Folgende drei Möglichkeiten stehen zur Initialisierung eines Kundenauftrags zur Verfügung:
Bei der normalen Bestellung kann der Kundenauftrag manuell eingegeben werden. Bei den übrigen Methoden erfolgt die automatische Generierung des Auftrags bzw. der Auftragspositionen. Für die Verwendung von Plänen und Abrufen, die kontinuierlich aktualisiert werden müssen, steht eine eigene Komponente zur Verfügung.
Die vorliegende Beschreibung des Verkaufsprozesses konzentriert sich auf die erste Alternative, also die normale Bestellung per Telefon, Fax, E-Mail o.ä. Folgende drei Alternativen stehen zur Verfügung:
Geht eine Kundenanforderung für ein Verkaufsangebot ein, kann das Angebot eingegeben und an den Kunden gesendet werden. Wenn der Kunde das Verkaufsangebot später freigegeben, kann es problemlos in einen Kundenauftrag umgewandelt werden. Anschließend wird der standardmäßige Abwicklungsprozess durchgeführt. Erfolgt keine Genehmigung des Verkaufsangebots durch den Kunden, wird das Angebot abgeschlossen und als abgelehnt gekennzeichnet.
Geben Sie zunächst den Kopf des Verkaufsangebots ein, der Daten wie z. B. die Kunden-ID und den Wunschliefertermin umfasst. Anschließend folgen die Angebotspositionen mit den erforderlichen Artikeln und Mengen. Die Eingabe von Mengen ist nicht unbedingt erforderlich, stattdessen können Staffelpreise (verschiedene Preise für unterschiedliche Mengen) verwendet werden. Ferner besteht die Möglichkeit, detaillierte Informationen zu ergänzenden Artikeln, Mitbewerbern, Zusatzkosten, Steuern sowie Notizen und Dokumententext einzugeben. Zu diesem Zeitpunkt müssen jedoch nicht sämtliche Daten angegeben werden, die u.U. für einen Kundenauftrag benötigt werden. Wenn z.B. ein Verkaufsangebot für einen künftigen Kunden eingegeben wird, ist es möglich, nur grundlegende Kundeninformationen einzugeben. Der künftige Kunde wird später als vorhandener Kunden eingegeben, wenn das Verkaufsangebot oder eine zugehörige Position angenommen und in einen Kundenauftrag umgewandelt wird. Bei Freigabe des Verkaufsangebots kann dieses gedruckt und an den Kunden gesendet werden.
Beim Arbeiten mit einer CTO-Umgebung (Configure to Order) entspricht die Eingabe eines Verkaufsangebots im Großen und Ganzen der oben aufgeführten Beschreibung; es können jedoch Varianten und Interimsaufträge erstellt und bearbeitet werden.
Wenn der Kunde das Verkaufsangebot genehmigt, kann es über einen Befehl problemlos in einen Kundenauftrag umgewandelt werden. Eine Begründung für die Angebotsannahme sowie der gewünschte Auftragstyp müssen angegeben werden. Für einen künftigen Kunden ist die Eingabe zusätzlicher Kundeninformationen erforderlich. Anschließend erfolgt die Umwandlung des Verkaufsangebots in einen freigegebenen Kundenauftrag, der dann den Abwicklungsprozess durchläuft. Ist das entsprechende Kundenkonto gesperrt, da der Kreditrahmen überschritten wurde, bedarf das Verkaufsangebot bei der Umwandlung in einen Kundenauftrag besonderer Aufmerksamkeit.
Lehnt der Kunden das Verkaufsangebot ab, kann es problemlos über einen Befehl geschlossen werden. Es muss eine Ursache für die Ablehnung des Verkaufsangebots angegeben werden; ferner besteht die Möglichkeit der Angabe des Mitbewerbers, dessen Angebot angenommen wurde (optional).
