Die meisten Firmen für Instandhaltung, Reparatur und Überholung (Maintenance Repair and Overhaul, MRO) und das Service Management werden von Anlagenbetreibern um Angebote oder Kostenvoranschläge für bestimmte Instandhaltungsaktivitäten für den Betreiber/Kunden gebeten, um die Kosten der Instandhaltungsanforderungen abschätzen zu können, bevor der Arbeitsauftrag vergeben wird. Die Arbeit kann von großen Jobs an komplexen Anlagen wie Flugzeugen bis hin zur Überholung einfacher Komponenten reichen.
Da die gleiche Organisation mehrere verschiedene Arten von Instandhaltungsarbeiten annehmen kann, bietet die Funktion „Service-Angebot“ einen einheitlichen Weg für die Erstellung und Verwaltung von Angeboten. Sie ermöglicht es außerdem, verschiedene Ebenen von Arbeiten an verschiedenen Anlagentypen in ein und demselben Angebot zu kombinieren.
Nicht bestandsgeführte Verkaufsartikel müssen mit Services verknüpft werden. Ein einzelner Verkaufsartikel kann mehrere Services repräsentieren, mehrere Verkaufsartikel können jedoch nicht mit dem gleichen Service verbunden werden. Verkaufsartikel können mit allgemeinen Services verknüpft werden, wie z. B. mit anstehenden Arbeiten, Fehlerreparaturen, bedingungsbasierten Ereignissen, LLP-Ersetzungen, Nachkontrollen, manuellen Ereignissen, Instandhaltungscodes und Änderungen.
Ablehnungsgründe sollten erstellt werden, damit sie bei Ablehnung eines Service-Angebots aktiviert werden können.
Ein Angebot sollte für jedes Arbeitspaket erstellt werden, das für einen potenziellen Kunden generiert wird, damit die Organisation ihre verfügbare Kapazität verkaufen kann. Erst den Kopf des Angebots erstellen, dann festlegen, für wen das Angebot vorbereitet wird, und abschließend den Zeitraum eingeben, für den das Angebot gültig ist. Ein Angebotskopf kann entweder direkt auf der Seite Neues Serviceangebot oder durch eine Anwenderaktion aus vorhandenen Arbeitsumfangdefinitionen, wie z. B. Instandhaltungsaufträgen, Arbeitsaufträgen und Arbeitsaufgaben, erstellt werden.
Der Kunde, der auf dem Service-Angebot angegeben ist, ist der zahlende Kunde, d. h. die Partei, mit der die Firma eine finanziellen Vereinbarung abschließt. Es ist jedoch möglich, den Kunden auf dem Arbeitsauftrag zu ändern, wenn einige Teile der Arbeit einer anderen Partei in Rechnung gestellt werden sollen.
Es ist auch möglich, einen Risikoprozentsatz zu definieren, der in einigen Fällen verwendet werden soll, z. B. ein Jobtyp, der vorher noch nicht durchgeführt worden ist oder bei dem andere Ungewissheiten bzgl. der angebotenen Arbeit bestehen. Dies wird der Instandhaltungsorganisation dabei helfen, richtige Angebote basierend auf ihren Kostenstufen, den vereinbarten oder berechneten Kennzeichen sowie bekannten Faktoren wie z. B. nicht routinemäßiger Arbeit zu erstellen.
Wenn ein Service-Angebot mit verknüpften Services verfügbar ist, ist es möglich, eine Preisvereinbarung auf dem Angebot zu definieren und die Angebotskosten sowie den Angebotspreis zu berechnen. Die Berechnung der Angebotskosten schließt die Zusammenfassung der Arbeitsstunden, der Materialien und der Werkzeuge/Ausstattung aller damit verknüpften Aufträge ein sowie die Übertragung der Aufträge in Verkaufsartikel und das Abrufen der Verkaufspreise für die Verkaufsartikel entweder aus den definierten Kundenverträgen, den Preislisten oder dem Basispreis für Verkaufsartikel von dem Standort, für den der Auftrag definiert ist.
Als Nächstes kann das Angebot freigegeben und angenommen oder abgelehnt werden. Eine neue Revision kann erstellt werden, wenn Sie den Arbeitsumfang eines Service-Angebots aktualisieren müssen, das bereits freigegeben wurde. Falls notwendig, kann ein Bestätigungsschreiben für das Angebot gedruckt werden.
Diese Schaltfläche Analyse dient zur grafischen Darstellung der Analyse von Kosten/Einnahmen/Marge bei dem Arbeitsauftrag, dem Instandhaltungsauftrag und dem Servicevertrag. Sie enthält mehrere Diagramme, die die Zusammenfassung und detaillierte Aufschlüsselung von Kosten, Einnahmen und Margen anzeigen. Bei dem Arbeitsauftrag werden die Informationen anhand von Kostenarten oder Verkaufsgruppen kategorisiert. Bei Instandhaltungsaufträgen werden sie mithilfe von Kostenarten und bei Serviceverträgen mithilfe von Rechnungstypen kategorisiert.