Eine Genehmigung für Materialrückgabe wird in zwei Stufen erstellt, einem Kopf und einer oder mehreren Materialrückgabepositionen. Bei einer neuen Eingabe muss als erster Schritt der Kopf der Materialrückgabe eingegeben werden.
Der Kopf der Materialrückgabe enthält Informationen über den anfragenden Kunden und den Standort, an dem die Materialrückgabe autorisiert wird. Er enthält außerdem das Datum, an dem die Rückgabe angefordert wurde, sowie den Status der aktuellen Materialrückgabe. Der Status des Kopfes zeigt an, ob die Materialrückgabe geplant, freigegeben, teilweise empfangen, abgeschlossen, storniert oder abgelehnt ist. Informationen über den Standort oder den Lieferanten, der das Rückgabematerial erhält, sind auch im Materialrückgabekopf verfügbar.
Im RMA-Kopf kann auch eine Rechnungswährung und/oder ein Rechnungswährungskurstyp eingegeben werden, der bei der Erstellung von Gutschriften verwendet werden soll.
Wenn der Kunde eine komplette Vertriebsstückliste mit allen Komponenten zurücksenden möchte und die RMA-Positionen für die Vertriebsstückliste selbst und nicht für die Komponenten erstellt werden sollen, muss die Auftragsnummer oder die Versand-ID ausgewählt werden.
Außerdem stehen im Materialrückgabekopf Filteroptionen zur Verfügung, die die Auswahl der Materialrückgabeposition beeinflussen.
Wenn die Materialrückgabe für einen Kunden mit Jinsui-Rechnung erfolgt, ist die Option Jinsui-Rechnung auf dem Materialrückgabekopf automatisch aktiviert. Wenn jedoch eine Nicht-Jinsui-Rechnung benötigt wird, obwohl der Kunde Jinsui-fähig ist, besteht die Möglichkeit, diese Option zu deaktivieren, damit die Rechnung als normale Rechnung betrachtet wird.
Mit dieser Eingabe wird ein Materialrückgabekopf mit einer eindeutigen RMA-Nummer erstellt. Nach der Eingabe des Materialrückgabekopfs erhält dieser den Status „Geplant“.