Basisdateneinstellung für den Prozess „Elektronische XML-Rechnungen empfangen“

Um elektronische XML-Rechnungen (e-Invoice) zu empfangen, müssen folgende Basisdateneinstellungsoptionen berücksichtigt werden.

• Lieferant
  Auf der Registerkarte „Lieferanten/Rechnung/Standardeinstellungen für Nachricht“ muss angegeben werden, ob die Rechnung automatisch geprüft und in der Schnittstelle für externe Lieferantenrechnungen erstellt werden soll. Wenn das Kontrollkästchen Automatische Genehmigung aktiviert ist, werden sowohl der Prüf- als auch der Erstellungsschritt automatisch ausgeführt. E-INVOICE muss als Mediencode eingegeben werden, und ein Wert muss im Feld Genehmiger-ID eingegeben werden, um E-INVOICE-Nachrichten im System zu empfangen.
  
• Firma
  Rechnungsbild und Anhänge, die in der E-INVOICE-Nachricht enthalten sind, werden automatisch in IFS/Dokumentenmanagement eingecheckt, wenn die Rechnung erstellt wird. Um das Rechnungsbild und Anlagen in IFS/Dokumentenmanagement einzuchecken, müssen Basisdaten auf der Registerkarte „Firma/Rechnung/Dokumentenmanagement“ vorhanden sein. Eine Dokumentenklasse Rechnungsbilddatei und die Dokumentenklasse des Anhangs eingeben, die zum Einchecken der Rechnungsbilder und Anhänge in IFS/Dokumentenmanagement verwendet werden sollen. Ein Dokumentenpräfix Rechnungsbilddatei und ein Präfix Dokumentenanhang eingeben, die beim Erstellen des Namens des Rechnungsbildes und des Anhangs verwendet werden sollen.
  
• Person
  Um das empfangene Rechnungsbild und Anhänge in IFS/Dokumentenmanagement einchecken zu können, muss der Anwender als eine Person auf der Seite Person erfasst sein.
  
• Dokumentverwaltung
  Die Dokumentklassen, die zum Einchecken des Rechnungsbildes und der Anhänge verwendet werden, müssen auf der Seite Dokumentenklasse definiert werden. Um Anlagen in IFS/Dokumentenmanagement einzuchecken, müssen die entsprechenden Dateierweiterungen auf der Seite Dateitypen vorhanden sein.

Parteienidentifikation

Um eine Lieferantenrechnung in IFS Cloud zu empfangen, müssen die Firmen-ID und die Lieferanten-ID in der E-INVOICE-Datei identifiziert werden. Die Absprache mit Ihren Lieferanten bezüglich der Informationen, die für die Parteienidentifikation zu verwenden sind, ist ein wichtiger Teil der Einrichtung von Basisdaten für den Prozess „Elektronische XML-Rechnungen empfangen“.

Das folgende Verfahren wird von IFS Cloud verwendet, um die Firmen-ID zu identifizieren. (Hinweis: Das System geht nur dann von einem Schritt zum nächsten, wenn der erste Schritt keine Treffer oder mehr als einen Treffer ergibt.)

1. Die Kundenorganisationsnummer in der empfangenen Rechnung mit der Organisationsnummer der Firma abgleichen.

2. Gleichen Sie die Nummer der Einkäufer-Organisationseinheit mit der eigenen Adress-ID der Firma ab.

3. Gleichen Sie die Steuer-ID des Kunden mit der Steuer-ID der Firma ab.

4. Gleichen Sie die Kunden-ID mit unserer ID beim Lieferanten ab, der auf der Seite „Lieferant“ definiert ist.

5. Die Kunden-ID mit der tatsächlichen Firmen-ID abgleichen.

6. Prüfen, ob die Lieferanten-ID nur für eine Firma existiert.

7. Eine Fehlermeldung in IFS/Lösungsmanager anzeigen.
   
   

Das folgende Verfahren wird von IFS Cloud verwendet, um die Lieferanten-ID zu identifizieren. (Hinweis: Das System geht nur dann von einem Schritt zum nächsten, wenn der erste Schritt keine Treffer oder mehr als einen Treffer ergibt.)

1. Die Lieferantenorganisationsnummer in der empfangenen Rechnung mit der Organisationsnummer des Lieferanten abgleichen.

2. Gleichen Sie die Nummer der Verkäufer-Organisationseinheit mit der eigenen Adress-ID des Lieferanten ab.

3. Gleichen Sie die Lieferantensteuernummer in der empfangenen Rechnung mit der Steuernummer des Lieferanten ab.

4. Die Kontonummer in der empfangenen Rechnung mit der Standardkontonummer des Lieferanten abgleichen.

5. Die Verkäufer-ID beim Käufer mit der Lieferanten-ID abgleichen.

6. Gleichen Sie die Bestellnummer ab, falls diese verwendet wird. Wenn dann ein interner Lieferant für den Bestellstandort registriert ist, wird dies als tatsächliche Lieferanten-ID betrachtet.

7. Wenn ein Verkäufer-Standortcode (SellerSiteCode) verwendet wird und ein interner Lieferant für diesen Standort registriert ist, wird dies als tatsächliche Lieferanten-ID betrachtet.

8. Eine Fehlermeldung in IFS/Lösungsmanager anzeigen.

Pages

Externe Lieferantenrechnungen

Activity Diagrams

Externe Lieferantenrechnungen