Mit der Funktion „Genehmigung Materialrückgabe“ können Kundenanfragen hinsichtlich der Rückgabe bereits gelieferter Teile mit oder ohne bekannter Kundenauftragsnummer eingegeben und genehmigt werden. Die Genehmigung für Materialrückgabe erlaubt auch, dem Kunden eine Gutschrift mit und ohne zugewiesene Sollstellung zu gewähren. Rückgaben von Kunden haben viele Ursachen, darunter beschädigte Ware, Versandfehler oder Mustersendungen. Der Genehmigungsprozess für Materialrückgabe gibt Ihnen die Möglichkeit, die Erwartungen des Kunden zu erfüllen und gleichzeitig die Wareneingänge im Lager und Kundengutschriften zu verwalten. Es kann auch ein Rückschein generiert werden, der als Bestätigung der Rückgabevereinbarung an den Kunden gesendet werden kann, und damit die Lagermitarbeiter wissen, was im Gegenzug vom Kunden erwartet werden kann.
Mit der Genehmigung für Materialrückgabe lassen sich außerdem sämtliche Ereignisse aufzeichnen, die die Rückgabe von Teilen betreffen. Neben dem ursprünglichen Sollbetrag für den zurückgegebenen Artikel oder einem anderen vereinbarten Betrag können auch Gutschriften in Zusammenhang mit der Rückgabe erstellt werden. Diese Kosten können mit einer beliebigen Materialrückgabegenehmigungsposition oder anderen Zusatzkostenposition der Bestellung verknüpft werden.
Wenn das Material direkt von einem externen Lieferanten geliefert worden ist, kann RMA verwendet werden, um die direkte Rücksendung an den externen Lieferanten zu erfassen. Die Materialrückgabe kann verwendet werden, um direkte Rücksendungen an einen anderen Standort zu vereinfachen, wenn das Material zuvor direkt von diesem Standort geliefert wurde, vorausgesetzt, dass beide Standorte in der gleichen Datenbank registriert sind.
Im Rahmen dieser Beschreibung wird die Genehmigung für Materialrückgabe als „RMA“ bezeichnet. Der Begriff „Genehmiger“ wird hier auch im Sinne von „Disponent“ gebraucht. Der Disponent genehmigt somit sämtliche zugewiesene Kundenrückgaben bzw. gibt sie frei.
Die RMA ist eine sinnvolle Ergänzung des Systems für das Kundenbeziehungsmanagement in Unternehmen. Eine in IFS/Kundenaufträge eingegebene RMA hilft dabei, alle Rückgaben eines Kunden zu verwalten.
Wenn Service-Levels eine wichtige Rolle in Ihrem Unternehmen spielen, können Sie mit dem RMA-Prozess den aktuellen Service-Level untersuchen und den Verbesserungsbedarf ermitteln.
Bevor die Materialrückgabegenehmigung verwendet werden kann, müssen einige grundlegende Daten eingegeben werden.
Die Personen, die als Genehmiger für Kundenrückgaben fungieren dürfen, müssen zu Anfang als Disponent eingegeben werden. Jeder erfassten Kundenrückgabe wird ein Disponent zugewiesen. Dessen Verantwortlichkeit besteht dann darin, die Anfrage des Kunden hinsichtlich einer Rückgabe zu genehmigen, abzulehnen oder zu stornieren.
Beispiel für Disponenten
| Disponent-ID | Name | Telefon | Disponentengruppe |
| DaCo | David Colsmann | 2647851 | Liefermenge |
| JeAl | Jennifer Albert | 5478363 | Liefermenge |
| NiMa | Nina Matt | 5347512 | Fertigung |
Neben den Disponenten müssen auch die Gründe für die Rückgabe eingegeben werden. Sie können Rückgabegründe in Form individuell bestimmter Codes eingeben, die Sie später mit einer bestimmten RMA verknüpfen können..
Beispiel für Rückgabegründe
| Rücksendegrund | Bezeichnung/Grund | Prüfinfo |
| 10 | Verpackung wurde bei Transport beschädigt | Produkt auf Schäden prüfen. Liegen keine Schäden vor, erneut verpacken und verschicken. |
| 20 | Rückgabe von Mustern | Überprüfen, ob die Muster verkauft werden können. Wenn ja, in den Verkauf geben. |
| 30 | Falscher Artikel geliefert | Artikelnummer kontrollieren. Wenn falsch, erneut verpacken und verschicken. |
Müssen retournierte Artikel wegen Beschädigung oder aus anderen Gründen entsorgt werden, sollten auch die Ausschussgründe angegeben werden.
