht und überprüft die Richtigkeit der Rechnung und im Folgenden wird die Rechnung von den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltungen genehmigt und freigegeben. Über einen Workflow werden die Rechnungen in der richtigen Reihenfolge an die richtigen Personen weitergeleitet. Freigegebene Rechnungen werden gebucht und bezahlt. Der Automatisierungsgrad dieses Prozesses hängt davon ab, wie viele Informationen (Auftragsnummer, Kontoinformationen usw.) in der e-Invoice verfügbar ist.
Es gibt verschiedene Arten von elektronischen Rechnungen, mit unterschiedlichem Automatisierungs- und Integrationsgrad:
Hersteller von e-Invoice-Lösungen können verschiedene e-Invoice-Standards umwandeln und können Papierrechnungen je nach Kundenanforderung in bestimmte elektronische Formate überführen.
Invoice Scanning beinhaltet das Erfassen, Interpretieren und Umwandeln von Rechnungsinformationen von Papier in ein elektronisches Format. Invoice Scanning beinhaltet aber nicht die Abschaffung der Papierrechnung und führt deshalb nur zu Teileinsparungen.
Sowohl das Rechnungsbild als auch Daten aus dem Invoice Scanning-Prozess können im System empfangen werden.
Wenn eine Firma kein Buchhaltungssystem hat, oder wenn das vorhandene Buchhaltungssystem nicht in der Lage ist, elektronische Rechnungen zu verschicken, ist es trotzdem möglich, elektronische Rechnungen über eine Internetbank, die Webseiten von Kunden oder Internetportale von Drittanbietern zu senden.
EDI (elektronischer Datenaustausch) ist eine elektronische Datenübertragung von einem Computer zu einem anderen, wobei ein abgestimmtes, strukturiertes Format verwendet wird, das von Computern erstellt und gelesen sowie automatisch verarbeitet werden kann. EDI wird zumeist in Firmenbeziehungen mit hohem Integrationsgrad verwendet (zum Beispiel zwischen den Parteien in der Automobilindustrie).
Die EDI-Schnittstelle in IFS Cloud funktioniert unabhängig vom EDI-Standard und von EDI-Konvertierungsprogrammen. Die Nachricht kann in mehrere verschiedene Nachrichtenstandards umgewandelt werden, wobei die Konvertierung von einem EDI-Konverter durchgeführt wird. MHS (Message Handling System) wird in einer ähnlichen Weise wie EDI verwendet, aber kann nur zwischen Firmen oder Standorten verwendet werden, die IFS Cloud nutzen. Es ist möglich, EDI- oder MHS-Mediencodes zu verwenden, um EDI- und MHS-Rechnungen von IFS Cloud aus zu senden oder zu empfangen.
XML (Extensible Markup Language) ist eine weit verbreitete Möglichkeit des Informationsaustauschs über das Internet, das von allen Computern, unabhängig von ihrem Betriebssystem verwendet werden kann. Es gibt zahlreiche verschiedene XML-Rechnungsstandards, je nach Land, Branche usw. Ein Vorteil von XML besteht darin, dass es eine einfachere und kostengünstigere Integration der Geschäftspartner ermöglicht, da kein EDI-Konverter benötigt wird.
In IFS Cloud können Rechnungsbilder und andere Anhänge gesendeten und empfangenen XML-Rechnungsnachrichten beigefügt werden. Mithilfe eines E-INVOICE-Mediencodes ist es möglich, XML-Rechnungen in IFS Cloud zu senden und zu empfangen.