Beim Verwalten von Unterverträgen mit Lieferanten ist es wichtig, das Erstellen der Verträge, das Übermitteln von Ausschreibungen, das Eingehen der Antworten auf die Ausschreibungen sowie allgemeine Vertragsänderungen zu erfassen. Alle diese Informationen ermöglichen es, den Vertrag während seiner Lebensdauer zu überwachen. Bei Unterverträgen müssen die Kosten kontrolliert werden, der Arbeitsfortschritt muss erfasst werden, und Überprüfungen der Vertragsbasis müssen möglich sein, während Zahlungsanträge und Barzahlungsaktivitäten verwaltet werden.
Der Kunde übermittelt Ausschreibungen voraussichtlicher Lieferanten und muss die Angebote innerhalb der Einschränkungen der Ausschreibung nachverfolgen.
Die Funktion für die Verwaltung von Unterverträgen umfasst folgende wichtige Funktionen:
Der Untervertrag durchläuft normalerweise folgende Phasen:
Beim Erstellen des Vertrags können viele Informationen erfasst werden. Einige sind erforderlich, während die meisten optional sind. Die Aktivität „Untervertrag erstellen“ deckt nur die allgemeine Vertragserstellung ab – alle zusätzlichen Vertragsdetails werden in ihren entsprechenden Aktivitäten beschrieben.
Die Lebensdauer des Untervertrags beginnt mit dem Status Geplant. Beim Erstellen erhält der Untervertrag standardmäßig diesen Status.
Nach dem Vorbereiten des Untervertrags mit erforderlichen Positionen und Mengen muss die Untervertragsrevision aktiviert werden. Nachdem eine Revision auf den Status Aktiv gesetzt worden ist, kann der Untervertrag den Status Freigegeben erhalten. Die Freigabe des Untervertrags zeigt an, dass die Vorbereitung des Vertrags abgeschlossen ist und dass Ausschreibungen an potenzielle Lieferanten übermittelt werden können.
Es ist möglich, Ausschreibungen an mehrere Lieferanten zu versenden. Es können auch mehrere Versionen (Revisionen) an denselben Lieferanten gesendet werden, wenn sich der Umfang ändert. Beim Übermitteln einer Ausschreibung werden die Daten für die Ausschreibung protokolliert, und die Ausschreibungsdokumente können mit dem Lieferanten oder dem Einreichungsdatum verknüpft werden.
Wenn eine Vereinbarung mit dem bevorzugten Lieferanten erzielt wurde, sollte der Status des Fremdleistungsvertrags auf Vergeben gesetzt werden, und es können keine weiteren Ausschreibungen versendet werden.
Wenn ein Untervertrag vergeben wurde, ist es üblich, den Vertragsumfang und die allgemeinen Geschäftsbedingungen zu prüfen, Änderungen vorzunehmen, Änderungsaufträge (Abweichungsaufträge) zu bearbeiten usw., die zum Vergabezeitpunkt nicht vom Vertrag abgedeckt wurden. Vor dem Aktivieren einer neuen Vertragsrevision für diese Änderungen müssen verknüpfte Änderungsaufträge aktiviert und genehmigt worden sein. Die Überprüfung ist optional, und Firmen, bei denen dies nicht Teil des Geschäftsverfahrens ist, können dieses Stadium auslassen und direkt zur Aktivierungsstufe übergehen.
Nachdem der Untervertrag vergeben wurde (oder in In Nachprüfung weitergeleitet wurde), kann er aktiviert werden. Dies gibt an, dass über den Umfang und die Bedingungen des Untervertrags mit dem Lieferanten Übereinstimmung herrscht und die Arbeiten fortgeführt werden können.
Nachdem die Arbeit vertragsgemäß abgeschlossen worden ist, wird der Untervertrag auf den Status Abgeschlossen gesetzt.
Nachdem alle Buchungen für den Vertrag abgeschlossen wurden, wird der Status des Fremdleistungsvertrags auf Geschlossen gesetzt.