Beispiel für Ausschussgründe
| Ausschussgrund-ID | Bez./Ausschussgrund |
| 10 | Transportschaden |
| 15 | Mangel |
| 20 | Im Lager beschädigt |
Bei Eingang einer Kundenanfrage hinsichtlich Rückgabe zuvor gelieferter Artikel muss die Anfrage in Form einer RMA-Eingabe erfasst werden. Die RMA ist in zwei Ebenen aufgebaut und umfasst einen Kopf und eine oder mehrere RMA-Positionen. Bei einer neuen Eingabe muss als erster Schritt der Kopf der Materialrückgabe eingegeben werden. Wenn der Kopf mit gültigen Eingaben versehen und gespeichert wurde, lautet der Status „Geplant“. Der zweite Schritt bei einem neuen Eintrag ist die Eingabe der Positionen. Nach Eingabe einer Materialrückgabeposition lautet der Status ebenso „Geplant“. Zu diesem Zeitpunkt ändert sich der Status des RMA-Kopfes nicht und bleibt „Geplant“ Anhand des Status lässt sich der aktuelle Status einer RMA-Position erkennen. Statusmöglichkeiten sind „Geplant“, „Freigegeben“, „Teilweise eingegangen“, „Eingegangen“, „Abgeschlossen“ „Abgebrochen“ und „Verweigert“. Ein RMA-Prozesszyklus führt demnach zu einer Statusänderung.
Hinweis: Wenn Sie eine RMA von der Seite Kundenauftrag für Vertriebsstückliste erstellen.
Wenn Sie eine RMA über den Kundenkopf oder die Position erstellen und keine Liefermenge für die Packstückposition oder keine Gesamtliefermenge für die Packstückposition haben, wird die RMA-Erstellung auf der Seite Kundenauftrag nicht aktiviert. In diesem Fall müssen Sie eine manuelle RMA erstellen und die Position für die bereits gelieferte Komponente hinzufügen.
Der Auftragsbezug für die manuelle RMA kann aus dem RMA-Kopf heraus erstellt werden.
Beispiel:
Die RMA-Position für die Komponente 1 muss manuell erstellt werden.
In einer RMA-Position können die relevanten Artikel, die Bestandsartikel, nicht bestandsgeführte Artikel und Vertriebsstücklisten umfassen, sowie deren Menge eingegeben werden, die der Kunde zurückgeben möchte. Um eine Rückgabe einer Vertriebsstückliste zu bearbeiten, kann entweder die Vertriebsstückliste ausgewählt werden – dann wird erwartet, dass alle Komponenten in der gelieferten Menge je BG zurückgegeben werden – oder die Komponenten können direkt als eigene RMA-Positionen zur RMA hinzugefügt werden – dann muss die zurückzugebende Menge unabhängig pro Komponente angegeben werden. Nun können auch der Rückgabegrund und die entsprechende Kundenauftragsnummer und Sollrechnung angegeben werden, die mit der Rückgabe verbunden sind. Die Angabe des Kundenauftrags ist bei der Rücksendung einer Vertriebsstückliste ein Muss, damit die Artikelstruktur der jeweiligen Kundenauftragsposition auch für die RMA-Vertriebsstücklistenstruktur berücksichtigt werden kann. Die Sollrechnung ist keine Pflichtangabe. Wenn die Debitorenrechnungsnummer für eine Materialrückgabeposition und die zurückzugebende Menge nicht manuell angegeben wird, entspricht der ergänzte Wert im Feld Rückgabemenge der Menge, die in der Rechnung angegeben wird. Jedoch kann dieser Betrag bei Bedarf manuell bis zu einem Maximalwert der Gesamtmenge der Kundenauftragsposition geändert werden. Zu beachten ist jedoch auch, dass sich die Zuordnung einer Auftragsnummer und die Sollrechnung wie folgt auf die Preisermittlung der RMA auswirken.
Hinweis: Ist die Materialrückgabeposition mit einem Fertigungsauftrag verknüpft, und die Sollrechnung wird aus irgendwelchen Gründen geändert, geht diese Preisänderung verloren, und der Originalpreis wird verwendet. Auf der Gutschrift wird daher nicht der gleiche Betrag ausgewiesen wie auf der Sollrechnung.
Auch das Abrufen von Steuercodes für die Materialrückgabe variiert, ähnlich wie bei der Preisfindung, je nach der Verknüpfung mit einem Fertigungsauftrag oder einer Sollrechnung wie folgt:
Hinweis: Wenn der Preis in der vorläufigen Sollrechnung oder der Materialrückgabeposition geändert wird, ändern sich die Steuern je nach Prozentsatz des Preises. Zu beachten ist auch, dass, wenn eine Materialrückgabe mit einem Fertigungsauftrag verknüpft ist, Änderungen an den Steuerinformationen in der Sollrechnung verloren gehen, wenn die Materialrückgabeposition gutgeschrieben wird.
Auf der Registerkarte Genehmigung für Materialrückgabe/Zusatzkosten/Rechnungskorrektur können zudem Kosten eingegeben werden, die dem Kunden gutgeschrieben werden sollen, und auf der Registerkarte Genehmigung für Materialrückgabe/Retourenabwicklungsadresse kann ein anderer Kunde angegeben werden, an den die Gutschrift geschickt werden soll. Der hier angegebene Kunde darf nicht mit dem ursprünglichen Kunden identisch sein, beispielsweise wenn die zurückgegebenen Artikel an einen Kunden mit einem anderen Rechnungskunden verkauft wurden.
Wird im RMA-Kopf eine Rechnungswährung und/oder ein Rechnungswährungskurstyp angegeben, können für die RMA-Position und die Zusatzkosten/Rechnungskorrektur nur Kundenaufträge und Rechnungen mit derselben Rechnungswährung und/oder demselben Rechnungswährungskurstyp angegeben werden. Wenn eine Auftragsnummer und eine Rechnung verknüpft werden und die Rechnungswährung für den Auftrag verwendet wird, werden die Preise und Zusatzkosten immer in der Auftragswährung angegeben, mit den gleichen Auswirkungen auf den Preis- und Steuerabruf wie oben.
Im Rahmen der RMA-Eingabe können auch Anmerkungen und Dokumenttext eingegeben werden. Dies hat zwei verschiedene Gründe. Während Anmerkungen internen Informationszwecken dienen, wird Dokumenttext nur dann eingegeben, wenn er auf der Gutschrift des Kunden benötigt wird.
Wenn Sie als Disponent einer erfassten RMA fungieren, sind Sie befugt, eine Rückgabe mit dem Status „Geplant“ entweder zu genehmigen, abzulehnen oder zu stornieren. Wird die Anfrage abgelehnt, wird das Rückgabeverfahren nicht fortgesetzt und gilt als abgeschlossen oder beendet.
Bei Genehmigung der Anfrage darf der Kunde die Artikel zurückgeben. Nach der Freigabe einer RMA, können Sie einen Rückgabeschein drucken, die Rückgabe entgegennehmen und eine Gutschrift erstellen. Es können alle Materialrückgabepositionen oder nur bestimmte Positionen genehmigt werden. Der Status des RMA-Kopfes ändert sich auch dann in „Freigabe“, wenn nur bestimmte Positionen und nicht alle Positionen freigegeben wurden.
Nach Freigabe der Materialrückgabe kann der Rückgabeschein gedruckt und die Gutschrift für den Kunden freigegeben werden. Wird eine Gutschrift freigegeben, muss sie erstellt und bei Eingang der Rückgabeartikel an den Kunden verschickt werden.
Beim Eingang von Artikeln, die von den Kunden zurückgesendet werden, sollten Sie die zurückgesendeten Artikel verschrotten oder in den Bestand zurückführen.
Vor der Rückführung von Rückgabeartikeln in den Bestand müssen die Artikel untersucht werden, um festzustellen, ob sie verworfen werden müssen oder wieder in den Bestand übernommen werden können. Beschädigte Artikel, die sich nicht mehr für den Bestand eignen, können beispielsweise verworfen werden.
Bei der Rückgabe von Vertriebsstücklisten ist zu beachten, dass die Rückgabe für jeden Bestandteil der Vertriebsstückliste erfolgt und nicht für die Vertriebsstückliste als Ganzes. Der Preis einer Komponente wird stets aus dem Fertigungsauftrag abgerufen, egal ob die Materialrückgabe mit einem Fertigungsauftrag oder einer Sollrechnung verknüpft ist. Bei der Rückgabe einer Komponente auf einer RMA, die nicht mit einem Kundenauftrag verbunden ist, lautet der Preis standardmäßig Null, und es muss manuell ein zutreffender Preis eingegeben werden. Wenn der Preis für das vollständige Packstück höher oder geringer ist, als der Gesamtpreis der Komponenten, entspricht der Gesamtpreis der Materialrückgabeposition nicht dem des Packstücks.
Werden einwandfreie Artikel wieder in den Bestand übernommen, ändert sich der Status der Materialrückgabeposition automatisch in Rückgabe abgeschlossen oder Teilweise eingegangen, je nachdem, ob alle oder nur bestimmte Artikel eingegangen sind. Wenn für den zurückgegebenen Artikel mehrere Bestandslagerplätze vorhanden sind, kann der Anwender auswählen, ob der Artikel an einen bestimmten oder mehrere verschiedene Bestandslagerplätze zurückgegeben werden soll.
Sind alle Artikel einer Materialrückgabeposition mit Serviceartikeln eingegangen, erhält die Position automatisch den Status Rückgabe abgeschlossen. Dies bedeutet, dass Serviceartikel nicht bearbeitetet werden müssen.
Hinweis: Die Übernahme von Rücksendungen in den Bestand wird über den Wareneingangsprozess abgewickelt. Das bedeutet, dass für die Rücksendung von RMA-Positionen die Seite Eingang erfassen verwendet werden muss.
Eine Fehlmenge liegt vor, wenn die Bestandsmenge für eine Reservierung nicht ausreicht. Werden Artikel in den Bestand zurückgegeben, für die eine hohe Nachfrage besteht, wird dies in einer Meldung angezeigt. Diese Meldung wird aber nur dann ausgegeben, wenn folgende Voraussetzungen zutreffen.
Aufgrund dieser Einstellungen kann der Anwender die neu eingehenden Artikel im Bestand an Aufträge verteilen, für die gerade diese Artikel fehlen, oder dies unterlassen. Wurden Fehlmengen ordnungsgemäß verwaltet, werden die Aufträge gemäß dem Arbeitsablauf abgewickelt, der durch den Auftragstyp vorgegeben ist.
Müssen zurückgegebene Artikel entsorgt werden, ist ein Ausschussgrund anzugeben. Ausschussursachen ermöglichen die Analyse der Gründe, weshalb Artikel verschrottet wurden. So kann der Anwender beispielsweise feststellen, dass es bedingt durch die beim Transport beschädigten Teile zu großen Verlusten gekommen ist. Dies ermöglicht es, derartige Probleme zu beheben und weiteren finanziellen Verlust zu vermeiden. Im Falle verschrotteter Artikel ist es auch möglich, dem Kunden basierend auf der jeweiligen RMA eine Gutschrift auszustellen.
Eine Vertriebsstücklistenkomponente kann aus der RMA-Vertriebsstücklistenstruktur verschrottet werden, auf die Sie über die RMA-Position der Vertriebsstückliste zugreifen können.
Wenn mit dem Kunden vereinbart ist, dass er die Artikel selbst aussortiert, kann der Befehl „Ausschuss“ auf der RMA-Position verwendet werden. Andernfalls sollte der Wareneingangsprozess verwendet werden. Das bedeutet, dass Kundenrücksendungen über die Seite Eingang erfassen empfangen werden. Bei Bestandsartikeln kann der Ausschuss dann mithilfe einer Prüfung auf der Seite Wareneingang (oder Bestand) erfolgen.
Um einen RMA-Prozess abzuschließen, müssen Erfassung, Genehmigung und Eingang bzw. Verschrottung durchlaufen werden. Wenn alle zurückgegebenen Artikel im Bestand erfasst oder verschrottet wurden, erhält die RMA automatisch den Status „Abgeschlossen“.
