Mit einer Fremdleistungsvertragsbewertung wird der Fortschritt der für einen Vertrag ausgeführten Arbeit erfasst, außerdem Zahlungsaufforderungen für Wareneingänge und Rechnungen. Außerdem wird die Zahlung solcher Rechnungen verwaltet.
Eine Bewertung kann jederzeit erstellt werden, oft in regelmäßigen Abständen. Dies richtet sich nach der Firmenstrategie. Bewertungen basieren immer auf dem zugrunde liegenden, vergebenen Untervertrag und können nach Vertragsposition aufgeschlüsselt werden. Die einzelnen Bewertungswerte werden dann zu einer Gesamtbewertung für den Unterauftrag zusammengefasst.
Eine Bewertung ist ein kumulativer Prozess. Die eingegebenen Wertermittlungen enthalten alle vorherigen Werte. Wenn eine vorherige Bewertung vorhanden ist, werden die Wertermittlungen für diese vorherige Bewertung automatisch in die Wertermittlung der neu erstellten Bewertung kopiert.
Wenn eine Zahlungsaufforderung vom Subunternehmer eingeht, werden die Aufforderung und ihre Beträge in eine der vorhandenen Bewertungen eingegeben. Die Eingabe dieser Beträge kann manuell vom Auftragnehmer oder direkt vom Unterauftragnehmer vorgenommen werden (wenn der Lieferant als B2B-Lieferant definiert ist). Normalerweise werden die Aufforderungsbeträge mit den Beträgen der Bewertung verglichen, und von diesem Prozess werden die bescheinigten Beträge eingegeben. Dies ist dann die Basis für die Entnahme eines Zahlungszertifikats an den Subunternehmer (d. h. den Lieferanten). Damit wird angezeigt, was der Auftragnehmer zu zahlen bereit ist. Ein Unterauftragnehmer, der als B2B-Lieferant definiert ist, kann diese Informationen anzeigen, sobald die Bewertung vom Auftragnehmer bestätigt wurde. Der Unterauftragnehmer reicht dann eine Rechnung beim Vertragspartner ein. Diese wird mit dem Zahlungszertifikat ausgeziffert.
Jegliche auf dem Untervertrag definierten Einbehalte, Rabatte und Abzüge werden durch die Bewertung verarbeitet.
Bei der Bewertung werden zwei verschiedene Status verwendet (der Status Bewertung und der Status Zahlung), um den Fortschritt sowohl der Bewertung als auch der Zahlung zu überwachen.
Eine Bewertung kann folgende Phasen durchlaufen:
Eine geplante Bewertung ist wie eine Blaupause, aus der anfängliche Vorschläge und Pläne abgeleitet werden, bevor das Genehmigungsverfahren beginnt. Alle neuen Bewertungen beginnen im Status Geplant.
Dadurch wird angezeigt, dass die interne Bewertung der ausgeführten Arbeit abgeschlossen ist. Viele Bewertungen werden nicht weiter bearbeitet (Aufforderung erhalten bis bestätigt und so weiter). Stattdessen werden sie archiviert.
Mit diesem Status wird angegeben, dass eine Zahlungsaufforderung mit einer spezifischen Aufforderungsnummer eingegangen ist und Aufforderungsbeträge eingegeben wurden. Unter diesem Status können Aufforderungsbuchungen für den Nettobetrag, Einbehalt, Abzug und Rabattbeträge erstellt werden. In diesem Status können Bestätigungsbeträge eingegeben werden.
Eine Bewertung in diesem Status bedeutet, dass die Bewertung derzeit bestätigt wird. Eine Bewertung kann diesen Status annehmen, wenn sie sich aktuell im Status Anforderung eingegangen befindet. Es kann nur dann direkt vom Status Geplant gewechselt werden, wenn der Untervertrag nicht für die Annahme von Zahlungsaufforderungen konfiguriert ist.
Dieser Status zeigt an, dass alle Kosten, Zahlungen und weiteren Details, die sich auf den Untervertrag beziehen, vom Vertragspartner und dessen Lieferanten diskutiert wurden, und dass all diese Beträge als bestätigte Beträge in die Bewertung eingegeben wurden.
Mit dem Bestätigen einer Bewertung wird angegeben, dass der Vertragspartner eine Bestätigung an den Subunternehmer ausgestellt hat. In dieser wird bescheinigt, dass die bestätigten Beträge vom Vertragspartner bezahlt werden. Unter diesem Status werden bestätigte Buchungen für den bestätigten Nettobetrag, Einbehalt, Abzug und Rabattbeträge erstellt, und die entsprechenden Aufforderungsbeträge werden umgekehrt. Bei einer Überarbeitung basieren alle erstellten Buchungen auf der Konfiguration der Buchungssteuerung.
Eine Bewertung kann erst dann bestätigt werden, wenn der Bestätigungsprozess abgeschlossen ist.
Eine oder mehrere Rechnungen sind eingegangen und wurden mit einem Teil des Gesamtbetrags des Zahlungszertifikats ausgeziffert.
