Ein Servicevertrag dient als Vereinbarung zwischen dem Kunden und dem Dienstleistungsanbieter. Deshalb wird pro Kunde ein Servicevertrag definiert, der an mehreren Standorte gültig ist. Serviceverträge können optional mithilfe eines Vertragstyps gruppiert werden, z. B. GARANTIE und SERVICE.
Obwohl der Servicevertrag je Kunde definiert wird, besteht die Option, zusätzliche Kunden zu verknüpfen. Dies dient zu zweierlei Zwecken:
Im SLA (Service Level Agreement) werden die Zeitlimits definiert, die auf den Servicevertrag anzuwenden sind und die auf der Priorität oder Kritizität oder einer Kombination beider des vom Kunden gemeldeten Problems basieren.
Die SLA kann für den gesamten Servicevertrag gelten oder in jeder Serviceposition-Ebene (Weitere Informationen zu Servicepositionen finden Sie weiter unten). Ein SLA deckt drei verschiedene Zeiten ab:
Bei Arbeitsaufträgen oder Arbeitsaufgaben, die aus einem Servicevertrag stammen, werden die SLA-Auftragsvorlagen im Servicevertrag verwendet, um einen SLA-Auftrag zu generieren, in dem die Termine für Spätester SLA-Start und/oder das Spätestes SLA-Ende für die Arbeitsaufgabe berechnet werden.
Unter Preisvereinbarungen können spezielle Verkaufspreis-Vereinbarungen festgelegt werden.
Spezielle Vereinbarungen: Im Lauf der Zeit eines Servicevertrags ist es nicht ungewöhnlich, das die ursprünglich zwischen Kunden und Dienstleistungsanbieter vereinbarten Preise geändert werden. In solchen Fällen wird anstelle der Revidierung des Servicevertrags ein Kundenvertrag mit dem richtigen Preis mit dem Servicevertrag explizit verknüpft. Hier werden die im Kundenvertrag definierten Preise von den Preisen, die im Servicevertrag definiert wurden, überschrieben.
Preis/Verkaufsartikel: Dient als Referenzpunkt für Kunden, Verkaufsartikel nachzuschlagen, unabhängig davon, wo sie verwendet werden. Die angezeigten Verkaufspreise werden basierend auf dem Kunden, dem Standort des Servicevertrages und der anzuwendenden Währung gefiltert. Das Suchergebnis enthält auch die Verkaufspreise, die unter speziellen Vereinbarungen verwendet werden, vorausgesetzt die speziellen Vereinbarungen liegen innerhalb des Suchintervalls. Preise werden aus dem Kundenvertrag und/oder den Verkaufspreislisten (IFS/Preisfindung) des Hauptkunden des Servicevertrags, gezogen.
Bestimmen die beim Berechnen eines Servicevertrags anzuwendenden Parameter.
Preiseinheit: Gibt den Zeitraum an, für den der periodische Preis (in der Serviceposition definiert) gilt, der fakturiert werden soll. Folgendes Beispiel soll dies veranschaulichen: Eine Serviceposition enthält den periodischen Preis von $1200, dem Kunden wird in jedem Quartal eine Rechnung gestellt, d. h. im März, Juni, September und Dezember.
| Periode | Einheit |
Zu berechnender Preis ($) |
Erläuterung |
|||
| März | Juni | September | Dezember | |||
| 1 | Monat | 3600 | 3600 | 3600 | 3600 | Da der periodische Preis von $1200 nur für einen Monat gilt und die Abrechnung alle 3 Monate ausgeführt wird, beträgt der zu fakturierende Preis $3600. |
| 3 | Monat | 1200 | 1200 | 1200 | 1200 | Da sowohl die Periode als auch die Fakturaperiode identisch sind, d. h. 3 Monate, beträgt der zu berechnende Gesamtpreis $1200. |
| 1 | Jahr | 300 | 300 | 300 | 300 | In diesem Beispiel gilt der periodische Preis von $1200 für 12 Monate, deshalb wird er innerhalb der Fakturaperiode aufgeteilt. |
Fakturaregel: Bestimmt, ob am Anfang der Periode (bevor) oder am Ende (nach) fakturiert wird.
Periodische Fakturaparameter: Legt fest, wie oft ein Servicevertrag fakturiert werden soll. In unserem Beispiel wird in jedem Quartal fakturiert (3 Monate).