Beim Eingeben des Kundenauftrags auch die erforderlichen detaillierten Informationen zu Vorkontierung, Zusatzartikeln, Kosten, Steuern, Meilensteinen oder Teilrechnung eingeben. Auch eventuelle Notizen und Dokumenttext eingeben.
Beim Arbeiten mit einer CTO-Umgebung entspricht die Eingabe eines Kundenauftrags im Großen und Ganzen der oben aufgeführten Beschreibung; es können jedoch Varianten und Interimsaufträge erstellt und bearbeitet werden.
Bei Auftragsfreigabe werden sowohl in IFS/Materialwirtschaft als auch in IFS/Einkauf Anforderungen erstellt.
Falls notwendig, können Transport-Ladelisten erstellt und Proforma-Rechnungen gedruckt werden. Bei Verwendung von Teilrechnungen und/oder Meilensteinen ist eine kontinuierliche Verarbeitung möglich. Nach Umwandlung des Verkaufsangebots in einen Auftrag und ggf. nach Entfernen der Kreditsperre kann die Auftragsbestätigung per Post oder auf elektronischem Weg gesendet werden.
Weist der Auftrag eine Priorität auf, müssen die Artikel nicht reserviert werden. Die Reservierung ist bereits bei Umwandlung des Verkaufsangebots in den Auftrag erfolgt.
Wenn dem Auftrag keine Priorität zugewiesen wird, müssen die bestellten Artikel reserviert werden. Die Reservierung kann manuell oder im Batch erfolgen. Wenn zu wenig Artikel vorhanden sind und die Stapelmethode verwendet wird, werden nicht alle Auftragspositionen reserviert. Stattdessen werden diese auf der Fehlmengenseite angezeigt. Auf derselben Seite besteht die Möglichkeit, den optimalen Lieferzeitpunkt zu berechnen, die Ereignisse zu simulieren, die bei einer Verschiebung des Lieferdatums oder bei Teillieferungen eintreten, oder einen Buchungsvorschlag an den Spediteur auszugeben.
Wenn ein Kundenauftrag per Fax, Post oder Telefon o.ä. erfolgt, kann ein Kundenauftrag direkt eingegeben und für den Abwicklungsprozess freigegeben werden. Wenn die bestellten Artikel Bestandsartikel sind, müssen sie reserviert werden, bevor sie im nächsten Prozessschritt entnommen und geliefert werden. Die Reservierung kann manuell oder als Batch erfolgen. Sie können Bestandsartikel, Serviceartikel und Vertriebsstücklisten verwenden. Bei Vertriebsstücklisten werden verschiedene gelagerte und nicht gelagerte Artikel zu einem Artikel, z. B. zu einem PC, zusammengefasst.
Je nach Beschaffung der Artikel führt die Freigabe des Kundenauftrags zur Erstellung einer Bestellanforderung, einer Bestellung, eines Planauftrags oder eines DOP-Kopfes.
Zuerst einen Kundenauftragskopf eingeben. Dieser schließt Informationen wie die Identität des Kunden und das gewünschte Lieferdatum ein. Dann folgen die erforderlichen Artikel und Mengen für die Kundenauftragspositionen. Ggf. können Lieferdaten des gesamten Auftrags oder einzelner Positionen hinzugefügt oder bearbeitet werden. Zu diesen Daten gehören möglicherweise die Versandart oder eine Lieferadresse, die von der standardmäßigen Kundenadresse abweicht. Ferner kann festgelegt werden, ob die Lieferung der Artikel am gewünschten Datum möglich ist oder ob zur Gewährleistung der rechtzeitigen Lieferung eine manuelle Reservierung erforderlich ist. Es können detaillierte Informationen zu Vorkontierungen, ergänzenden Artikeln, Zusatzkosten, Steuern, Meilensteinen oder Teilrechnungen eingegeben werden. Es besteht ferner die Möglichkeit, Notizen und Dokumententext hinzuzufügen.
Beim Arbeiten mit einer CTO-Umgebung (Configure to Order, Auftragskonfiguration) entspricht die Eingabe eines Kundenauftrags im Großen und Ganzen der oben aufgeführten Beschreibung; es können jedoch Varianten und Interimsaufträge erstellt und bearbeitet werden.
Bei Auftragsfreigabe werden sowohl in IFS/Materialwirtschaft als auch in IFS/Einkauf Anforderungen erstellt. Wenn der Kunde das Kreditlimit überschritten hat oder der Kredit aus einem anderen Grund gesperrt wurde, wird der Kundenauftrag bei Freigabe mit einer Kreditsperre versehen.
Nach Freigabe eines Kundenauftrags, der keine Kreditsperre aufweist, kann die Auftragsbestätigung per Post oder auf elektronischem Weg an den Kunden gesendet werden. Ferner besteht die Möglichkeit, eine Proforma-Rechnung auszustellen.
Falls erforderlich, können Transport-Ladelisten erstellt und Proforma-Rechnungen gedruckt werden. Bei Verwendung von Teilrechnungen und/oder Meilensteinen ist eine kontinuierliche Verarbeitung möglich. Die Auftragsbestätigung kann via EDI oder E-Mail an den Kunden übertragen werden.
Weist der Auftrag eine Priorität auf, müssen den Artikeln keine Prioritäten zugewiesen werden. Sie wurden bereits bei Freigabe des Kundenauftrags reserviert.
Wenn dem Auftrag keine Priorität zugewiesen wird, müssen die bestellten Artikel reserviert werden. Die Reservierung kann manuell oder im Batch erfolgen. Wenn zu wenig Artikel vorhanden sind und die Stapelmethode verwendet wird, werden nicht alle Auftragspositionen reserviert. Stattdessen werden diese auf der Fehlmengenseite angezeigt. In diesem Fenster kann der Anwender ebenfalls die optimale Lieferzeit berechnen und verschiedene Szenarien simulieren, z. B. die Auswirkungen von Lieferterminverschiebungen und Teillieferungen.
Schließlich kann ein Buchungsvorschlag an einen Spediteur ausgegeben werden.
Der Anwender hat zwei Optionen: Erstellen eines konfigurierten Kundenauftrags oder Verkaufsangebots in IFS Produktkonfigurator (diesem Prozess) oder direkt über den Prozess "Kundenauftrag eingeben", der oben beschrieben ist. Dies wird möglich durch Führen und Verteilen einer so genannten Version an den Anwender des Client-Tools von IFS Produktkonfigurator.
Die zusätzliche Funktion ermöglicht es Endanwendern wie z. B. Vertriebs-MA, konfigurierte Aufträge und Angebote offline zu erstellen – zum Beispiel zusammen mit dem Kunden am Standort des Kunden –, ohne dass eine Verbindung mit IFS Cloud hergestellt werden muss. Dabei ist der Anwender in der Lage, komplizierte konfigurierte Strukturen eines Produktes zu erstellen, selbst wenn er oder sie nicht sehr vertraut damit ist. So erübrigt sich nicht nur das mühsame Überprüfen von Variantenstücklisten. Es wird auch die Zeit bedeutend reduziert, die für den Austausch von Konfigurationsinformationen mit dem Kunden aufgewendet wird, während die Genauigkeit dieser Informationen bedeutend verbessert wird – ein Umstand, der sowohl für den Kunden als auch für den Produktionsstandort von Vorteil ist.
Ein zusätzlicher Vorteil ist die Option der automatischen Erstellung einer Konfiguration in IFS Cloud, ohne die Informationen erneut ins System eingeben zu müssen. Stattdessen kann der Kundenauftrag oder das Verkaufsangebot über eine XML-Schnittstelle an das Back-Office von IFS Cloud und an IFS Kundenaufträge übermittelt werden, wo die Daten auf die übliche Weise bearbeitet werden.