Eine oder mehrere Rechnungen sind eingegangen und wurden mit dem Gesamtbetrag des Zahlungszertifikats ausgeziffert.
Bewertungen können nach Bedarf erstellt werden, wenn auch nicht unbedingt nur für eingegangene Aufforderungen. Es kann also Bewertungen geben, die nicht mit Aufforderungen verknüpft sind. Bewertung(en) mit dem Status Geplant und mit aktivierter Option Abgabe erfolgt können für spätere Bezugnahme archiviert werden, falls erforderlich.
Wenn eine Bewertung eine andere Bewertung ersetzt und diese Bewertung abgeschlossen, aber nicht bestätigt ist, wird der Status der älteren Bewertung durch die Bestätigung der jüngsten Bewertung automatisch auf Archiviert gesetzt.
Diese Bewertung wurde storniert und wird nicht mehr verwendet.
Wenn der Unterauftragnehmer als B2B-Auftragnehmer oder -Lieferant definiert ist, wird ein spezieller B2B-Status auf den Bewertungsprozess angewendet.
Dieser B2B-Status durchläuft mehrere Stufen:
Wenn der B2B-Status Freigegeben oder höher ist, wird die Bewertung (Aufforderung) durch den B2B-Lieferanten sichtbar. Wenn der Auftragnehmer (d. h. die IFS-Firma) eine Bewertung erstellt, ist der B2B-Status von Anfang an leer. Der Auftragnehmer hebt dann den B2B-Status auf „Freigegeben“ an, wenn die Bewertung für den B2B-Lieferanten sichtbar sein soll. Dadurch kann der Unterauftragnehmer die Arbeitswerte für die Aufforderung eingeben. Wenn die Bewertung vom B2B-Lieferanten erstellt wird, wird der B2B-Status automatisch auf „Freigegeben“ gesetzt.
Wenn der B2B-Lieferant beginnt, Aufforderungsarbeitswerte in die Bewertung einzugeben, wird der B2B-Status automatisch in In Bearbeitung geändert.
Wenn der B2B-Lieferant mit der Eingabe der Aufforderungsarbeitswerte fertig ist, wird der B2B-Status der Bewertung in Übermittelt geändert.
Wenn der B2B-Lieferant eine neue Rechnung erstellt hat, in der die letzten bestätigten Werte und die zuvor berechneten Werte berücksichtigt werden, und diese neue Rechnung an den Auftragnehmer gesendet hat, kann der B2B-Status der Bewertung in Rechnung gesendet geändert werden.
Wenn sich eine Bewertung/Bescheinigung im Zahlungsverfahren befindet, durchläuft die Zahlung folgende Phasen:
Der Zahlungsstatus der Bewertung wird auf Teilweise bezahlt gesetzt, wenn die Bewertung Teilweise fakturiert ist und eine Zahlung gegen eine oder mehrere Rechnungen für das Zahlungszertifikat vorgenommen wurde, oder wenn die Bewertung Vollständig fakturiert ist, aber nur ein Teil des gesamten Rechnungsbetrags bezahlt wurde.
Der Zahlungsstatus der Bewertung wird auf Bezahlt gesetzt, wenn die Bewertung vollständig fakturiert und der gesamte Rechnungsbetrag bezahlt wurde.
Bewertungen enthalten Informationen für die IFS/Cashflow-Analyse zur Bestimmung des Cashflows. Der Status der Bewertung wird einem Cashflow-Status zugeordnet. Die Cashflow-Statusnummer ist ein Indikator für die Verlässlichkeit der Zahlung. Die Zuordnung des Status kann geändert werden. Sie ist wie folgt vordefiniert:
| Bewertungsstatus | Cash Flow Status | Cashflow-Ereignisdatum | An Cashflow gesendeter Wert | Kommentare |
| Geplant | 4 | Bestätigtes Fälligkeitsdatum + Zahlungsbedingung | Dieser Bewertungswert + Steuer | „Dieser Bewertungswert“ sollte „Skonto“ und „Abzug“ enthalten. Die Berechnung erfolgt auf die gleiche Weise wie auf der Registerkarte „Untervertragsbewertung“ auf der Registerkarte „Bescheinigungszusammenfassung“. |
| Archiviert | 4 | Bestätigtes Fälligkeitsdatum + Zahlungsbedingung | Dieser Bewertungswert + Steuer | |
| Anforderung erhalten | 3 | Bestätigtes Fälligkeitsdatum + Zahlungsbedingung | Dieser Bewertungswert + Steuer | |
| Zertifizierung in Arbeit | 3 | Bestätigtes Fälligkeitsdatum + Zahlungsbedingung | Bescheinigter zahlbarer Betrag für diese Bewertung | |
| Bestätigt | 2 | Bestätigtes Datum + Zahlungsbedingung | Bescheinigter zahlbarer Betrag für diese Bewertung | |
| Teilw. fakturiert | 1 | Bestätigtes Datum + Zahlungsbedingung | Zu fakturierender Restbetrag + Steuer |
Hinweis: