Dokumentenobjektverknüpfungen

Eine mit einem Dokumentenordner oder einem anderen Geschäftsobjekt verknüpfte Dokumentation lässt sich einfach heraussuchen, wenn mit einem bestimmten Geschäftsobjekt gearbeitet wird. In IFS Cloud steht eine Funktion zur Verfügung, um Dokumente mit dem Geschäftsobjekt, mit dem gerade gearbeitet wird, zu verknüpfen.

Wenn beim Arbeiten mit einem Objekt die damit verknüpften Dokumente benötigt werden, kann auf der Registerkarte Dokumente unter Anhänge eine Übersicht aller Dokumentreferenzen für dieses Objekt angefordert werden. Umgekehrt kann während der Arbeit mit einem Dokument eine Übersicht aller Objekte angezeigt werden, mit denen das Dokument verbunden ist. Dies ist auf der Registerkarte Dokumentrevision/Objekte möglich.

In der nachstehenden Abbildung sind die Dokumentationsübersicht und die Objektübersicht dargestellt.

Der Dokumentenservice ist in den Anhängen aktiviert, wenn das ausgewählte Objekt Dokumente haben kann. Es ist also möglich, die Verbindung zu diesen verknüpften Dokumenten herzustellen und sie anzuzeigen.

Auf mehreren Seiten kann mit dem entsprechenden Befehl auf die Seite Dokumentrevision zugegriffen werden. Die Registerkarte Dokumentrevision/Objekte zeigt alle Objekte an, mit denen eine bestimmte Dokumentrevision verknüpft ist.

Workflow

Erstellen: Neue Dokumente können mithilfe der Seite Dokumentenobjektverknüpfungen eingefügt werden. Mit der Werteliste können Sie aus den vorhandenen Dokumenten auswählen. Wenn ein Dokument verknüpft werden muss, das noch nicht verfügbar ist, kann es erstellt und direkt in die Dokumentenübersicht des Objekts eingefügt werden, wodurch dann die Verknüpfung hergestellt wird. Wählen Sie Dokument erstellen in Kopieren/Erstellen und fügen Sie es direkt auf der Seite Dokumentenrevision ein, ohne die Seite Dokumenttitel zu öffnen. Falls die letzte Revision eines Dokuments immer mit einem bestimmten Objekt verknüpft sein muss, ist es erforderlich, „Revision aktualisieren“ auf „Zuletzt freigegeben“ oder „Letzte Version“ zu setzen.

Es ist zwar möglich, Dokumentverknüpfungen auf der Registerkarte Dokumentrevision/Objekte einzufügen, dies wird aber nicht empfohlen. Eine Dokumentverknüpfung sollte von dem Objekt aus, mit dem das Dokument verknüpft werden soll, eingefügt werden. Sie können jedoch neue Verknüpfungen auf dieser Registerkarte eingeben. Mithilfe der Werteliste können Sie eines der Geschäftsobjekte auswählen, das möglicherweise Dokumentenreferenzen enthält.

Dokumente können erstellt und mithilfe der Registerkarte Dokumente unter Anhänge von dem Objekt aus verbunden werden, mit sie verknüpft sind.

Dokument-Objektverknüpfungen können verwendet werden, um den Zugriff auf Dokumente zu kontrollieren. Wenn Objekttypen für Berechtigungspositionen in Basisdaten hinzugefügt, entfernt oder aktiviert werden, sind davon die Berechtigungsdefinitionspositionen von Dokumenten betroffen, die Verknüpfungen zu Objekten dieses Typs haben.

Ändern: Die Dokumentennummer oder -klasse kann nicht aktualisiert werden, doch eine Aktualisierung der Revisionen ist möglich. Falls die letzte Revision eines Dokuments immer mit einem bestimmten Objekt verknüpft sein muss, ist es erforderlich, „Revision aktualisieren“ auf „Zuletzt freigegeben“ oder „Letzte Version“ zu setzen.

Entfernen: Dokumente können aus der Dokumentenübersicht der Objekte entfernt werden.

Es ist zwar zulässig, Dokumentverknüpfungen auf der Registerkarte Dokumentrevision/Objekte zu löschen, dies wird aber nicht empfohlen. Eine Dokumentverknüpfung sollte von dem Objekt aus, mit dem das Dokument verknüpft ist, gelöscht werden.

Sie können eine Dokumentreferenz für ein Objekt sperren, wenn Sie verhindern möchten, dass sie versehentlich von dem Objekt aus bearbeitet oder gelöscht wird. Wenn Sie Änderungen vornehmen oder Dokumentreferenz aus der Übersicht löschen möchten, können Sie die Verknüpfung entsperren. Aber Sie müssen sicherstellen, dass es sich nicht um eine erforderliche gesperrte Verknüpfung handelt. Beispielsweise werden alle Dokumentreferenzen für eine Konstruktionsrevision gesperrt, wenn Sie die Revision freigeben. Wenn Sie also eine Dokumentreferenz entsperren und löschen, ist die Dokumentenübersicht für das Objekt unvollständig.

Hinweis: Wenn eine Dokumentübersicht im Status „Gesperrt“ vorliegt, trifft Folgendes zu:

Eine zusammenfassende Beschreibung, wie Objektverknüpfungstypen je nach Typ der Revisionsaktualisierung und Verknüpfungsstatus funktionieren:

Typ der Revisionsaktualisierung Verbindungsstatus Beschreibung
Fest Ja Die Verknüpfung erfolgt immer zur ausgewählten Dokumentrevision, und das verknüpfte Dokument kann nicht verschoben oder aus der Übersicht entfernt werden.
Fest Nicht gesperrt Die Verknüpfung erfolgt immer zur ausgewählten Dokumentrevision. Falls notwendig, kann der Benutzer die verknüpfte Dokumentrevision ändern oder aus der Übersicht entfernen.
Letzte Revision Ja Wenn eine neue Revision erstellt wird, wird die Verknüpfung auf die neueste Revision übertragen. Verknüpfte Dokumente können nicht aus der Übersicht entfernt werden.
Letzte Revision Nicht gesperrt Wenn eine neue Revision erstellt wird, wird die Verknüpfung auf die neueste Revision übertragen.
Letzte freigegebene Revision Ja Wenn eine neue Revision des Dokuments freigegeben wird, wird die Verknüpfung auf die neueste freigegebene Revision übertragen. Verknüpfte Dokumente können nicht aus der Übersicht entfernt werden.
Letzte freigegebene Revision Nicht gesperrt Wenn eine neue Revision des Dokuments freigegeben wird, wird die Verknüpfung auf die neueste freigegebene Revision übertragen.

Begriffsdefinition

Geschäftsobjekt: Ein Datentyp, mit dem Dokumente verknüpft werden können, beispielsweise Dokumentenordner, Arbeitsauftrag, Hersteller usw.