Anpassungsparameter: Bestimmt, wie oft und zu welchem Prozentsatz eine Anpassung für den Servicevertrag ausgeführt werden soll. Der Prozentsatz kann positiv oder negativ sein, z. B. ein Preis von $100, der zu 5% angepasst wird, ergibt einen Preis von $105. Wenn der Preis zu -5% angepasst wird, ergibt der geänderte Preis $95.
Fakturaregel: Wird verwendet, um Rabatte für die ausgeführten Services oder für die angefallenen Kosten anzurechnen. Es kann auch verwendet werden, um Preise basierend auf den Kosten zu definieren. Eine Fakturaregel kann für eine Verkaufsgruppe oder eine Kostenart gelten (d. h. Personal, Material, Extern, Aufwand, Festpreis und Werkzeuge/Anlagen). Darüber hinaus können Sie angeben, ob Verkaufspositionen für Arbeitsaufträge mit Nullbeträgen in Rechnungen, die der Verkaufsfakturierungsregel, Verkaufsgruppen oder Kostenarten des verknüpften Services zugeordnet sind, in die Kundenrechnung aufgenommen oder daraus ausgeschlossen werden sollen.
Rechnungstyp der Serviceposition: Bestimmt, wie mit der Serviceposition verknüpfte Arbeitsaufträge fakturiert werden sollen, und auch, ob eine periodische Fakturierung gewünscht ist. Folgende Werte sind verfügbar:
Eine Fakturaregel kann auf alle Rechnungstypen angewendet werden. Im Fall von Kostenlos und Festpreis kann die Fakturaregel verwendet werden, um Rabatte für zusätzliche Aufwendungen zu gewähren, die nicht von den oben genannten Fakturatyp abgedeckt werden. Zusätzlich kann für jeden Fakturatyp ein Grenzpreis eingegeben werden, d. h. der Höchstbetrag, der dem Kunden in Rechnung gestellt werden kann. Wenn der für eine bestimmte Periode zu berechnende Gesamtbetrag (z. B. 1 Jahr) den Grenzpreis übersteigt, wird dem Kunden der über dem Grenzpreis liegende Betrag nicht in Rechnung gestellt. Die Rechnungsperiode wird von der Preiseinheit bestimmt (siehe oben). Hinweis: Es gilt zu beachten, dass die Verkaufsartikel, die in den obigen Rechnungstypen verwendet wurden, Serviceartikel/Verkauf sind.
Bonusregel der Serviceposition: Bestimmt die Art von Bonus, die auf eine Anzahl von erste Aufrufen für die Durchführung des betreffenden Services durch einen Arbeitsauftrag beschränkt ist. Sobald die Anzahl der ausgeführten Arbeitsaufträge den angegebenen Grenzwert überschreitet, wechselt die Fakturierung, wie im Rechnungstyp beschrieben (siehe oben). Die Anzahl von Aufrufen, für die der Bonusplan gilt, kann als Vollzeit oder pro Periode definiert werden. Dieser Zeitraum wird auch von der oben genannten Preiseinheit bestimmt. Verfügbare Werte für Bonusregeln sind:
Eine Fakturaregel kann auf alle Bonusregeln angewendet werden. In den Fällen Kostenlos und Kostenlos pro Periode wird dem Kunden eine Rechnung entsprechend der Vertragsregel gestellt, nicht jedoch für Fälle, die davon unberührt sind. Für Preisüberschreitung und Preisüberschreitung pro Periode wird jedoch eine Fakturaregel benötigt, die dafür sorgt, dass Preise überschrieben werden.
Periodische Zuweisung ist eine generelle Anforderung, bei der die dem Kunden für den Servicevertrag berechnete Gebühr auf zukünftige Perioden verteilt wird. Der Servicevertrag lässt zu, dass die zu berechnenden Beträge über Zeit verteilt werden. Wenn eine Zahlplaneinzelposition zur Vorschau erstellt wird, oder wenn eine Position berechnet wird, wird die periodische Zuweisungsregel automatisch zur Position hinzugefügt. Die standardmäßig verwendete periodische Zuweisungsmethode ist Proportional. Mithilfe des entsprechenden Kontextmenüs kann diese Regel auch geändert werden.
Die vom System standardmäßig zu verwendende Zuweisungsmethode kann durch Angeben der entsprechenden Methode („Proportional“, „Gleichmäßig“, „Gemischt“) in der Objekteigenschaft PERIOD_DISTR_METHOD definiert werden.
Unter Services kann definiert werden, für welche Servicetypen, d. h. Arbeitstypen, der Kunde berechtigt ist. Diese werden Servicepositionen genannt. Deshalb ist pro Arbeitstyp eine Serviceposition vorgesehen. Sie enthält Details zu den Objekten, ihren Strukturen und sogar zu Objekten von Standorten, auf welche die Serviceposition anwendbar ist, sowie zu Fakturierungsparametern, periodischen Preisen, SLAs und der Ausführung von Arbeit. Je nach Ausführung der Arbeit können Sie Arbeitsaufgabenvorlagen auch als Ausführungen pro Standort und Instandhaltungsabteilung mit der Serviceposition verknüpfen. Arbeitsaufgabenvorlagen, die in die Ausführung eingefügt wurden, werden nicht auf der Registerkarte Jobs und Vorlagen der VI-Aktion abgerufen. Stattdessen werden diese Arbeitsaufgabenvorlagen direkt auf der Registerkarte Jobs und Vorlagen der erstellten Arbeitsaufträge der VI-Aktion abgerufen. Jede Serviceposition kann mit einer übergeordneten Serviceposition verknüpft werden, um hierarchische Strukturen zu bilden. Es gibt drei Arten von Servicepositionen:
Instandhaltungsservice-Positionen: Anwendbar auf Objekte mit dem Verknüpfungstyp ANLAGEN und KATEGORIE. Wenn die Serviceposition für Objekte des Typs ANLAGEN gilt, kann optional ein Standort für dieses Objekt definiert werden (Standorte sind Funktionsobjekte, bei denen die Option Geograf. Objekt aktiviert ist). Wenn die Serviceposition für Objekte des Typs KATEGORIE gilt, kann die Anzahl der Objekte, die von der Serviceposition abgedeckt wird, eingegeben werden.
Fahrzeug Service Positionen: Anwendbar bei Objekten des Verknüpfungstyps VIM. Unter Fahrzeug Services werden Servicepositionen für den obersten VIM-Serienartikel oder die oberste Artikelstruktur definiert.
Artikelservicepositionen: Werden für die Preisberechnung im Komponentenreparaturauftrag (CRO)-Flow verwendet. Sie können für alle CRO-Reparaturauftragstypen verwendet werden: Arbeitsauftrag, Reparaturauftrag, Inspektions-Fertigungsauftrag und Externer Serviceauftrag.
Jede Serviceposition hat eine Liste mit periodischen Preispositionen. Eine periodische Preisposition zeigt den Preis an, der je Serviceposition für die gegebene Periode berechnet wird. Diese hat einen der folgenden Status:
Sobald die Fakturierung beendet ist, kann die periodische Preisposition abgeschlossen werden. Die Preisposition erhält einen Datensatz mit Informationen zu der Person, die die Preisposition abgeschlossen hat und dem Datum, an dem sie geschlossen wurde.
Geben Sie für den Kunden einen Instandhaltungsplan ein, indem Sie VI-Aktionen erstellen. Wenn die erstellten VI-Aktionen kalenderbasiert sind, kann der generierte Instandhaltungsplan innerhalb des Servicevertrags angezeigt und modifiziert werden. Um einen Arbeitsauftrag in einer VI-Aktion zu generieren, können die Dialogfelder Generierung Kalender, Ereignisgenerierung oder Bedingungsgenerierung verwendet werden. Ein Arbeitsauftrag kann auch direkt vom Servicevertrag manuell generiert werden.
Ein Servicevertrag kann auf mehrere Weisen berechnet werden:
Über eine Arbeitsaufgabe: Wenn ein Servicevertrag und eine mit der Arbeitsaufgabe verknüpfte Serviceposition Auswirkungen hat, sobald die Arbeitsaufgabe an IFS/Kundenauftrag übertragen wird. Hinweis: Verkaufspositionen mit Nullbeträgen in Rechnungen werden für die Fakturierung nicht in den Kundenauftrag übertragen, wenn die Basisdaten entsprechend konfiguriert wurden. Ein Servicevertrag (und eine Serviceposition) kann mit einer der folgenden Methoden mit einer Arbeitsaufgabe verknüpft werden:
Der gesamte Servicevertrag: Beim Berechnen eines Servicevertrags als Ganzes prüft das System, ob die in der Registerkarte Servicevertrag/Rechnungsparameter definierte Rechnungsperiode innerhalb des Zeitraumes der Serviceposition oder des periodischen Preises fällt (definiert in der Registerkarte Servicevertrag/Services (oder Fahrzeugdienste)). Wenn ja, wird der entsprechende periodische Preis (der Serviceposition) berechnet. Beispiel:
| Rechnungsperiode | Service Pos. Nr. | Periodischer Preis - Gültige Periode | Zum Fakturieren berechtigt? (J/N) |
| 01.01.2007 bis 31.01.2007 | 1 | 01.01.2007 bis 31.01.2007 | Y |
| 01.01.2007 bis 31.01.2007 | 1 | 01.02.2007 bis 28.02.2007 | N |
| 01.01.2007 bis 31.01.2007 | 2 | 01.01.2007 bis 28.02.2007 | Y |
Eine Serviceposition: Anstatt einen gesamten Servicevertrag zu berechnen kann auch gewählt werden, eine Serviceposition zu berechnen. In solchen Fällen muss vor der Fakturierung zunächst eine Vorschau der Rechnungspositionen generiert werden.