Der Prozess zum Erstellen einer Version ist unter "Basisdaten für auftragsbezogene Variantenfertigung" beschrieben, während Versionen an sich im Modul "IFS Produktkonfigurator-Workshop" beschrieben werden. Eine Version enthält Verkaufsartikel und ihre Kennzeichen zusammen mit angewandten Regeln und Preisfindungsinformationen, die IFS Cloud entnommen werden, wenn die Version erstellt wird. Administratoren können auch Bilder, Produktinformationen und andere relevante Dokumente eingebaut haben, die beim Ausführen des IFS Produktkonfigurator-Clients im Stand-Alone-Modus verfügbar sind.
Nachdem ein Kundenauftrag erstellt wurde, wird er unter Verwendung von XML (durch IFS Connect) über den Nachrichteneingang von IFS Connectivity an IFS Eingehender Kundenauftrag übertragen, wo der Administrator entweder die direkte Erstellung eines Kundenauftrags oder eine manuelle Prüfung und Freigabe veranlassen kann. Wenn er aus dem Kundenauftragseingang freigegeben wird, erhält der Kundenauftrag den Status "Geplant", sofern er eine Prüfung durch das System erfolgreich durchläuft (dieser Mechanismus gilt für Verkaufsangebote und Kundenaufträge). Fehlerhafte Aufträge oder Angebote müssen gewöhnlich storniert und neu gesendet werden; dies hängt jedoch vom jeweiligen Fehlertyp ab. Der übrige Fluss weicht nicht vom CTO-Standardprozess in IFS ab.
Das Ändern eines Kundenauftrags oder Verkaufsangebots im IFS Produktkonfigurator-Client ist möglich, solange der Auftrag oder das Angebot den Status "Geplant" noch nicht überschritten hat. Wenn der Kundenauftrag oder das Verkaufsangebot diesen Status überschritten hat und eine Änderung vorgenommen und an IFS Cloud gesendet wird, wird diese Nachricht im Nachrichteneingang gestoppt. Damit die Nachricht trotzdem einen Kundenauftrag erstellen kann, muss der erste Kundenauftrag in IFS storniert werden. Ein geänderter Kundenauftrag aus dem IFS Produktkonfigurator storniert den ersten, bevor ein neuer Kundenauftrag erstellt wird. Daher wird für solche Fälle nur die Nachricht ORDERS verwendet.
Geht eine Kundenanforderung für ein Verkaufsangebot ein, kann das Angebot eingegeben und an den Kunden gesendet werden. Wenn der Kunde das Verkaufsangebot später freigegeben, kann es problemlos in einen Kundenauftrag umgewandelt werden. Anschließend wird der standardmäßige Abwicklungsprozess durchgeführt. Erfolgt keine Genehmigung des Verkaufsangebots durch den Kunden, wird das Angebot abgeschlossen und als abgelehnt gekennzeichnet.
Wenn in einer Offline-Verkaufskonfiguration und CTO-Umgebung (Configure to Order) gearbeitet wird, können auch wie gewöhnlich Konfigurationen und Interimaufträge erstellt und bearbeitet werden, es kann jedoch auch ein Verkaufsangebot vom IFS Produktkonfigurator eingehen. Im letzteren Fall kann das eingehende Verkaufsangebot modifiziert werden, sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene, es ist jedoch zu beachten, dass eine Rückverfolgbarkeit zum Produktkonfigurator gegeben ist und sich die in IFS Cloud vorgenommenen Änderungen nicht auf diese Seite auswirken. Es wird empfohlen, solche Änderungen an der Quelle vorzunehmen, d. h. in IFS Sales Configurator. Zu diesem Zeitpunkt müssen jedoch nicht sämtliche Daten angegeben werden, die u. U. für einen Kundenauftrag benötigt werden. Wenn z. B. ein Verkaufsangebot für einen künftigen Kunden eingeht, ist es möglich, nur grundlegende Kundendaten (Produktkonfigurator-Dummy) einzugeben. Der künftige Kunde wird später als vorhandener Kunden eingegeben, wenn das Verkaufsangebot oder eine zugehörige Position angenommen und in einen Kundenauftrag umgewandelt wird. Bei Freigabe des Verkaufsangebots kann dieses gedruckt und an den Kunden gesendet werden.
Wenn der Kunde das Verkaufsangebot genehmigt, kann es über einen Befehl problemlos in einen Kundenauftrag umgewandelt werden. Eine Begründung für die Angebotsannahme sowie der gewünschte Auftragstyp müssen angegeben werden. Für einen künftigen Kunden ist die Eingabe zusätzlicher Kundeninformationen erforderlich. Anschließend erfolgt die Umwandlung des Verkaufsangebots in einen freigegebenen Kundenauftrag, der dann den Abwicklungsprozess durchläuft. Ist das entsprechende Kundenkonto gesperrt, da der Kreditrahmen überschritten wurde, bedarf das Verkaufsangebot bei der Umwandlung in einen Kundenauftrag besonderer Aufmerksamkeit.
Lehnt der Kunden das Verkaufsangebot ab, kann es problemlos über einen Befehl geschlossen werden. Es muss eine Ursache für die Ablehnung des Verkaufsangebots angegeben werden; ferner besteht die Möglichkeit der Angabe des Mitbewerbers, dessen Angebot angenommen wurde (optional).
Wenn in einer Offline-Verkaufskonfiguration und CTO-Umgebung (Configure to Order) gearbeitet wird, können auch wie gewöhnlich Konfigurationen und Interimaufträge erstellt und bearbeitet werden, es kann jedoch auch ein Kundenauftrag vom IFS Produktkonfigurator eingehen. Im letzteren Fall kann der eingehende Kundenauftrag modifiziert werden, sowohl auf Kopf- als auch auf Positionsebene, es ist jedoch zu beachten, dass eine Rückverfolgbarkeit zum Produktkonfigurator gegeben ist und sich die in IFS Cloud vorgenommenen Änderungen nicht auf diese Seite auswirken. Es wird empfohlen, solche Änderungen an der Quelle vorzunehmen, d. h. in IFS Sales Configurator. Änderungen können vorgenommen werden, während der Kundenauftrag noch den Status "Geplant" hat.
Bei Auftragsfreigabe werden sowohl in IFS/Materialwirtschaft als auch in IFS/Einkauf Anforderungen erstellt.
Falls notwendig, können Transport-Ladelisten erstellt und Proforma-Rechnungen gedruckt werden. Bei Verwendung von Teilrechnungen und/oder Meilensteinen ist eine kontinuierliche Verarbeitung möglich. Nach Umwandlung des Verkaufsangebots in einen Auftrag und ggf. nach Entfernen der Kreditsperre kann die Auftragsbestätigung per Post oder auf elektronischem Weg gesendet werden.
Weist der Auftrag eine Priorität auf, müssen die Artikel nicht reserviert werden. Die Reservierung ist bereits bei Umwandlung des Verkaufsangebots in den Auftrag erfolgt.
Wenn dem Auftrag keine Priorität zugewiesen wird, müssen die bestellten Artikel reserviert werden. Die Reservierung kann manuell oder im Batch erfolgen. Wenn zu wenig Artikel vorhanden sind und die Stapelmethode verwendet wird, werden nicht alle Auftragspositionen reserviert. Stattdessen werden diese auf der Fehlmengenseite angezeigt. Auf derselben Seite besteht die Möglichkeit, den optimalen Lieferzeitpunkt zu berechnen, die Ereignisse zu simulieren, die bei einer Verschiebung des Lieferdatums oder bei Teillieferungen eintreten, oder einen Buchungsvorschlag an den Spediteur auszugeben.