Dem Kunden können die Rücksendungen nun gutgeschrieben werden. Sieht die erfasste RMA eine Gutschrift für den Kunden vor, kann diese erstellt werden Die Gutschrift kann auch vor Eingang der Retoure erstellt und gedruckt werden. Das Unternehmen legt hierbei die Reihenfolge fest.
Die RMA umfasst keine Rabatte, das heißt, dass bei Gewähr von Preisnachlässen der Nettopreis abgerufen wird. In solchen Fällen wird kein Gegenkonto für den Rabatt auf der Gutschrift angelegt, um das Rabattkonto auf der Sollrechnung auszugleichen. Bei Unternehmen, bei denen die Buchungssteuerung die Kundenrabatte erfasst, sieht dies so aus, als wären mehr Rabatte gewährt worden, wenn Gutschriften für Sollrechnungen mit Rabatten ausgestellt wurden. Die erstellte Gutschrift muss gedruckt werden, damit sie an den Kunden geschickt werden kann.
Wenn das Material direkt von einem externen Lieferanten geliefert wurde, muss möglicherweise der Materialrückgabedisponent am Standort seine Kunden auffordern, Material direkt an den Lieferanten zurückzusenden. In diesem Fall sollten Sie den Lieferanten festlegen, der das zurückgesendet Material erhalten soll. Jede Materialrückgabeposition muss mit einer Kundenauftragsposition verknüpft sein, die direkt von dem Lieferanten geliefert wurde, der im Materialrückgabekopf als „Rückgabe an Lieferanten“ angegeben ist.
Wenn die Rückgabe stattgefunden hat, können direkte Rücksendungen an den Lieferanten erfasst werden. Dies wird auch zur Erstellung eines Materialrückgabedatensatzes im jeweiligen Bestelleingang führen, der während der Erfassung der Direktlieferung erstellt wurde. Diese Bestellrücknahme wird als eine Rücksendung zur Gutschrift berücksichtigt.
Anwender können Materialrückgabepositionen für Vertriebsstücklisten anlegen, deren Komponenten unter dem Beschaffungscode Bestellung Direkt gekennzeichnet sind. Diese Komponenten können nur an den externen Lieferanten zurückgegeben werden. In solchen Fällen müssen alle Komponenten den Beschaffungscode Bestellung Direkt tragen. Anwender können eine direkte Rücksendung an den Lieferanten auf Komponentenebene registrieren.
Es ist nicht möglich, eine RMA-Position zu erstellen, die mit einer Kundenauftragsposition für eine Vertriebsstückliste mit dem Beschaffungscode Bestellung Direkt verknüpft ist.
Wenn das Material direkt von einem internen Lieferanten geliefert wurde, muss möglicherweise der Materialrückgabedisponent am Bedarfsstandort seine Kunden auffordern, Material direkt an den internen Lieferanten (d. h. den Lieferstandort) zurückzusenden. Dies geschieht in IFS Applications mithilfe von zwei RMAs. Die erste RMA, auch als ursprüngliche Materialrückgabe bezeichnet, muss am Bedarfsstandort erstellt werden. Der Bedarfsstandort ist der Standort, der vom Kunden für die ursprüngliche Lieferung kontaktiert wurde, und ist der Standort, der Rechnungen für den externen Kunden erstellt. Daher sollte der Disponent am Bedarfsstandort entscheiden, ob der externe Kunde Material direkt an den internen Lieferanten zurückgesendet sollte. Wenn das Material direkt an den internen Lieferanten zurückgegeben werden soll, muss der Lieferstandort als die Rücksendung an Standort in der ursprünglichen Materialrückgabe angegeben werden. Jede Materialrückgabeposition muss mit einer Kundenauftragsposition verknüpft sein, die direkt von dem Standort geliefert wurde, der als „Rückgabestandort“ angegeben ist.
Bei Freigabe der Materialrückgabe am Bedarfsstandort wird die zweite Materialrückgabe, auch Eingangs-RMA genannt, automatisch am Lieferstandort erstellt. Material kann dann am Lieferstandort über die Seite Eingang erfassen übernommen werden (beachten Sie, dass die ursprüngliche RMA kein zurückgesendetes Material empfangen kann). Wenn die Eingangs-RMA das zurückgesendete Material erhält, erhält die ursprüngliche Materialrückgabe auch den Status Teilweise empfangen, Erhalten und Komplett zurückgeben. Das eingegangene Rückgabematerial kann entweder in den Bestand zurückgegeben oder über die Eingangs-RMA oder die Seite Wareneingang verschrottet werden. Die zurückgegebene Bestandsmenge und verschrottete Bestandsmenge werden in den Positionen der Eingangs-RMA und der entsprechenden ursprünglichen RMA-Position am Bedarfsstandort aktualisiert. Dies wird auch zur Erstellung eines Materialrückgabedatensatzes im jeweiligen Bestelleingang führen, der während der Erfassung der Direktlieferung erstellt wurde. Diese Bestellrücknahme wird als eine Rücksendung zur Gutschrift berücksichtigt.
Anwender können Materialrückgabepositionen für Vertriebsstücklisten anlegen, deren Komponenten unter dem Beschaffungscode Interner Einkauf direkt gekennzeichnet sind. Diese Komponenten können an den Lieferstandort zurückgeschickt werden. In solchen Fällen müssen alle Komponenten den Beschaffungscode Interner Einkauf direkt tragen. Die Eingangs-RMA wird mit der gleichen Paketstruktur wie die Ausgangs-RMA erstellt.
Es ist nicht möglich, eine RMA-Position zu erstellen, die mit einer Kundenauftragsposition für eine Vertriebsstückliste mit dem Beschaffungscode Interner Einkauf direkt firmenübergreifender Ablauf verknüpft ist.
Die Gutschrift/Korrekturrechnung für den externen Kunden wird am Bedarfsstandort mit der ursprünglichen RMA erstellt. Die Gutschrift/Korrekturrechnung für den internen Kunden wird am Lieferstandort mithilfe der Eingangs-RMA erstellt, wenn die beiden Standorte zu zwei Firmen gehören.
Wenn Sie eine Korrekturrechnung aus einer RMA für eine Vertriebsstückliste erstellen, die mit einem fakturierten/abgeschlossenen Kundenauftrag verknüpft ist, erhalten Sie eine Informationsmeldung „Einige der RMA-Positionen sind nicht genehmigt/nicht mit der Referenzrechnung verknüpft. Möchten Sie fortfahren?“ Dies liegt daran, dass die verknüpfte Sollrechnung für die gesamte Vertriebsstückliste und nicht für die einzelnen Komponentenpositionen erstellt wird.
Es ist möglich, Material an einen anderen Standort in der gleichen Firma zurückzugeben, obwohl dieser Standort nicht bei der Lieferung des Materials verwendet wurde. Sie sollten zuerst eine RMA am Verkaufsstandort erstellen und den Rückgabestandort im RMA-Kopf angeben. Alle RMA-Positionen müssen mit einer Kundenauftragsposition verknüpft sein, wenn sich der Rückgabestandort vom RMA-Standort unterscheidet. Beim Freigeben dieser RMA wird automatisch eine zweite RMA, als Eingangs-RMA bezeichnet, am Rückgabestandort erstellt. Die erste RMA, auch die ursprüngliche Materialrückgabe genannt, enthält Informationen über die Eingangs-RMA und umgekehrt. Die RMA-Position in der ursprünglichen RMA beinhaltet die RMA-Positionsnummer der jeweiligen Eingangs-RMA und umgekehrt. Anwender können Materialrückgabepositionen für Vertriebsstücklisten erstellen, mit denen die Komponenten an einen anderen Standort derselben Firma zurückgeschickt werden können. Die Eingangs-RMA wird mit der gleichen Paketstruktur wie die Ausgangs-RMA erstellt.
Wenn Material über die Eingangs-RMA auf der Seite Eingang erfassen eingeht, erhält die ursprüngliche RMA den gleichen Status wie die Eingangs-RMA.
Es wird nicht unterstützt, eine Vertriebsstückliste an einen anderen Standort zurückzuschicken, wenn die Vertriebsstückliste in einem firmenübergreifenden IPD-Szenario geliefert worden ist.
Anlieferungen erfassen
Eingang genehmigter Rücksendungen
Freigabe für Materialrückgabe
Kundenauftrag
Materialrückgabepositionen
Retourengenehmigung erstellen
Rücksendungen von Kunde genehmigen
Rücksendungen von Kunde abschließen
Kundenrücksendungen erstellen
Rücksendungen von Kunde ablehnen
Kundenretouren zurücksenden oder verschrotten