Wenn auf der Registerkarte Parteien des Objekts, bei dem die Option Umsatz aktiv auf der Registerkarte Umfang für den Vertragskunden aktiviert ist, eine Lieferadresse definiert ist, würde diese Lieferadresse für die Kundenaufträge ausgewählt, die für die periodische Fakturierung erstellt wurden. Wenn keine Lieferadresse definiert ist, würde automatisch die Standardlieferadresse des Vertragskunden ausgewählt. Wenn zudem für die Serviceposition ein alternativer Kunde und auf der Registerkarte Parteien des ausgewählten Objekts für den alternativen Kunden eine Lieferadresse definiert ist, würde diese Lieferadresse für die Kundenaufträge ausgewählt, die für die periodische Fakturierung erstellt wurden. Wenn keine Lieferadresse definiert ist, würde automatisch die Standardlieferadresse des alternativen Kunden ausgewählt.
Fakturieren mehrerer Serviceverträge: Bei Auswahl dieser Option werden Rechnungen für mehrere Serviceverträge erstellt. Serviceverträge können basierend auf dem Standort, Vertragstyp und Kunden gefiltert werden. Die Anzahl der Tage, für die Rechnungen generiert werden sollen, kann im Voraus festgelegt werden. Die Aufgabe kann direkt vorgenommen oder als Hintergrundjob geplant werden, um automatisch zu vordefinierten Intervallen durchgeführt zu werden.
Um mehrere Servicevertragspositionen in derselben Rechnung aufzuführen, muss die Einrichtung des Kunden die Verwendung von Sammelrechnungen zulassen. Stellen Sie sicher, dass für den Kunden Sammelrechnungen in Kunde/Verkauf/Allgemein aktiviert sind. Nach der Fakturierung der Serviceposition aus dem Servicevertrag kann die Sammelrechnung in Kundensammelrechnungen erstellen erstellt werden.
Geplant: Ein neuer Servicevertrag wird immer den Status Geplant erhalten. Ein geplanter Servicevertrag kann nicht zum Generieren von Arbeitsaufträgen verwendet werden.
Aktiv: Ein aktiver Servicevertrag kann mit einem Arbeitsauftrag oder einer VI-Aktion verknüpft, oder berechnet werden.
Auszuhandeln: Der Status des Vertrags wird auf Auszuhandeln gesetzt, wenn ein aktiver Vertrag angepasst werden muss.
Geschlossen: Ein Vertrag wird geschlossen, wenn er nicht mehr in Gebrauch ist.
Einfrieren eines Vertrags: Dies ist kein Status, sondern eine Option zum vorübergehenden Einfrieren eines Servicevertrags aufgrund von bestimmten Gründen, wie z. B. Nichtzahlung des Kunden. Eine Serviceposition auf einem eingefrorenen Servicevertrag kann nicht mit einem Arbeitsauftrag verknüpft werden. Ein eingefrorener Servicevertrag kann jedoch nicht berechnet werden.
Grafische Darstellung der Kosten-/Umsatzanalyse-für den Servicevertrag. Sie enthält mehrere Diagramme, die ausführlich Kosten und Einnahmen aufschlüsseln. Nicht erforderlicher Diagramme können ausgeblendet werden.
Der Analysezeitraum des Servicevertrages kann aus einer der folgenden Optionen ausgewählt werden: Vertragsdauer/ Lfd. Jahr/ Ein Jahr.
Diese Diagramme enthält folgende Informationen: